ایک ٹیم کے اسسٹنٹ کو دوسرے فرائض کے لئے آفس ٹیم کے ارکان کو آزاد کرنے کے لئے انتظامی فرائض انجام دینے کے ذریعے کام کا بوجھ میں مدد ملتی ہے. وہ موجودہ منصوبوں میں مدد کرنے کے لئے صحیح قدم اٹھاتے ہیں تاکہ زیادہ تجربہ کار ممبران منصوبے کو بہتر بنانے کے طریقوں پر توجہ مرکوز کرسکیں، مسائل کو حل کرنے یا کلائنٹ کے مطالبات کو حل کرسکیں. اضافی انتظامی مدد وقت کی ملاقات اور وقت پر منصوبوں کو مکمل کرنے کے لئے ضروری ہے. اسسٹنٹ ٹیم ٹیم رہنماؤں کے براہ راست نگرانی کے تحت کام کرتے ہیں.
$config[code] not foundانتظامی فرائض
ٹیم معاونین انتظامی فرائض کے ساتھ مدد کرتی ہیں جو کم نگرانی کی ضرورت ہوتی ہے. وہ گاہکوں کے ساتھ تقرری شیڈول کرتے ہیں اور اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ گاہکوں کے پاس وقت اور دستاویزات وصول ہوتے ہیں. وہ اندرونی ٹیم کے اجلاسوں کو منظم کرتے ہیں اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ تمام ملازمین اسی صفحے پر ہیں. دیگر ذمہ داریوں میں شامل ہے: اہمیت سے ای میلز چھانٹ، مستقبل کے آخر میں ٹیم کے ارکان کو آگاہ کرنے کی حتمی تاریخوں، کاپیاں بنانا، چلانے والی غلطیوں، دستاویزات کی تیاری اور الیکٹرانک فائلوں کو منظم کرنے. فوری طور پر، موثر مواصلات کی مہارت اور تفصیل پر توجہ دینا سب سے اوپر کام کی ضروریات ہیں.
ڈیٹا اور ڈیلیوربلز
ریکارڈ رکھنے، ڈیٹا مینجمنٹ اور پروجیکٹ ڈیلیوریبلائٹس کے ساتھ کام کرنے والے ٹیموں کو اکثر اضافی انتظامی مدد کی ضرورت ہوتی ہے. ٹیم کے معاونوں کے اجلاسوں کے دوران نوٹ لیتے ہیں اور ان نوٹوں کو پروجیکٹ میمو میں مرتب کرتے ہیں. وہ الیکٹرانک فائلوں میں ڈیٹا جمع اور ان پٹ تاکہ ٹیم کے ارکان کو ان کے تجزیہ اور منصوبے کا نتیجہ واپس لینے کے لئے ریکارڈز ہیں. اسسٹنٹ نے صفحہ نمبروں، کشش کوروں، شرائط کی فہرستوں اور تحریری رپورٹوں کے لئے مواد کی میز کی طرف سے منصوبے کی ترسیلات کی تیاری کی. کمپیوٹر کی مہارت، ڈیٹا انٹری کی مہارت اور ثبوت دینے والی طاقتوں میں مدد دہندگان کو قابل نوکری امیدواروں کے طور پر کھڑے ہونے میں مدد ملتی ہے.
کھانے اور سفر کی ترتیبات
پروجیکٹ اسسٹنٹ آفس کے لنچوں اور کھانے کے ممبروں کے ساتھ ڈنڈروں کو منظم کرتے ہیں. وہ ملازمتوں کے لئے کھانے کا حکم کرتے ہیں اور وقت کو پورا کرنے کے لئے طویل گھنٹے کام کر رہے ہیں. وہ پروازوں، رہائش اور رینٹل کاروں سمیت سفر کے انتظامات کرتے ہیں. کانفرنس کے سفر پروگراموں کی تحقیقات اور سیمینار کی تفصیلات کے ٹیم کے ارکان کی تحقیقات کرتے ہوئے، تجربہ کار ارکان کے لئے وسیع پیمانے پر اور وقت گزارنے کے منصوبوں پر توجہ مرکوز کرنے کے لئے وہ زیادہ وقت آزاد ہوتے ہیں.
مالی ذمہ داریاں
اس بات کا یقین کر لیں کہ ٹیم اس کے بجٹ میں رہتا ہے ایک اہم کام کی ذمہ داری ہے. ٹیم کے معاونین نے منصوبے کے اخراجات اور خریداری کی رسیدوں کا اندازہ لگایا ہے، اور وہ ان نمبرز کو اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر کے پروگراموں اور سپریڈ شیٹ میں لاگ ان کرتے ہیں. وہ ایگزیکٹو خریداری کے فیصلے نہیں کرتے ہیں، لیکن وہ ٹیم کے رہنماؤں کو مطلع کرتے ہیں جب بجٹ دیکھتے ہیں کہ وہ ریڈ میں جا سکتے ہیں. جب انوینٹریز کم ہو جائیں تو اسسٹنٹ آرڈر کی فراہمی اور مصنوعات. بجٹ سازی اور اکاؤنٹنگ مدد کے منصوبوں کے معاونوں کی بنیادی تفہیم پیش کردہ مالی اہداف کو برقرار رکھتی ہے.
