کسی بھی کاروبار کی کامیابی کے لئے گاہکوں کو خوش رکھنے کی اہمیت بہت اہم ہے. شکایات کے فوری جواب میں آپ کو گاہکوں کو برقرار رکھنے میں مدد مل سکتی ہے جو آپ کی کمپنی سے وصول کردہ سروس سے مطمئن ہیں. ایک اچھی تحریری ردعمل کا خط ایک بنیادی شکل ہے اور آپ کی کمپنی کے شکایت کے حل کے عمل میں ایک اہم آلہ ہے.
صورتحال کا خلاصہ
اس مسئلے کے بارے میں آپ کو بتانے کے لئے کسٹمر کو شکریہ کرکے خط شروع کریں. مثبت نوٹ پر خط شروع کرنے کے لئے ضروری ہے، کیونکہ آپ جانتے ہیں کہ گاہک آپ کی کمپنی سے ناخوش ہے. اس بات کا یقین ہے کہ آپ اپنے کاروبار کی قدر کرتے ہیں اور اس بات کو یقینی بنانے کے لئے کہ گاہکوں کو آپ کی کمپنی کے ساتھ اچھا تجربہ حاصل ہے. مختصر طور پر کسی بھی تاریخ، بشمول قابل اطلاق شکایت، خلاصہ کریں. گاہکوں سے پوچھیں کہ اگر آپ کا خلاصہ اس کا مسئلہ درست طریقے سے بیان نہ کرے تو آپ سے رابطہ کریں. آپ کے گاہکوں کے تجربے کے بارے میں کوئی سوال شامل کریں.
$config[code] not foundہمدردی کا استعمال کریں
کسٹمر کو یہ بتائیں کہ آپ سمجھتے ہیں کہ وہ کیوں ناخوش یا ناخوش تھی. اگر آپ کی کمپنی غلط تھی، غلطی یا صورت حال کے لئے معذرت خواہ ہوں. یہاں تک کہ اگر آپ کی کمپنی درست تھی، تو اس کے بارے میں اس کی صورت حال پر الزام لگانے کے ذریعے گاہکوں کو مخالف بنانا بہتر نہیں ہے. انٹیو ویب سائٹ سے پتہ چلتا ہے کہ آپ کسٹمر کو بتاتے ہیں کہ آپ سمجھتے ہیں کہ آپ نے اپنی توقعات کو پورا نہیں کیا اگر آپ محسوس کرتے ہیں کہ شکایت ناقابل برداشت تھی. اس پیراگراف کا نقطہ نظر کلائنٹ کے ساتھ رشتہ قائم کرنا ہے اور اسے محسوس کرتا ہے کہ ان کی رائے معاملات.
ایک حل پیش کرتے ہیں
حالات کو حل کرنے کیلئے کسٹمر کو معلوم ہے کہ آپ کیا کر سکتے ہیں. تفصیل سے وضاحت کریں کہ آپ کیا کریں گے اور جب آپ ایسا کریں گے. کچھ معاملات میں، آپ کو اس سے متعلق اضافی معلومات، جیسے دستاویزات یا مکمل فارم، آپ کو اس مسئلے کو حل کرنے سے پہلے کی ضرورت ہوسکتی ہے. کسٹمر کو بتاؤ جو آپ کی ضرورت ہے اور آپ کو اس کی ضرورت ہوتی ہے. کمپنی کی پالیسیوں کو بھی سختی سے بچیں. اگر آپ وارنٹی ختم ہونے کے بعد ایک مسئلے کو حل کرنے سے انکار نہ کریں تو آپ غلط نہیں ہوں گے، لیکن شاید آپ ایک گاہک کھو دیں گے اور یہ کسٹمر دوسروں کو اپنی کمپنی کے ساتھ اپنے تجربے کے بارے میں بتائے گا.
خط کا اختتام کریں
خط کو اپنے رابطے کی معلومات کے ساتھ ختم کرنا چاہئے تاکہ گاہک کو معاملہ پر مزید بحث کرنا ہو. ایک سے زیادہ طریقوں کو فراہم کریں جس میں گاہک آپ تک پہنچ سکتے ہیں، جیسے ای میل ایڈریس اور آپ کے براہ راست ٹیلی فون. ایک عام کمپنی ٹیلی فون نمبر یا کسی کو فراہم کرنے سے بچیں، جو گاہکوں کو ایک پیغام چھوڑنے کے لۓ متعدد اشارے کے ذریعے موڑنے کی ضرورت ہے. اگر آپ کسٹمر آپ کو پہنچنے کے لئے مشکل بناتے ہیں تو، وہ مایوس ہوسکتے ہیں اور محسوس کرتے ہیں کہ آپ اپنی دشواری کو حل کرنے کے بارے میں سنجیدہ نہیں ہیں. آپ سے رابطہ کرنے کے لئے ایک بار پھر گاہک کا شکریہ ادا کرتے ہیں اور اس سے پوچھیں کہ آپ کو یہ بتانا ہے کہ اس کے پاس کوئی اضافی مسئلہ موجود ہیں.
