آپ کے سامنے ایک تحریری منصوبہ ہے … اور کاغذ کا ایک خالی ٹکڑا. ایک سرد پسینہ میں، آپ سوچنے لگتے ہیں کہ یہ ایک کاپی رائٹر نوکری کرنے کے لئے آسان ہوسکتا ہے (سب کے بعد، آپ کو کاروبار بننے کے لئے نہیں جانا پڑا). دوبارہ سوچ لو. پانچ براہ راست اقدامات اور کچھ مشق کے ساتھ، آپ اپنے اپنے کاپی رائٹر ہوسکتے ہیں اور آپ کے کاروبار کے لۓ بیرونی مدد پر خرچ کیے گئے پیسے کو دوبارہ لوٹ سکتے ہیں.
کاروباری لکھنا کیوں اہم ہے
وجہ سے لکھنا، یا کسی بھی قسم کے کاروباری مواصلات، یہ ضروری ہے کہ ہم کاروبار میں مصروف ہیں: مثبت کاروبار کے نتائج پیدا کرنے کے لئے. مؤثر کاروباری تحریر بہت سے طریقوں سے مثبت کاروباری نتائج کو فروغ دے سکتی ہے، بشمول:
- اسٹاک ہولڈرز کے لئے قدر تخلیق
- کمپنی کی حکمت عملی اور مقاصد کے ساتھ حصول ہولڈروں کو سیدھا کرنے میں مدد
- مصنف کو مسلسل سیکھنے میں حصہ لینے کی اجازت دیتی ہے
ذیل میں تحریری تجاویز کسی بھی حد تک کسی بھی حد تک لکھتے ہیں جس میں ایک غیر رسمی ای میل سے مکمل کاروباری پیشکش کی جائے گی. (ایک ہی چیز جو مختلف ہو گی وہ ہر تحریری کام پر خرچ کرتا ہے.)
مرحلہ 1: اپنے ناظرین کو جانیں.
کیا آپ اوپر، یا بعد میں بات چیت کر رہے ہیں؟ کیا آپ کے سامعین آپ کی تنظیم کے اندر اندر یا بیرونی ہیں؟ یہ آپ کے سامعین سے متعلق بنیادی سوالات ہیں. اگر آپ یہاں تحقیقات میں روکے تو، آپ کو شاید لکھنا کے عمل میں کسی اور کو جانے کے لئے کافی معلومات نہیں ہے.
کسی بھی طرح سے آپ اپنے قارئین کو جاننے کے لئے حاصل کریں. اگر یہ ایک مخصوص شخص ہے، کیا ان کے پاس ایک معاون ہے جو آپ کو کچھ بصیرت دے سکتا ہے؟ شاید شخص کی براہ راست رپورٹ آپ کو کچھ اشارہ دے سکتا ہے؟ کیا اس شخص کی پروفائل ہے جو آپ کو اپنی دلچسپی اور مواصلات کے انداز کا تعین کرنے میں مدد کرے گی؟ اگر آپ کمانڈ کے سلسلے کو فروخت یا منسلک کر رہے ہیں تو، ان سوالات کا جواب ایک اہم فیصلہ کیا جا سکتا ہے کہ آیا آپ کے سامعین کو پڑھنے اور اپنی تحریر پر عمل کرنا ہے.
اپنے قارئین کی ترجیحی مواصلاتی انداز پر غور کرنے کے لئے ایک لمحہ لے لو. اس بارے میں سوچو کہ وہ آپ کے ساتھ اور دوسروں کے ساتھ کس طرح بات کرتے ہیں. کیا آپ چاہتے ہیں کہ آپ "پوائنٹ پر جائیں"، یا وہ اپنے خاندان سے کیا کر رہا ہے کہنے سے پوچھیں گے؟ امریکہ میں تحریری مواصلات میں موجودہ حکمت سیدھے نقطہ نظر میں ہے. البتہ؛ بہت سارے کاروباری پیشہ ور افراد کو سب سے پہلے تعلقات قائم کرنا پسند ہے، اور وہ آپ کے ای میل کو نہیں پڑھ سکیں گے اگر وہ مواصلات کے ذریعہ بذریعہ محسوس کرتے ہیں جو کاروبار کے حق میں چھلانگ لیتے ہیں. اپنے سامعین کو جاننے کا مطلب یہ ہے کہ آپ اپنے اہم نقطہ نظر کو کہاں جانتے ہیں: آغاز یا اختتام پر.
اپنے سامعین پر غور کرتے وقت یاد کرنے کا سب سے اہم بات یہ جانتا ہے کہ وہ کیا خیال رکھتے ہیں. سوال کے ساتھ کچھ بھی غلط نہیں ہے، "میرے لئے یہ کیا ہے؟" اگر آپ اپنے قارئین کی جانب سے اس سے پوچھ نہیں رہے ہیں تو، آپ کا پیغام نظر انداز کر دیا جا سکتا ہے.
مرحلہ 2: مواصلاتی چینل کا فیصلہ
ایک بار جب آپ اپنے سامعین کو جانتے ہیں تو، آپ کون سی چینل استعمال کرنے کے بارے میں باخبر فیصلہ کرسکتے ہیں. چینلز، یا مواصلات کے طریقوں، اندرونی یا بیرونی، رسمی یا غیر رسمی میں تقسیم کیا جا سکتا ہے. پھر، یہ صرف پہلا قدم ہے. غور کریں کہ قاری آپ کی معلومات کے ساتھ گزر جائے گا. اگر ایسا ہے تو، وہ کون ہے یا اس کے ساتھ ساتھ گزر جائے گا؟ یہ سوال آپ کو فیصلہ کرنے میں مدد کرے گی کہ آپ کو ایک بروشر، خط، میمو، ای میل یا کاروباری تحریر کے دوسرے فارم کی ضرورت ہے.
ایک مثال: ہم اپنے سپروائزر کو لکھ لیں گے کہ وہ اس پر قابو پانے کے لۓ ادائیگی کی درخواست کے ارد گرد نئی پالیسی کی ضرورت ہے. چونکہ یہ ایک زیادہ رسمی، اندرونی درخواست ہے، ہم ایک میمو کی شکل استعمال کریں گے. میمو اس طرح لکھا جائے گا کہ سپروائزر بحث کے لۓ HR کے ڈائریکٹر کو لے جا سکتا ہے.
مرحلہ 3: مطلوب کارروائی کو زبانی طور پر تبدیل کریں.
کاروباری تحریر میں ورکشاپس کے دوران، شرکاء اکثر سامعین اور مواصلاتی چینل کو سمجھتے ہیں، لیکن اس موقع پر جہاں وہ اپنے مجموعی مقصد کی شناخت کررہے ہیں، وہ سوچتے ہیں، "میں انہیں چاہتا ہوں کہ اسے پڑھنا." یہ مقصد کاروبار کے مقصد سے کم ہوتا ہے. لکھنا - رویے کو تبدیل کرنے کے لئے. قاری سے آپ چاہتے ہیں زبانی طور پر مخصوص کارروائی کی حوصلہ افزائی کرتا ہے. کیا آپ چاہتے ہیں کہ قاری نئی پالیسی کی پیروی کریں؟ کیا آپ چاہتے ہیں کہ وہ انہیں دکھا یا آزمائشی پیشکش کے لئے کال کریں؟ کیا آپ ایک تبدیلی کا مشورہ دیتے ہیں، یا ایسی درخواست بنا رہے ہیں جو فوری کارروائی کی ضرورت ہے؟
اگر آپ مثالی نتیجے میں کارروائی کے بارے میں واضح نہیں ہیں تو، آپ کے قارئین کو واضح نہیں ہوگا، اور یہ بھی کم کرنے کا امکان ہے. فلپ کی طرف، آپ کے مواصلات کا مقصد کیا مقصد کے بارے میں واضح خیال ہے، آپ کو اپنے قارئین کو عمل کرنے کے قائل کرنے کی زیادہ امکان ہے. وقت کاروبار کاروباری تحریر میں ہے. آپ کے پاس صرف ایک لمحہ ہے کہ سامعین کو معلوم ہے کہ آپ کو کیا کہنا ہے قیمتی اور ضروریات کی ضرورت ہے.
مرحلہ 4: ایک رپورٹر کی طرح سوچیں.
ایک رپورٹر کی طرح، "پانچ ڈبلیو" کا جواب دیتے ہیں- جو، کیا، کہاں، جب، کیوں (اور کیسے). یاد رکھیں کہ کاروباری تحریری واضح ہے جب یہ نقطہ نظر ہے. تاریخ اور "دلچسپ" پس منظر کی تفصیلات مت چھوڑیں جب تک کہ براہ راست اس سے متعلق ہے کہ آپ قاری کرنا چاہتے ہیں.
اگر آپ کے پاس ایک قاری ہے جو کافی تفصیل سے پسند کرتا ہے، تو آپ اپنی تحریر میں درج ذیل سوالات کا جواب دیتے ہوئے غور کریں:
- ریڈر کی دیکھ بھال کیوں کرتا ہے؟
- قارئین کو کس طرح فائدہ ہے؟
- قاری کیا کرنا چاہئے؟
- پڑھنے والے کو کیا کرنا چاہئے؟
- قارئین کو کیا کام کرتا ہے تو کیا ہوتا ہے؟
- پڑھنے والا کیا ہوتا ہے نہیں ہے کارروائی کرے؟
- اور کون کون فائدہ ہوگا کیوں؟
- ریڈر مزید معلومات کے لئے کہاں جاتا ہے؟
مرحلہ 5: فروخت بند کرو.
اپنے کاروباری مواصلات کے اختتام پر فروخت کے لئے پوچھیں. قارئین سے درخواست جسے آپ توقع کرتے ہیں اور جب تم اس کی توقع کرتے ہو. یہ "اختتام" ٹیکنالوجی ہے جو امریکہ کے سامعین کے ساتھ زیادہ مؤثر ہے. اگر بین الاقوامی سامعین کے لئے لکھنا، مختلف اقدامات شامل ہیں؛ تاہم، زبردست اختتام پذیری آپ کے مواصلات کو مضبوط کرے گا.
آئیے ایک مثال پر نظر آتے ہیں جو لکھنا کے عمل کے پانچ مرحلے کا استعمال کرتا ہے.
کرنے کے لئے: ایان ڈیٹا سے: سووم جارگسنن، x555 تاریخ: 29 دسمبر، 2010
Re: ادا کردہ وقت کی بندش (پی ٹی او) کی درخواستوں کی کارکردگی میں اضافہ ایک حالیہ عملے کے اجلاس میں میں نے اپنے وقت کی ترجیح دی اور ایک تنظیم کے طور پر زیادہ کام / زندگی کے توازن کو دریافت کرنے کے لئے میں اپنے عمل میں کارکردگی کو بہتر بنانے کی آپ کی طرف سے منتقل کردیا گیا تھا. اس دن آپ کے خیال مند خیالات نے مجھ سے حوصلہ افزائی کی تھی کہ میرے اپنے خیالات پیش کریں. براہ کرم اس میمو کو ایک عمل میں تبدیل کرنے کے لئے ایک درخواست کے طور پر غور کریں جو ہماری کمپنی کو ناقابل اعتماد اور دوبارہ کام کے بے شمار گھنٹوں کو لاگو کرتی ہے. اس تبدیل کی درخواست کے ساتھ مسلح، آپ کو عمل کو صاف کرنے کی طرف سے لوگوں پر توجہ مرکوز کرنے کی آپ کی حکمت عملی چیمپئن کرنے کے لئے ایک اور حکمت عملی شامل کر سکتے ہیں. موجودہ پالیسی کارکنوں کے لئے ہے جو پی ایچ او کے لئے اپنے سپروائزر کو ای میل کریں گے. اس کے بعد سپروائزر نے ان دنوں کی تعداد کی تحقیقات کی ہے جو ملازم ہیں اور جزوی طور پر درخواست کو منظور کرنے سے قبل اس کے مکمل طور پر ملازم کے لئے ایک فارم بھرتے ہیں. جیسا کہ ہماری کمپنی نے پچھلے سال کی تنظیم کے دوران ہر مینیجر کو رپورٹنگ کے ملازمین کی تعداد میں اضافہ کیا ہے، پی ٹی او کی درخواستوں کے لئے مینیجرز کے وقت پر مطالبہ تیزی سے بڑھ گیا ہے. صرف ایک اسسٹنٹ کے ساتھ، انسانی حقوق کے ڈائریکٹر، انفرادی ملازمین پی ٹی او اکاؤنٹس کی درخواستوں کے لئے درخواستوں کے ساتھ گھس گیا ہے. نتیجہ کافی عرصے سے تحقیقات اور اطمینان بخش درخواستوں پر خرچ کرتا ہے، جس نے بھی بہت سے غلطیاں بھی کی ہیں. ملازم لاگ ان کے ساتھ فارم کو تقسیم کرنے اور ایچ ٹی آئی ایس سسٹم کو اپنی مرضی کے مطابق کرنے کے لئے کمپنی انٹرانیٹ کا استعمال کرتے ہوئے، اپنے ملازمین کو خود سے زیادہ تحقیق اور فارم کی طرف سے کیا جا سکتا ہے. نئی نظام مندرجہ ذیل کام کرے گی: اس طرز عمل کی تبدیلی کو پورا کرنا ملازمین، مینیجرز اور ایچ آر کے لئے وقت تک آزاد ہوجائے گا. محفوظ کردہ وقت ذاتی ملازمت میں خرچ کیا جا سکتا ہے جو ملازمین کے ساتھ معمول کے سوالات سے زیادہ ہے، بشمول HR کی طرف سے فراہم کسٹمر سروس کو بہتر بنانے کے. موجودہ پالیسی کے ساتھ جاری رہنے کا وقت اور وسائل کھو جائے گا. موجودہ پالیسی کے بارے میں مایوسیوں پر مزید معلومات کے لئے، انسانی حقوق کے معاون اور میں پہلے سال کے بعد ملنے کے لئے دستیاب ہوں. ہم انسانی حقوق کے ڈائریکٹر کے ساتھ ملاقات میں اس تبدیلی کی حمایت کے مخصوص تفصیلات فراہم کرنے کے لئے دستیاب ہیں. اس نئی عمل کو چھ مہینے کے دوران لاگو کیا جاسکتا ہے، اور کمپنی کو اس کیلنڈر سال (2011) کا فائدہ اٹھانا پڑتا ہے اور فوری طور پر پالیسی کو چلانے کے ذریعہ لوگوں پر توجہ مرکوز کرنے کی اپنی حکمت عملی پر روشنی ڈالتا ہے. اس موقع پر مزید بحث کرنے کے لۓ میں آپ کو سال کے پہلے ہفتے کے اندر آپ سے رابطہ کروں گا. اگر آپ کے ساتھ ساتھ سوالات ہیں تو، براہ کرم میمو کے ہیڈر میں میرے توسیع پر مجھ سے رابطہ کریں. مخلص، XXXX
اختتامی کلمات یہ یاد رکھیں - اس پانچ مرحلے کے عمل کا استعمال کرتے ہوئے اپنے خیالات کو منظم کرنے کے لئے کچھ سیکنڈ بھی وقف کرنے کے باوجود بھی آپ کے کام کو بہتر بنا سکتے ہیں، مواد کے بغیر. ہر ایک باہمی باہمی باہمی قدم کے بعد، کاروباری مصنف، آپ کو اپنے کاروبار کے مثبت نتائج کے ساتھ مضبوط مواصلات کی سہولت فراہم کرنے کی اجازت دیتا ہے.
