پروجیکٹ مینجمنٹ کی مقدس قبر: وقت اور پیسے دونوں کی بچت کرتے ہوئے اب بھی ایک اعلی، اعلی معیار کی منصوبہ بندی کو تبدیل کرنا. یہ ایک مقصد ہے جو ہر کمپنی کو حاصل کرنا چاہتا ہے، لیکن بہت سی وجوہات کی وجہ سے بہت سے ایسا کرنے میں ناکام رہتے ہیں. چاہے وسائل کی کمی، بجٹ کی کمی یا علم کی کمی، اکثر بھی، کمپنیوں کو منصوبوں کو مکمل طور پر گنجائش، بجٹ یا بہت سے دوسرے طریقوں میں کنٹرول سے باہر سرپل کرنے کی اجازت دیتا ہے منصوبوں کو اکثر ریلوں سے باہر جاتے ہیں.
$config[code] not foundتو صرف باہر سے کنٹرول منصوبوں کی مسئلہ کتنا معمول ہے، اور اس سے زیادہ اہم بات یہ ہے کہ اس کو روکنے کے لئے کلید کیا ہے؟
ایک پروجیکٹ کس طرح ایک الٹاٹراس بن جاتا ہے
کچھ سال پہلے، یورپی سروس اسٹریٹجک یونٹ نے ایک مطالعہ کیا تھا کہ اس بات کا تعین کرنے کے لئے کہ کتنے منصوبوں سے بجٹ چلا گیا اور اس نے کمپنیوں کو طویل عرصے میں کیا لاگت کیا. ان کے نتائج کی پیشکش سے کہیں زیادہ انتہائی زیادہ تھے:
- معاہدوں کی کل قیمت - $ 47.65 بلین ڈالر.
- قیمتوں میں اضافی رقم 14.54 بلین ڈالر کا تھا.
- کل معاہدوں میں سے 57٪ (105) تجربے کی قیمتوں میں اضافے کا سامنا کرنا پڑتا ہے.
- مجموعی طور پر 33٪ (105) اہم تاخیر کا سامنا کرنا پڑا.
- مجموعی 30٪ (105) کا خاتمہ کیا گیا تھا.
ہارورڈ بزنس کا جائزہ لینے والے تجزیہ کا ایک اسی مطالعے جس میں 1،471 آئی ٹی منصوبوں کا تجزیہ کیا گیا ہے، یہ پتہ چلا ہے کہ اوسطا اضافی حد تک 27 فیصد تھا. حال ہی میں یہ کافی اہم ہے، اس مطالعے سے پتہ چلتا ہے کہ چھ منصوبوں میں سے ایک نے اوسط 200٪ کی طرف سے اپنے بجٹ کو بڑھانے اور ان کے شیڈول کو تقریبا 70 فیصد سے زیادہ کر دیا.
ان مسائل کی کیا وجہ تھی؟ HBR مطالعہ پایا گیا ہے کہ کئی عوامل کو الزام لگایا گیا تھا. لیکن ان میں سے بہت سے غریب منصوبہ بندی اور معلومات کی کمی میں آ گئی. کچھ کمپنیوں نے مجموعی طور پر دیئے ہوئے منصوبے میں شامل قیمت اور وقت کم کر دیا. دوسروں کو اپنی اپنی مارکیٹنگ کے حائپ میں خریدا، ان کی اپنی صلاحیتیں شامل کرنے اور ان کی اپنی صلاحیتوں کو بڑھانے کی نگرانی کرنا.
مبارک درمیانی تلاش
بغیر یہ کہنا چاہئے کہ مناسب پروجیکٹ کی منصوبہ بندی لازمی ہے. لیکن اس کا کیا مطلب ہے؟
جبکہ بہت سے اہداف پروپوزل کے مرحلے میں اچھا لگ سکتے ہیں، وہ منصوبے کی زندگی کے دوران تباہ کن ہوسکتے ہیں. بڑے اور طویل منصوبے، زیادہ کمرے میں زیادہ طے شدہ اہداف موجود ہیں اور اس منصوبے کو بجٹ اور وقت کی رکاوٹوں کو بڑھا دیا گیا ہے.
لیکن بہترین منصوبہ بندی کے ساتھ بھی، غیر ضروری چیزیں ہوتی ہیں. یہ ایک گاہک سے درخواست شدہ تبدیلی کی گنجائش سے بھی ہوسکتا ہے جو مارکیٹ میں غیر معمولی تبدیلیوں کو ایڈجسٹمنٹ کی ضرورت ہو.
پراجیکٹ کے اخراجات کو کم کرنے کے بہترین طریقوں میں سے ایک اور غریب بجٹ منصوبہ بندی صرف ملازمین کے لئے فی منصوبے کی بنیاد پر وقت اور اخراجات کو باخبر رکھنے کی طرف سے ہوسکتی ہے. ایسا کرنے سے، پروجیکٹ مینیجر منصوبے کی گنجائش کا زیادہ درست تخمینہ حاصل کرتے ہیں اور منصوبے کے لئے منصوبے اور حقیقی اخراجات پر وقت کے حوالے سے کیا خرچ کیا جا رہا ہے. ٹریکنگ ٹائم بھی ظاہر کرسکتا ہے کہ کس طرح ملازمت مہارت کے ساتھ منصوبے کو درست طریقے سے ختم کرنے کے لئے تھوڑا سا چوڑائی یا زیادہ رہنمائی کی ضرورت ہوسکتی ہے.
زیادہ سے زیادہ اکثر نہیں، اس منصوبے کو بعد میں اس کے مقاصد کو پہلے سے زیادہ حد تک بڑھانا پڑتا ہے. بدقسمتی سے، بہت سے پروجیکٹ مینیجرز نے اس کورس کو واضح طور پر بیان کیا ہے اور اس بات کا یقین کرنے کے لئے بہت کم تجزیہ کرتے ہیں کہ انٹرمیڈیٹس مقاصد بجٹ اور شیڈولنگ کے اہداف کے ساتھ استحکام کر رہے ہیں. اگر آپ نے منصوبے کے اہداف کا 10٪ مکمل کیا ہے، لیکن بجٹ میں 15٪ خرچ کیے ہیں تو، اس بات کا یقین کرنے کی کوئی وجہ نہیں ہے کہ اس رجحان کے بغیر کسی تبدیلی کے بغیر تبدیلی اور ایڈجسٹمنٹ تبدیل ہوجائے گی. ایڈجسٹمنٹ کے بغیر، آپ کو اس کام کی 20٪ کی توقع ہوسکتی ہے، اس منصوبے کا بجٹ 30 فیصد بجٹ اور اسی طرح ہوگا. اس شرح پر، اس منصوبے کی طرف سے، اس میں مختص کردہ بجٹ کا 150٪ خرچ ہوگا.
غور کرنے کے لئے کچھ ہدایات
ہر پروجیکٹ کے ساتھ، ترقی کی بنا پر تشخیص کرنے کے لئے سنگ میلوں کو قائم کرنے کے لئے یہ اہم ہے اور دیکھیں کہ منصوبے کے پیرامیٹرز اور اہداف کے ساتھ کس طرح پیش رفت کی لائنز موجود ہیں. اس سے پہلے کیا جاتا ہے، جلد ہی ممکنہ مسائل دریافت کی جائے گی اور اس منصوبے کو ہدف پر رکھنے کے لئے ایڈجسٹمنٹ بنائے جائیں گے.
اس منصوبے پر ملازمتوں کے ساتھ باقاعدگی سے مواصلات میں رہنا مت بھولنا، اگرچہ وہ سنگ میلوں میں بھی تھوڑی وضاحت کرنے کی ضرورت ہے. نہ صرف یہ ٹریک پر اس منصوبے کو برقرار رکھتا ہے، بلکہ گروپ کی کوششوں کو حوصلہ افزائی بھی کرتا ہے.
اچھی منصوبہ بندی اور لچکدار عمل کے ساتھ، آپ کی کمپنی کو بدقسمتی سے اعداد و شمار سے بچنے سے بچا جا سکتا ہے، اور معیار کی مصنوعات یا خدمت کو پہنچانے کے دوران وقت اور پیسہ بچانے کا مقصد حاصل کرسکتا ہے.
Shutterstock کے ذریعے تصویر اجلاس
2 تبصرے ▼
