ایک چھوٹا ذمہ داری ہے کہ سب سے چھوٹا کاروباری مالکان شاید بھول جائیں گے. لیکن کسی کو کسی بھی ملک کی ملکیت سے بڑی چیز چلانے کے لئے لازمی ہے. یہ آپ کی ذمہ داری ہے کہ آپ اپنے ملازمین کو ریکارڈ رکھیں. حالانکہ یہ ایک کاروبار چلانے کا سب سے دلچسپ حصہ نہیں ہے، یہ ضروری ہے.
ملازم ریکارڈ برقرار رکھنے کی ضروریات
وفاقی، ریاستی اور مقامی حکومتوں کے پاس تمام مختلف ضروریات موجود ہیں جب یہ ملازمین اور کاروباری اداروں کی حفاظت کے لۓ درست دستاویزات اور دیگر HR افعال کے متعلق درست دستاویزات کو برقرار رکھنے کے لئے آتا ہے. ایک کاروبار کے طور پر، ہاتھ پر ان ریکارڈوں کو برقرار رکھنے میں ناکام ہونے سے آپ کو دفاعی طور پر ختم ہونے والی سوٹ یا کسی بھی کاغذی کارروائی کے بغیر اپنے آپ کو دفاع کرنے کی اجازت نہیں دی جا سکتی. یہاں کچھ ضروریات ہیں جو آپ کے کاروبار کو مطمئن ہوسکتا ہے جب وہ ملازم کے ریکارڈ کو برقرار رکھے.
$config[code] not foundایک سال کے لئے نوکری کا ریکارڈ ریکارڈ رکھیں
جب آپ نئی پوزیشن کے لۓ کام کررہے ہیں تو، غیر ملکی معذور افراد کے ساتھ امریکی قوانین اور عنوان VII جیسے وفاقی قوانین کو آپ کی ملازمت کے عمل میں غیر تبعیض ہونے کی ضرورت ہوتی ہے. لہذا آپ کو کم از کم ایک سال کے لئے ملازمین کی کسی بھی قسم کے مقدمے کی سماعت کرنے کا فیصلہ نہیں کیا جاسکتا ہے جب کسی بھی جماعت میں بھرتی ہوئی تھی کے بعد ملازمتوں سے متعلق تمام ایپلی کیشنز، دوبارہ شروع اور دیگر دستاویزات کو رکھنا چاہئے.
تین سال کے لئے پے رول ریکارڈز رکھیں
پے رول ریکارڈ بنانے کے لئے ضروری ہے اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ ملازمتوں نے کام کیا ہے اس گھنٹے کے لئے کافی معاوضہ دیا ہے اور اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ کا کاروبار کسی بھی اضافی اور کم از کم اجرت کی ضروریات کے مطابق ہوتا ہے. قانون آپ کو ان ریکارڈوں کو تین سال تک غیر مستحکم ملازمین کے ہاتھوں رکھنے کی ضرورت ہے. تاہم، ملازمت کسی بھی اوور ٹائم کام کے لئے واپس ادائیگی ادا نہیں کر رہے ہیں تو وہ ملازمین کو قانونی طور پر فائلوں کا انتخاب کرسکتے ہیں. لہذا یہ آپ کے لئے فائدہ مند ہوسکتا ہے کہ انہیں ہاتھ میں رکھنے کے لۓ پانچ سال بعد تک ختم ہوجائے.
ختم ہونے کے بعد ایک سال کے لئے I-9 فارم رکھیں
آئی-9 فارموں کے لئے کاروباری اداروں کے لئے ضروری ہے کہ وہ ظاہر کرے کہ وہ ایک ملازم کی تصدیق کرتے ہیں جو امریکہ میں کام کے اہل ہیں. قانون کے مطابق، آپ کو ان ملازمتوں کو ملازم کو ملازمت کرنے کے بعد تین سال تک رکھنے کے لئے یا ملازم کا خاتمہ کرنے کے بعد ایک سال کی ضرورت ہوتی ہے، جو بھی تاریخ بعد آتا ہے. آپ کو دیگر اہلکار کے ریکارڈوں سے الگ الگ طور پر ان فارموں کو ذخیرہ کرنے کی ضرورت ہے.
ختم ہونے کے بعد پانچ سال کے لئے علیحدہ کاغذی کاغذ رکھیں
اگر آپ کسی غلط حد تک ختم ہونے والے مسئلے کے سامنا کر رہے ہیں تو ختم ہونے سے متعلق کاغذی کام یا علیحدگی کو بھی ضروری ہے. استعفی خطوط اور ملازم کی چھتوں اور علیحدگی کا کاغذی کام پانچ سال تک تین سال تک ہاتھ پر ہاتھ سے نکلیں.
ختم ہونے کے بعد تین سالوں کے لئے ایف ایم ایم اے کی رپورٹوں کو چھوڑ دیں
خاندانی میڈیکل ڈوب ایکٹ یہ ہے کہ یقینی طور پر اہل ملازمین کو غیرمعمولی چھٹکارا ملے گی جہاں ان کی ملازمت طبی یا خاندانی معاملہ کی صورت میں محفوظ ہے. اگر ملازم FMLA چھوڑنے کے لئے درخواست جمع کردیتا ہے تو، آپ کو اس معلومات کو اپنے ملازمت کے حصوں میں آپ کے کاروبار کے ساتھ کم از کم تین سالوں کے بعد اپنے ریکارڈ میں رکھنا چاہئے، چاہے چھوڑ دیا جائے یا نہیں.
چھ برسوں کے لئے ریٹائرمنٹ فائٹس فارم رکھیں
اگر آپ ملازمتوں کو ریٹائرمنٹ فوائد فراہم کرتے ہیں، تو آپ کو اس معلومات کو ہاتھ پر کم از کم چھ سال تک ملازم چھوڑ دیتا ہے یا ملازم ریٹائرمنٹ انکم سیکورٹی ایکٹ کے مطابق ختم کرنا چاہئے. اس کے علاوہ، عدالتوں نے اس بات کا تعین کیا ہے کہ کمپنی کی ذمہ داری ثابت کرنے کے لۓ وہ کابینہ کو ثابت کرنے کے لئے ملازمت کی ذمہ داری کے مقابلے میں کافی ملازمت میں کافی کوریج اور فوائد فراہم کررہا ہے.
پانچ برسوں کے لئے ڈرگ ٹیسٹ ریکارڈ رکھیں
کچھ معاملات میں، پس منظر چیک اور منشیات کی جانچ کی معلومات دیگر ملازمین کی معلومات کے معیار کے تحت گر سکتی ہے. تاہم، اگر کام نقل و حمل سے متعلق ہے، تو آپ کو نقل و حمل کے سیکورٹی کے قواعد و ضوابط کے سیکشن کے حصے کے طور پر پانچ سال تک کسی بھی منشیات کے ٹیسٹ کا ریکارڈ رکھنے کی ضرورت ہے.
چار سال کے ملازم ٹیکس ریکارڈ رکھیں
جب ملازمین سے متعلق ٹیکس آتا ہے تو، آئی آر ایس نے آڈٹ کے معاملے میں چار سالوں تک ریکارڈ رکھنے کی تجویز کی ہے. اس میں تمام اجرت، پنشن کی ادائیگی، ٹپ کی معلومات، ڈبلیو -2 اور W-4 فارم، اور کسی بھی دوسرے سے متعلق معلومات میں شامل ہونا چاہئے.
پانچ سال کے لئے ملازم صحت اور سیفٹی ریکارڈز رکھیں
پیشہ ورانہ سیفٹی اینڈ ہیلتھ ایکٹ آپ کو لازمی طور پر کسی بھی ملازم کی چوٹوں اور بیماریوں کے کام کی جگہ میں حاصل کرنے کے لئے، مختصر تفصیل اور کسی بھی دیگر معلومات کے ریکارڈ رکھنے کی ضرورت ہے. اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ ملازمین کو محفوظ کام کرنے والی ماحول کے ساتھ فراہم کیا جاسکتا ہے اور اس کے مطابق کسی بھی مسائل کو سنبھال لیا جاتا ہے.
بے روزگاری انشورینس کی معلومات سات سال تک رکھیں
بے روزگار انشورنس ریکارڈ کی ضروریات ریاست کی طرف سے مختلف ہوتی ہیں. تاہم، بعض صورتوں میں، آپ کو ان ریکارڈوں کو چار اور سات سال کے درمیان رکھنے کی ضرورت ہوسکتی ہے. خاص طور پر، واشنگٹن ڈی سی. کاروباری اداروں کو سات سال تک ان ریکارڈوں کو برقرار رکھنے کی ضرورت ہوتی ہے.
پانچ سال تک معاہدے رکھیں
اگر آپ آزاد ٹھیکیداروں یا تیسری جماعتوں کے ساتھ کام کرتے ہیں تو، آپ کو ریاستی ریکارڈ رکھنے کی ضروریات کو بھی پورا کرنا ہوگا. ورجینیا میں، کاروباری اداروں کو معاہدے کی بناء پر پانچ سال تک معاہدے پر رکھنا ضروری ہے. اور کچھ دوسرے ریاستوں میں تین سے چار سال کے درمیان بھی اسی طرح کے ضروریات ہیں.
شیٹی اسٹاک کے ذریعہ تصویر
2 تبصرے ▼
