ماضی میں، کمپنی کو کلمیم قطب پر سب سے کم کے درمیان اکثر سیکرٹری سمجھا جاتا تھا. ٹائمز تبدیل ہوگئے ہیں، اگرچہ، اور سیکریٹری کا کردار انتظامی اسسٹنٹ بن گیا ہے، جو شخص اکثر تنظیم کے پورے ادارے کے لئے لینچین ہے. چاہے وہ کسی ایک ایگزیکٹو، ایک سے زیادہ مینیجرز یا پورے تنظیم کے لئے کام کریں، ایک معاون انتظامی فرائض کو سنبھالنے کی اجازت دیتا ہے کہ ہر ایک کو ہر ایک کو اسٹریٹجک ترجیحات پر زیادہ وقت خرچ کرے اور کاروباری بڑھتی ہوئی، علم میں محفوظ ہے کہ تفصیلات کنٹرول کے تحت ہیں.
$config[code] not foundانتظامی فرائض کا جائزہ
سب سے عام معنوں میں، انتظامی فرائض ایسے کام اور سرگرمیاں ہیں جو کاروبار کے روزانہ آپریشنز کا حصہ ہیں. ان میں کال کا جواب، پیغامات، نظم و ضبط کا نظم و نسق، آرڈر کی فراہمی، اور مشترکہ دفتری علاقوں کو منظم اور فعال رکھنے میں شامل شامل ہیں. فرائض میں بھی رپورٹیں بنانا، اعداد و شمار کا انعقاد اور انتظام، فائلوں کا انتظام، بنیادی منفی اور دیگر مالیاتی کاموں میں بھی شامل ہوسکتا ہے. ان میں سے بہت سے فرائض انتظامی معاونوں کے ذریعہ منظم ہیں، جن کی ملازمت کچھ یا ان کے تمام عمودی کاموں کو لے کر انفرادی یا ٹیم کی مدد کرنا ہے، لیکن بہت سے اندراج اور قابلیت کے عہدوں میں بہت سارے انتظامی کام بھی شامل ہیں. مثال کے طور پر، انتظامی اسسٹنٹ منصوبے کے انتظام کے نظام میں اپنے کام کو اپ ڈیٹ یا ای میلز کا جواب دینے کے لئے ذمہ دار ہوسکتے ہیں. سب سے زیادہ انتظامی فرائض کا بڑا حصہ علمی ہے اور معلومات کو انتظام کرنے اور تقسیم کرنے میں اکثر اکٹھا ہوتا ہے.
ٹیکنالوجی
معلوم ہے کہ کس طرح ٹیکنالوجی انتظامی فرائض کے سب سے اہم پہلوؤں میں سے ایک ہے. اس میں کمپیوٹر، فیکس مشینیں، کاپیئرز، سکینر، ٹیلی فون اور دیگر دفتری سازوسامان جیسے اوزار کا استعمال بھی شامل ہے. لفظ پروسیسنگ، اسپریڈ شیٹ، ڈیٹا بیس اور ڈیسک ٹاپ پبلشنگ سوفٹ ویئر سمیت عام کمپیوٹر سافٹ ویئر کے پروگراموں کا استعمال عام طور پر زیادہ انتظامی کام کے لئے ضروری ہے. مشترکہ سامان کے ساتھ مسائل کو حل کرنے کی صلاحیت بہت سے انتظامی ملازمت کی وضاحت کا بھی حصہ ہے. یہ غیر معمولی نہیں ہے، مثال کے طور پر، انتظامی پیشہ ور افراد کو کاغذ جام جام کرنے یا پرنٹرز اور فوٹوکوپائروں میں ٹونر کو تبدیل کرنے کے لئے کہا جاتا ہے.
کچھ کاروباری اداروں میں، انتظامی معاونوں کو یہ بھی معلوم ہوتا ہے کہ کس طرح شیڈولنگ اور پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر استعمال کرنا ہے. جو لوگ عملدرآمد کے لئے براہ راست کام کرتے ہیں وہ عام طور پر اپنے باس کے کیلنڈر کو منظم کرنے کے لئے کہا جاتا ہے، اور محکمہ انتظامی معاونین کو اجلاسوں کی شیڈول کرنے کے لئے کہا جاتا ہے، چھٹیوں اور بیمار دنوں کا ٹریک رکھنے کے لئے کہا جاتا ہے، اور عام طور پر معلوم ہے کہ لوگ کہاں ہیں اور وہ کیا کر رہے ہیں.
دن کی ویڈیو
تمباکو نوشی کی طرف سے آپ کے ساتھ نمٹنے کی طرف سے آپ کو باندھامواصلات
ایک اور اہم انتظامی ڈیوائس مواصلات میں شامل ہے. انتظامی معاون اکثر اکثر لکھنا اور زبانی طور پر بات چیت کرنے کے لئے کہا جاتا ہے. انہیں میمو لکھنے کے لئے کہا جا سکتا ہے، ای میل کا استعمال کرتے ہوئے ای میل کا استعمال کرتے ہوئے ساتھیوں یا گاہکوں سے مل کر، کمپنی ہینڈ بک یا ویب سائٹ کو اپ ڈیٹ یا دوسروں کے کام کو ترمیم اور ثبوت دینا. معاونوں کو فون کا جواب دینے، اپنے مالک کی جانب سے کال کرنے اور زائرین کے ساتھ بات چیت کرنے کے لئے عام طور پر بھی ذمہ دار ہے. لہذا، ایک کامیاب انتظامی اسسٹنٹ کو بہترین مواصلات کی مہارت ہونا چاہئے اور واضح اور پیشہ ورانہ طور پر لکھنے اور لکھنے کے قابل ہو.ہجے، گرامر اور پیشہ وارانہ تحریری مواصلات کے معیار کی ایک سخت گرفت ضروری ہے کیونکہ معاون اس کے مالک کی نمائندگی کرتا ہے.
بک مارک اور خریداری
کسی بھی کاروبار میں اخراجات کا سراغ لگانا ضروری ہے، اور یہ کام اکثر انتظامی اسسٹنٹ پر آتا ہے، جو سپریڈ شیٹ یا بک مارک پروگرام میں اخراجات میں داخل ہونے کے لئے کہا جا سکتا ہے، ملازمتوں کی اخراجات کی رپورٹوں کو جمع کرنے اور دوبارہ ادائیگی کا انتظام. ایک چھوٹا سا کاروبار میں، ایک انتظامی اسسٹنٹ کو اکاؤنٹس وصول کرنے، بلوں کو بھیجنے اور پروسیسنگ کی ادائیگیوں کو بھی سنبھالنے، اور کمپنی کے لئے جمع کرنے کی سہولیات بھی سنبھال سکتی ہے. انتظامی پیشہ ور ماہرین کو کبھی بھی چھوٹی نقد رقم کے الزام میں، اخراجات کا سراغ لگانا اور ضروری ہے جب ضروریات فنڈز شامل. اس شعبے میں دوسرے فرائض میں اخراجات کا تجزیہ، بجٹ اور بیچنے والی تنازعات کو سنبھالا کرنے میں مدد مل سکتی ہے.
جب یہ خریدنے کے لئے آتا ہے تو، انتظامی معاونت عام طور پر سامان کی چارجز میں ہوتی ہے، مطلب یہ ہے کہ وہ دفتری سامان کی فراہمی اور ضرورت کے مطابق دوبارہ ترتیب دیں. وہ وینڈرز پر تحقیق کرتے ہیں اور خریداری کے احکامات کی درخواست یا جاری کرنے کے لئے ضروری ہیں. کچھ صورتوں میں، انتظامی معاونین بھی سافٹ ویئر یا سبسکرائب کے لئے لائسنسنگ کو ٹریکنگ اور انتظام کرنے کا الزام عائد کرسکتے ہیں، اس بات کو یقینی بنائے کہ وہ فوری طور پر ادا کیے جائیں اور مناسب طریقے سے استعمال کریں.
تحقیق اور منصوبہ بندی
بہت سے انتظامی ماہرین کو تحقیقاتی منصوبوں کو منظم کرنے اور معلومات کو مرتب کرنے کے لئے کہا جاتا ہے. ممکن ہو کہ فون نمبر یا ایڈریس کی تلاش کے طور پر آسان ہوسکتا ہے، یا زیادہ پیچیدہ منصوبے میں کسٹمر کی معلومات، کراس حوالہ کی تفصیلات، اور وسیع اسپریڈشیٹ یا رپورٹس کی تخلیق میں شامل ہوسکتی ہے. یہ منصوبوں کو عام طور پر سخت وقت کی حد میں کام کرنے کی ضرورت ہوتی ہے اور معلومات پیش کرنا ہوتی ہے.
بہت سے معاملات میں، انتظامی فرائض بھی منصوبہ بندی میں شامل ہیں. اہم واقعات میں ہفتہ وار عملے کے اجلاسوں سے، انتظامی معاونین کو تفصیلات کی دیکھ بھال کرنے کے لئے کہا جاتا ہے. آپ کو ایک اجلاس کے لئے ایک کانفرنس کمرہ بکنگ یا پورے عمارت یا منزل کے لئے کمرہ ریزورٹ کا انتظام کرنے کے لئے ذمہ دار ہوسکتا ہے، ریفریجریشن کرنے کا حکم، اور اس بات کو یقینی بنانا کہ تمام ٹیک سامان تیار ہو اور میٹنگ شروع ہوجائے. سفر کی منصوبہ بندی ایک اور بڑی ذمہ داری ہے. اگر کمپنی کے پاس سفر کا محکمہ نہیں ہے تو، انتظامی اسسٹنٹ وہ شخص ہو سکتا ہے جو تحقیقات اور کتابوں کی پروازوں اور ہوٹلوں کو کھانا کھانے کے تحفظات فراہم کرتی ہے اور دیگر تفصیلات، جیسے کانفرنس کے رجسٹریشن کا خیال رکھتا ہے.
مخصوص کام
مخصوص صنعتوں میں، انتظامی ماہرین کو مخصوص کاموں یا مہارتوں کی ضرورتوں کو سنبھالنے کے لئے کہا جاتا ہے. مثال کے طور پر، قانونی اور طبی انتظامی اسسٹنٹ اکثر کاموں کو مکمل کرنے کی ضرورت ہوتی ہے جو انڈسٹری اصطلاحات اور طریقہ کاروں کو سمجھنے کی ضرورت ہوتی ہے. قانونی سیکریٹریوں کو مکمل کرنے اور قانونی دستاویزات جیسے کاغذات، اپیلوں یا دعویوں کے لئے کاغذات کا کام کرنے کے لئے کہا جا سکتا ہے، جو قانونی علم اور تفہیم کی بنیادی سطح کی ضرورت ہوتی ہے. ان انتظامی معاونوں کے لئے عدالت کے نظام اور طریقہ کار کی تفہیم بھی اہم ہے، جیسا کہ یہ جانتا ہے کہ کس طرح قانونی تحقیقات کرنا ہے.
انسانی وسائل کے شعبے میں ملازمین روزگار کے مسائل پر توجہ مرکوز کرتے ہیں اور اس میں شیڈولنگ انٹرویو، پس منظر کے پس منظر پر عمل درآمد اور ان کو مکمل کرنے کے لئے ایپلی کیشنز کی ابتدائی جائزے کو انجام دے سکتے ہیں. اس کی صلاحیت میں سے کسی کو انسانی وسائل اور روزگار کے قانون میں سمجھنے اور تجربے کی ضرورت ہوگی. لازمی طور پر، مخصوص میدان اور ڈیپارٹمنٹ جس میں انتظامی اسسٹنٹ کام کرتا ہے مخصوص فرائض میں تعیناتی عنصر ہو گا، بعض شعبوں کے ساتھ دوسروں کے مقابلے میں زیادہ تجربے اور علم کی ضرورت ہوتی ہے.
انتظامی اسسٹنٹ کی اہلیت
اگرچہ زیادہ سے زیادہ ملازمتوں میں کم از کم کچھ انتظامی فرائض شامل ہیں، زیادہ تر انتظامی اسسٹنٹ کی طرف سے سنبھال لیا جاتا ہے. تقریبا ہر صنعت میں مواقع موجود ہیں، اور زیادہ سے زیادہ درجے کی سطح کی حیثیت ایک ہائی اسکول ڈپلومہ یا برابر کے افراد کے لئے کھلی ہیں. بعض آجروں کو میدان میں بیچلر کی ڈگری یا تجربے کے ساتھ انتظامی معاون یا سیکرٹریوں کو ترجیح دیتے ہیں. بعض شعبوں، جیسے قانون اور طب، عام طور پر اسسٹنٹ کی ضرورت ہوتی ہے جو اضافی تعلیم کے میدان سے متعلق ہو.
تعلیم کی سطح کے باوجود، زیادہ تر آجرین انتظامی اسسٹینٹس کو تلاش کرتے ہیں جو کلریکل کام میں تجربے اور مہارت رکھتے ہیں، بشمول ورڈ پروسیسنگ، اسپریڈ شیٹس اور ڈیٹا بیس کے انتظامات شامل ہیں. عام طور پر، نرسوں کو مائیکروسافٹ آفس کی مصنوعات میں مہارت حاصل کرنے کے لئے اسسٹنٹ کی ضرورت ہوتی ہے. کچھ کمیونٹی کالجوں، عارضی ایجنسیوں اور بالغ تعلیم کے پروگرام آفس مینجمنٹ میں سرٹیفکیٹ پروگرام پیش کرتے ہیں، جو آپ نوکری کی تلاش میں ہیں تو آپ کو فائدہ پہنچا سکتا ہے. زیادہ تر آجروں کو معاونوں کی مدد کرنے کے لئے نوکری کی تربیت بھی فراہم کرتی ہے اور ان کے مخصوص کاموں سے واقف ہوجاتا ہے.
مذہبی مہارتوں کے علاوہ، نوکرین ایسے افراد کو اجرت دینا چاہتے ہیں جو بہترین مواصلات کی مہارت (لکھا اور زبانی)، تنظیمی مہارت، فیصلہ سازی اور دشواری حل کرنے کی اہلیت اور باہمی مہارتوں کے حامل ہیں. پروفیشنلزم بھی ضروری ہے، جیسا کہ ملٹی ماسک اور ترجیحی کرنے کی صلاحیت ہے. کیونکہ بہت سارے ملازمین حساس معلومات سے نمٹنے اور وفاق کے قواعد و ضوابط، صوابدیدی اور رازداری کو برقرار رکھنے کی صلاحیت کے ذریعہ اکثر پابند ہیں.
پیسے اور ملازمت آؤٹ لک
انتظامی اسسٹنٹ کے لئے اوسط تنخواہ کم سے کم $ 20 کی دہائی میں سپیکٹرم آمدنی تنخواہ اور سب سے زیادہ ادا کردہ ایگزیکٹو اسسٹنٹ چھ چھ اعداد و شمار کے قریب حاصل کرنے میں داخلہ سطح کے اسسٹنٹ کے ساتھ کافی مختلف ہوتی ہے. پیس سییلیل.com رپورٹ کرتی ہے کہ انتظامی معاونین نے 38،736 ڈالر کی میڈین تنخواہ حاصل کی ہے، یہ اعداد و شمار جو بیورو اعداد و شمار کے اعداد و شمار کے بیورو کے قریب سے نمودار ہوتا ہے، جس میں میڈیس تنخواہ $ 37،870، جس میں نصف انتظامی اسسٹنٹ زیادہ سے زیادہ کماتے ہیں، اور نصف کم کم. بی ایل ایس کی رپورٹ ہے کہ سب سے زیادہ ادائیگی شدہ اسسٹنٹ ہر سال $ 62،000 سے زائد کماتے ہیں، اور یہ رقم ایگزیکٹو سکریٹریوں کے لئے $ 85،000 تک پہنچ جاتی ہے. تجربے کے سالوں میں بڑھتی ہوئی تنخواہ، ان لوگوں کے ساتھ جو سب سے زیادہ تجربہ حاصل کرتے ہیں سب سے زیادہ.
بدقسمتی سے، BLS بھی انتظامی معاونوں کے مطالبہ کی منصوبہ بندی کرتا ہے جو 2026 تک 5 فیصد کمی کی وجہ سے ہے، کیونکہ زیادہ تر پوزیشنیں نئے نہیں ہوں گے بلکہ چھوڑنے والے ملازمین کو تبدیل کرنے کی بجائے. ٹیکنالوجی کے فروغ اور دیگر ملازمتوں کو بہت سے انتظامی فرائض کی منتقلی میں کمی کی زیادہ تر وجہ سے ہے. اس کے علاوہ، بہت سے تنظیموں کے عمل کو سنبھالا، معاونوں کو ایک سے زائد مینیجر یا محکمہ کو تفویض کیا جا رہا ہے اور مزید ذمہ داریوں کو لے جا رہا ہے.
آپ انتظامی فرائض میں کامیاب کیسے ہوسکتے ہیں
اکثر، حیرت انگیز انتظامی اسسٹنٹ ترقی کے فروغ کی فہرست میں سب سے اوپر ہیں، خاص طور پر جب وہ کالج کی ڈگری حاصل کرتے ہیں اور اس صنعت اور کاروبار کے بارے میں گہری تفہیم رکھتے ہیں. اپنے کام کو سنجیدگی سے بڑی اور بہتر چیزوں کی قیادت کر سکتا ہے، لہذا یہ آپ کے باس اور شریک کارکنوں کے لئے غیر ضروری بننے کے طریقوں کو تلاش کرنے کے لئے آپ کے بہترین مفادات میں ہے.
ایسا کرنے کا بہترین طریقہ آپ کے باس کے مقاصد اور ترجیحات کے بارے میں جاننے اور ان کی ضروریات کا اندازہ کرنا ہے. آگے دیکھو اور آپ کے باس بھی ان کو احساس کرنے سے پہلے درخواستوں یا ضروریات کے لئے تیار کرنے کے لئے دوربین ہے. مثال کے طور پر، اگر آپ کے مالک ہر ہفتہ یا مہینے میں کسی خاص اجلاس میں شرکت کرتے ہیں تو وقت سے قبل میٹنگ سے لمحات پڑھیں اور کسی دستاویز یا تیاریوں کو تیار کریں جو آپ کے باس کی پیشکش کی جاتی ہے. اگر آپ یہ دیکھتے ہیں کہ آپ کا سپروائزر ہر روز بغیر کسی وقفے کے بغیر اجلاس میں دوپہر کا کھانا، ڈانچ کے کھانے کی فراہمی اور کافی برتن تازہ رکھے گی. یاد رکھو کہ باس بہتر بنانے کے لۓ آپ کا کام ہے، لہذا آپ کو سب سے زیادہ پیشہ ورانہ اور مستحکم تصویر پیش کرنے کے لئے کیا کرنا ہے.
آپ کی صنعت کے ساتھ رکھنا آپ کو ایک راک سٹار اسسٹنٹ میں بھی مدد مل سکتی ہے. اصطلاحات سیکھیں اور رجحانات کے ساتھ رہیں. اس طرح، آپ بات چیت میں حصہ لے سکتے ہیں اور اپنے کام میں زیادہ درست ہو سکتے ہیں. تفصیلات مباحثہ، اس بات کو سمجھنے میں جو کچھ سب کچھ کہہ رہا ہے اس سے آپ کو مہنگی غلطیوں سے بچنے میں مدد ملے گی. عظیم معاون بھی وسائل کے حامل ہوتے ہیں اور جاننے کے لئے اور بالکل درست کرنا جانتے ہیں. آپ ہر سوال یا مسئلہ سے اپنے مالک کو نہیں چل سکتے. آپ کا باس آپ چیزوں کی دیکھ بھال کرنے کی توقع رکھتا ہے، جو سیکھنے کے لئے واپس جاتا ہے. اگر آپ اپنی تنظیم کو اندر اور باہر جانتے ہیں، جہاں معلومات اور کمپنی کی پالیسیوں اور طریقہ کار کو تلاش کرنے کے لئے، آپ کو مزید وسائل اور مسائل کو حل کر سکتے ہیں.
آخر میں، عظیم معاون ہونے کی وجہ سے غیر معمولی تنظیمی مہارت کی ضرورت ہے. آپ کو سوالات کے جواب دینے کے لئے کہا جا سکتا ہے، حیثیت کی اپ ڈیٹس فراہم کریں، یا کسی بھی لمحے میں دوسری مسائل کو حل کرنے کے لئے کہا جا سکتا ہے، اور اگر آپ منظم نہ ہو تو آپ ایسا نہیں کرسکتے. سب سے اہم انتظامی ڈیوٹی یہ ہے کہ تمام پلیٹوں کو سپننگ اور منظم کیا جاسکتا ہے، اس مہارت کی بنیاد ہے.
