تقریبا دو تہائی، یا 64 فیصد چھوٹے کاروباری اداروں کو یہ اندازہ نہیں لگایا جا سکتا کہ ان کے پرنٹ آلات ان کی لاگت کیسے کرتے ہیں اور نہ ہی ان کے استعمال کو ٹریک کرسکتے ہیں. اور اگر آپ اپنے کاروبار میں ان بنیادی اعداد و شمار کو ٹریک کرنے کے قابل نہیں ہیں تو، آپ کو معلوم نہیں ہوگا کہ ضائع کیا جا رہا ہے.
آپ کے آئی ٹی بجٹ کو بہتر دستاویز دستاویز مینجمنٹ (پی ڈی ایف) کی رپورٹ اور ایکسروکس (ایس بی ایس ایس: XRX) کے ذریعہ SMB دستاویزات مینجمنٹ سروے کی حیثیت سے آپ ڈیجیٹل دنیا میں پرنٹنگ کے قابل قدر معلومات اور حل فراہم کرتے ہیں.
$config[code] not foundاپنے پرنٹر کی نگرانی کے فوائد
سروے
اس سروے کو امریکہ، فرانس، جرمنی اور برطانیہ میں کیا گیا تھا، جس میں 1000 سے زائد چھوٹے اور درمیانے درجے کے کاروباری کاروباری حصہ حصہ لینے کے لۓ. مقصد یہ تھا کہ ان کمپنیوں کو پرنٹ اور دستاویزات کا انتظام کیسے کیا گیا تھا. پرنٹر کے استعمال کی خرابی کی نمائندگی کرتی ہے جو چھوٹے کاروباروں میں کیا جا رہا ہے. انٹرویو کے کاروبار میں، 56 فیصد نے تنظیم میں کاغذ کی انتہائی جامع عمل کے طور پر بلنگ اور رسید کی اطلاع دی ہے، 53 فیصد نے کہا کہ کاروباری اور مالیاتی رپورٹنگ اسی طرح کے کاغذ میں بہت زیادہ تھی، اور 51 فیصد نے کہا کہ HR فارم اور ملازم فائلوں کو ان کے پرنٹرز سے بڑی تعداد میں پرواز کر رہی تھی.
پچیس فیصد نے ملازمین کو پرنٹر ای میل کی شکایت کی، ان کے پرنٹر کے استعمال کے قابل حصہ میں شامل کیا، اور اسی فیصد کا دعوی کیا کہ قانونی دستخط کاغذ اور پرنٹر کے استعمال پر ایک بڑی نالی تھی. 40 فیصد سے زائد کاروباری اداروں نے خریداری کی منظوری، مارکیٹنگ کے مواد اور کسٹمر کوٹیزوں کی ایک اچھی رقم کاغذ اور پرنٹنگ کے وسائل میں حصہ لیا.
چھوٹے طبی، قانونی، آرکیٹیکچرل اور ڈیزائن فرموں کے لئے، سروے سے ظاہر ہوتا ہے کہ پرنٹ پیداوار بہت زیادہ ہوسکتا ہے. اور زیادہ سے زیادہ اکثر نہیں، یہ کاروبار منظم مزدور خدمات فراہم کرنے والا نہیں ہے جو اس مزدور کو انتہائی محنت کا خیال رکھتا ہے.
سروے سے ایک اور واضح اعداد وشمار پرنٹنگ میں شامل ہونے والے عمل کے ساتھ ضائع ہونے والے وقت کی مقدار تھی؟ پرنٹر میں ملازمتوں کے لئے انتظار کر رہا ہے، سامان سے باہر چلنے یا پرنٹر کی دکانوں پر جانے کے لئے دستاویزات کافی وقت تک شامل ہوتے ہیں. قیمت، شاید ظاہر نہیں ہوسکتی، لیکن یہ وہاں ہے.
زیروکس امریکہ میں کہتے ہیں کہ مشترکہ مرکزی پرنٹر کے ساتھ ایک کاروبار میں ایک دستاویز کے لئے انتظار کا وقت ہر ملازم کے لئے تقریبا تین منٹ ہے. ہر سال فی ملازم 13 گھنٹوں تک آتا ہے. لہذا 10 ملازمین کے ساتھ بھی ایک چھوٹا سا کاروبار بھی 130 گھنٹے ضائع ہوجاتا ہے.
رپورٹ
"سستے دستاویز مینجمنٹ کے ساتھ آپ کا آئی ٹی بجٹ کو بہتر بنانا" رپورٹ میں حل ہے سروے پر روشنی ڈالنے والے مسائل سے بچنے کے لئے چھوٹے کاروباری اداروں کو تعینات کرسکتے ہیں.
سب سے پہلے ایک منجمنٹ پرنٹ سروسز پارٹنر کو تلاش کرنے کے لئے ہے تاکہ ان کے پرنٹر کے استعمال کو زیادہ مؤثر طریقے سے منظم کرنے میں مدد ملے. سرکاری Xerox بلاگ پر ایک پوسٹ میں، Xerox چینل مارکیٹنگ مینیجر لیزا گراہم نے کاروباری ضروریات پرنٹر کے استعمال کا تعین کرنے میں زیادہ فعال بننے کے لئے لکھتے ہیں. گراہم نے وضاحت کی ہے کہ "پرنٹ کی جانچ پڑتال کی قیمتوں میں تیزی سے لاگت اور کارکردگی کو بہتر بنانے کی شناخت ہوسکتی ہے."
سامان خریدنے کے لئے پرنٹر ٹرے پر چھوڑ دیا دستاویزات، رنگ میں غیر ضروری طور پر پرنٹنگ، اور دیگر غیر موثرات آپ کو لاگت کر رہے ہیں سب کچھ.
ڈیجیٹلائزیشن کے ساتھ آپ کے کاروبار کے تقریبا ہر حصے میں تبدیلی، ایک بااختیار منظم پرنٹ سروسز یا دوسرے ساتھی کو ڈیجیٹلیز، دستاویز ورک فلو، موبائل پرنٹنگ، کلاؤڈ ٹیکنالوجی اور سیکورٹی شامل کرسکتا ہے.
ایک علیحدہ لیکن متعلقہ معاملہ کے طور پر، رپورٹ کی طرف اشارہ کرتا ہے کہ غیر محفوظ پرنٹنگ کی وجہ سے 90 فیصد کاروبار بند کردیئے گئے ہیں.
نتیجہ
رپورٹ کے اختتام پر، Xerox کی سفارش کرتا ہے کہ تمام سائز کی کمپنیاں دائیں منظم پرنٹ سروس پارٹنر تلاش کریں، لیکن یہ چھوٹے کاروباروں کے لئے ممکن نہیں ہوسکتا. رپورٹ ان لوگوں کے لئے قیمتی معلومات فراہم کرتا ہے جو اس طرح کی خدمات کو بھی برداشت نہیں کرسکتی ہے.
ٹریکنگ اور نگرانی کے حل کے ساتھ تازہ ترین پرنٹرز کو منتخب کرکے، اچھے گورنمنٹ کے ساتھ بہترین طریقوں کو نافذ کرنے اور اپنے ورک فورس کو تعلیم دینے سے، آپ غیر منظم کردہ پرنٹر کے استعمال سے منسلک مسائل کو مؤثر طریقے سے منظم کرسکتے ہیں. کچھ حل میں معیاری ترتیبات شامل ہیں لہذا تمام کاپیاں سیاہ اور سفید میں ہیں، کلاؤڈ اور موبائل ورک فلو کے ساتھ ضم، خود کار طریقے سے کام کے بہاؤ اور سامان کی خریداری کی سماعت.
تصویر: ایکسروکس
مزید میں: گیجٹ 1
