مائیکروسافٹ ٹیمیں Office 365 کے اندر ایک مواصلات کے آلے ہے جو ملازمتوں کے ساتھ مواصلات اور تعاون کرنے کے لئے چھوٹے کاروبار کو براہ راست راستہ دیتا ہے. ان لوگوں کے لئے جنہوں نے مائیکروسافٹ ٹیموں کو استعمال نہیں کیا ہے، اس سے زیادہ تر بنانے کے لئے ماہرین سے قیمتی تجاویز اور بصیرت حاصل کرنے میں مدد مل سکتی ہے.
مائیکروسافٹ ٹیموں کی تجاویز
سیمونا ملہم ایک مائیکروسافٹ مصدقہ ٹرینر اور آئی ٹی سیکھنے کے پلیٹ فارم سی بی ٹی نگیٹ کے لئے ایک ٹرینر ہے. انہوں نے چھوٹے کاروباری رجحانات کے ساتھ ای میل انٹرویو میں چھوٹے کاروباری اداروں کے لئے زیادہ سے زیادہ مائیکروسافٹ ٹیموں کو بنانے کے لئے کچھ قیمتی تجاویز کا اشتراک کیا.
$config[code] not foundای میل مواصلات کو کم سے کم کریں
مائیکروسافٹ ٹیموں کا سب سے بڑا فوائد یہ ہے کہ یہ کاروباری اداروں کو ان تمام مواصلات کو ایک جگہ میں منظم رکھنے کی اجازت دیتا ہے، بلکہ طویل عرصے سے ای میل زنجیروں پر انحصار کرنے کی بجائے شفل میں کھو سکتے ہیں. لہذا اگر آپ زیادہ سے زیادہ مائیکروسافٹ ٹیموں کو بنانے کے لئے جا رہے ہیں تو، اس کے بجائے اندرونی مواصلات کیلئے ای میل کے علاوہ استعمال کریں.
ملھم کہتے ہیں، "اگر کوئی ٹیم کسی نسبتا غیر معمولی سوال سے متعلق ٹیم میں ایک ای میل بھیجتا ہے، اور ہر کوئی جواب دیتا ہے تو یہ ایک بہت خوفناک ای میل پیدا کرتا ہے. گفتگو ٹیموں کے دل میں ہیں، اس سلسلے کو ایک نظر میں دیکھنے کے لئے آسان بناتے ہیں، اور فوری طور پر متعلقہ طور پر جواب دیتے ہیں. "
نئی ٹیم کے ارکان کے ساتھ اشتراک گفتگو
مائیکروسافٹ ٹیموں کو نئے ملازمین کو آسان بنانے کے لئے بھی آسان بنا سکتے ہیں. جب آپ ایک نیا کرایہ لینا چاہتے ہیں، یا کسی نئے ٹیم کو کسی نئے منصوبے میں شامل کرتے ہیں تو، آپ ان کے ساتھ اس موضوع یا منصوبے سے بات چیت کا اشتراک کر سکتے ہیں تاکہ وہ آسانی سے ان کو بہت سے ای میلز کو فروغ دینے یا منجمد دستاویزات کو سنبھالا کر سکیں.
چند گروپوں کے ساتھ رہو
مائیکروسافٹ ٹیموں کو آپ کو آپ کے تنظیم کے اندر مختلف گروپوں کو نامزد کرنے کی اجازت دیتا ہے تاکہ آپ متعلقہ ٹیم کے ارکان کے ساتھ بات چیت کرسکتے رہیں. لیکن ملازمتوں کے ہر ممنوعہ مجموعہ کے لئے گروہ بنائے گئے گروپوں کو ابھی تک نہیں جانا چاہئے. غور کریں کہ کون کون سے منصوبوں پر اکثر مل کر کام کرتا ہے اور صرف ان گروپوں کو تخلیق کرتا ہے جو اس کو سمجھتا ہے تاکہ ہر کسی کو کسی بھی اختیارات سے محروم نہ ہو. آپ ہمیشہ مزید بعد میں شامل کر سکتے ہیں.
ہر گروہ کا مقصد ہے
اگر آپ اس بات کا تعین کرنے کے لئے جدوجہد کر رہے ہیں کہ کون سا گروپ شروع ہوجائے تو، اس بات پر غور کریں کہ آپ ہر گروپ کے لئے کیا حاصل کرنا چاہتے ہیں. مثال کے طور پر، آپ ایک گروہ صرف اوپر سطح کے انتظام کے لئے چاہتے ہوسکتے ہیں، جسے آپ بڑے اسٹریٹجک فیصلے کرنے پر مجبور ہوجاتے ہیں. لیکن آپ گروپوں کو صرف آئی ٹی سپورٹ اور سوشل میڈیا کی مارکیٹنگ جیسے مخصوص مقاصد کے لئے بھی چاہتے ہیں.
آپ کے طور پر گروپوں کو شامل کریں
وہاں سے، آپ گروپوں کو ہمیشہ ان کے لئے مخصوص منصوبوں کے طور پر شامل کر سکتے ہیں. کہہ دو کہ آپ کو خصوصی کلائنٹ پراجیکٹ مل گیا ہے جس میں کئی محکموں کے افراد شامل ہیں جو عام طور پر ایک دوسرے کے ساتھ کام نہیں کرتے ہیں. ایک ایسا گروہ بنائیں جو صرف اس مثال کے لئے ہے لہذا ان کارکنوں کو زیادہ عام دھاگے میں بات کرنے کی ضرورت نہیں ہے.
آڈیو کانفرنسنگ قائم کریں
مائیکروسافٹ ٹیموں کو آڈیو کانفرنسنگ کی خصوصیت بھی پیش کرتا ہے لہذا آپ مخصوص گروہوں کے اندر صوتی میٹنگ کی میزبانی کرسکتے ہیں یا صرف ایک یا دو ٹیم کے ارکان کے ساتھ. یہ خاص طور پر مفید خصوصیت ہوسکتا ہے خاص طور پر اگر آپ کے کچھ ٹیم کے ارکان ہیں جو دور سے کام کرتے ہیں. آپ اسے نئے میل مہمان رسائی کی خصوصیت کے ذریعہ باہر گاہکوں کے ساتھ بات چیت کرنے کے لئے بھی استعمال کرسکتے ہیں.
مواصلات کی حکمت عملی بنائیں
یقینا، مائیکروسافٹ ٹیمیں واحد مائیکروسافٹ مصنوعات نہیں ہے جو چیٹ اور آڈیو کالز جیسے مواصلات کی خصوصیات پیش کرتی ہے. لیکن ملہم نے خبردار کیا کہ ہر ایک دستیاب اختیار کا استعمال کرنے میں بھی پکڑے جانے میں ناکام نہیں رہیں. اس کے بجائے، ایک مخصوص منصوبہ تیار کریں جس میں آپ کو دوسرے پلیٹ فارمز کے ساتھ مواصلات کے لئے مائیکروسافٹ ٹیموں کا استعمال کیا جائے گا جس میں آپ کی حیثیت ہے.
ملھم بیان کرتی ہے، "مجھے لگتا ہے کہ سب سے بڑے چیلنجوں میں کاروباری صارفین کی مدد کرنے میں یہ ہے کہ جب مائیکروسافٹ آفس 365 کا استعمال کرنے کے لۓ آلے کو سمجھ سکے. کاروبار کے لئے ٹیموں، یومر اور اسکائپ کی فعالیت کے درمیان اوور پائپ ہے جو واقعی صارفین کے لئے الجھن میں ہے، اور ان کی رہنمائی کے بغیر ان کے پاس ای میل پر صرف ڈیفالٹ کا امکان ہے. لہذا میری سفارش یہ ہے کہ کاروبار کچھ وقت لگتا ہے جس کے بارے میں سوچنے والے اوزار اپنے تنظیم کے مختلف حصوں کو بہتر بنائیں اور صارفین کے مختلف گروپوں کے ساتھ کچھ پائلٹ چلائیں اور پھر صارفین کو ختم کرنے کے لئے رہنمائی اور بیداری فراہم کریں.
ٹیسٹ مواصلاتی حکمت عملی
جیسا کہ ملہم نے ذکر کیا ہے، یہ آپ کی تنظیم کے اندر مختلف مواصلاتی حکمت عملی کی جانچ پڑتال کرنے کے لئے فائدہ مند ثابت ہوسکتا ہے تاکہ آپ اپنی مخصوص ٹیم کے لئے بہتر کام کریں. مثال کے طور پر، آپ کو یہ معلوم ہوسکتا ہے کہ اس سے کلائنٹ کالز کے لئے اسکائپ استعمال کرنے کے لۓ اس بات کا احساس ہوتا ہے کہ اگر آپ کے گاہکوں میں سے زیادہ سے زیادہ اسکائپ کی شناخت ہے اور مائیکروسافٹ ٹیموں کے ساتھ مہمان کی رسائی کیلئے سائن اپ نہیں کرنا چاہتے ہیں. لیکن آپ سادگی کی خاطر ٹیموں کے اندر تمام داخلی کالوں کو برقرار رکھنے کے لۓ منتخب کرسکتے ہیں. صرف ملازم ان پٹ پر کھلے رہیں تاکہ آپ اپنی ضروریات کو اپنی منصوبہ بندی کو بہتر بنا سکیں.
نئی خصوصیات کے ساتھ اپ ڈیٹ کی تاریخ رہیں
مائیکروسافٹ ٹیمیں مسلسل تبدیل کر رہی ہیں اور اپنی نئی ٹیم کو فائدہ اٹھانے یا جس طرح سے آپ پلیٹ فارم کا استعمال کرتے ہیں اس میں نئی فعالیت کو شامل کررہے ہیں. مثال کے طور پر، مائیکروسافٹ فی الحال کاروباری فعالیت کے لئے ٹیموں کو اسکائپ کو ضم کرنے کے عمل میں ہے. ملھم مائیکروسافٹ ٹیموں کی دستاویزات اور کسی بھی تبدیلی یا نئی خصوصیات کے بارے میں مزید معلومات اور اپ ڈیٹس کے لئے عملی رہنمائی کی جانچ پڑتال کی سفارش کرتا ہے.
اپنے ملازمین کو تربیت دیں
اس بات کو یقینی بنانا ضروری ہے کہ آپ کے ملازمین کو زیادہ سے زیادہ مائیکروسافٹ ٹیموں کو کس طرح بنانے کے بارے میں معلوم ہے. اور اس مقصد کے لئے کافی وسائل موجود ہیں. سی بی ٹی نگیٹس مائیکروسافٹ ٹیموں کی تربیت کیلئے ایک اختیار فراہم کرتا ہے.
ملھم کا کہنا ہے کہ، "چھوٹے کاروباری مالکان کے لئے، ٹیموں کو تعینات کرنے اور صارف کو اپنانے کی حوصلہ افزائی کرنے پر غور کرنے کے لۓ وسائل کا جائزہ بھی شامل ہے. ملازمین کے لئے، اس کا احاطہ کرتا ہے کہ چینلز، بات چیت، میٹنگ، فائل شیئرنگ، ویکیس اور مزید استعمال کیسے کریں. "
تصویر: مائیکروسافٹ
1
