سست کام کے اجلاس سے کہیں بھی بدتر نہیں ہے. ہر دن، امریکہ میں اکیلے تقریبا 25 ملین اجلاس ہوتے ہیں. ان ملاقاتوں کو سہولت دینے کے لئے، مڈل مینیجر اپنے دفتر میں دفتر کے 35 فیصد تخمینہ دیتے ہیں - حالانکہ انڈر مینجمنٹ میں سے کسی کو اپنے پورے دن میں تقریبا نصف ہونے کا موقع ملتا ہے.
وہ بہت زیادہ وقت کے وعدوں کو مکمل طور پر اس قابل ہو جائے گا اگر یہ سب میٹنگ عظیم خیالات پیدا کررہے ہیں، لیکن اندازے میں 67 فیصد اجلاس عام طور پر لکھے آفس ہوتے ہیں - کھو پیداواری صلاحیت میں ایک سال 37 بلین ڈالر سے زائد عرصے سے محروم ہوجاتے ہیں.
$config[code] not foundاس بات کو ذہن میں رکھتے ہوئے، یہ صرف ناپسندیدہ اجلاسوں کی کوشش کرنے اور کاٹنے کے لئے سمجھ میں آتا ہے. اور اگر آپ نئے کاروباری مالک کے بغیر نئے سال کی قرارداد کے بغیر آپ کی کمپنی میں چیزوں کو بہتر بنانے کے لئے بہتر بنانے کے لۓ، آپ کے کام سے ہفتے کی سست ملاقاتیں ہٹانے کا حوصلہ افزائی کرنے اور 2017 کو ایک بیننگ شروع کرنے کا بہترین طریقہ ہوسکتا ہے.
ملاقاتوں میں وقت کے اخراجات کو کم کرنے کا طریقہ
آپ کو شروع کرنے میں مدد کرنے کے لئے، یہاں آپ کی 2017 میٹنگوں کو ختم کرنے یا تیز کرنے کیلئے 15 طریقے ہیں:
ایک ایجنڈا لے لو
کسی بھی میٹنگ میں سب سے بڑا ٹائم ویسٹرنز میں سے ایک مقصد کا فقدان ہے. چیزوں کو صحیح رفتار پر منتقل کرنے کے لئے، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کو جلدی انسانی طور پر ممکن ہو سکے کے طور پر آپ کے اجلاس کے ذریعے رہنمائی کرنے کے لئے ایک تفصیلی ایجنڈا ہے.
باہر لے لو
اگر آپ چھوٹی سی ٹیم کے ساتھ جانچ کر رہے ہیں تو، شخصیات کو مشغول کرنے اور لوگوں کو بات کرنے کا بہترین طریقہ یہ ہے کہ باہر کی میٹنگ کو لے کر. نہ صرف تھوڑا تازہ ہوا اور نہایت سورج اپنے ساتھیوں کو اٹھائے گا اور خون بہاؤ ملے گی، بلکہ یہ تخلیقی سوچ کو بھی حوصلہ افزائی دے گی. ماحول میں تبدیلی تقریبا کارکنوں کے بارے میں سوچنے اور تعاون کرنے میں تقریبا ہمیشہ تبدیلی پیدا کرے گی.
حاصل کریں اور منتقل کریں
میٹنگ کے وقت کو کاٹنے کا ایک طریقہ یہ ہے کہ ہر ایک کو اپنے پاؤں پر لے جا سکے اور منتقل ہوجائیں. آپ کے اجلاسوں سے کرسیاں کو ہٹانے سے، کارکنوں کو عام طور پر کچھ اہمیت کے ساتھ بات کرنے کے لئے زیادہ مصلحت ہوتی ہے، اور کسی اور وقت کے لئے وقت ضایع کرنے والے موضوعات کو دور کرنے کی ضرورت ہے. اگر آپ واقعی فوری طور پر فوری طور پر احساس کرنا چاہتے ہیں، اور آپ کو جگہ ملی ہے، عملے کو قابو پانے کے لئے قائل کریں.
علاج لیتے ہیں
دوپہر کے کھانے کے اجلاسوں میں بورنگ، دن کے طویل معاملات ہونے کے لئے ایک بد نام ہے. لیکن ایک ٹیبل کے ارد گرد عملے کے ارکان کو حاصل کرنے میں ان کی حوصلہ افزائی کرنے کا بہترین طریقہ ایک دوسرے کے ساتھ کھل کر بات کرنے کے لئے ہوسکتا ہے. خوراک لوگوں کو ایک دوسرے کے ساتھ لانا چاہتا ہے، اور ہمیشہ لوگوں کو بات کرنی پڑتی ہے. اور اگر آپ کی ملاقاتیں عجیب خاموشی سے بھرے جائیں تو، کارکنوں کو تھوڑا سا پزا (یا تھوڑی سا صحت مند) کے ساتھ لگانے کی کوشش کریں.
وقت رکھیں
یہ عام طور پر صرف ایک لمبا ہوا ہوا مینی مینیجر لیتا ہے اور فوری طور پر فوری طور پر دو گھنٹے کی میٹنگ میں فوری چیک تبدیل کرنے کے لئے تین بیوقوف سوالات لیتا ہے. میٹنگ کے دوران ٹیم کے اراکین اور ایگزیکٹوز کو رکھنے کے بہترین طریقوں میں سے ایک ایک سٹاپ گھڑی پر قبضہ کرنا ہے، اسے 15 منٹ کے لئے مقرر کیا جاسکتا ہے اور ہر کسی کو یہ بتاتا ہے کہ جب گھڑی ختم ہوجاتی ہے تو یہ اجلاس ختم ہوگئی ہے. نہ صرف اس چیز کو سمجھنے میں مدد ملے گی جو آپ کو زیادہ جامع طور پر سمجھنے کے لۓ سیکھیں گے، لیکن کارکنوں کو جاننے کے قابل ہونے کی توقع ہوگی کہ وہ واپس آنے کے قابل ہو جائیں گے.
اسے توڑ دو
اگر آپ واقعی چار گھنٹے کی میٹنگ سے فرار نہیں ہوسکتے، تو یہ زندگی بہت آسان اور زیادہ خوشگوار بناؤ گی اگر آپ اسے مختلف بابوں میں تقسیم کر سکیں گے. آپ کے اجلاس کی شروعات میں، ساتھیوں کو پتہ چلتا ہے کہ آپ کچھ کاٹنے والے سائز میں اس سے نمٹنے کے لئے جا رہے ہیں. ہر ایک گروپ کے مسائل کو حل کرنے کے لئے استعمال کریں، اور ہر ٹیم کو دوسرے ٹیموں کے ساتھ چیک کرنے کے لۓ توڑنے کے بعد توڑیں، کچھ تازہ ہوا اور ریگولیٹ کریں.
پاورپوائنٹ کا استعمال کرتے ہوئے بند کرو
یہاں تک کہ 2017 میں، پاورپوائنٹ اب بھی کاروبار سے بہت زیادہ مطابقت رکھتا ہے. ہم ہر چیز کے لئے پاورپوائنٹ کا استعمال کرتے ہیں- اخراجات کی رپورٹوں اور مارکیٹنگ کی تازہ کاریوں کے لئے سیلز کی فروخت سے. اور جب یہ ناقابل یقین حد تک مفید ثابت ہوسکتا ہے، تو آپ اس سے انکار نہیں کرسکتے ہیں کہ وہ تھوڑا سا تھکا ہوا ہے. کانفرنس روم میں شفل کرنے سے کہیں بھی بدتر نہیں ہے اور اپنے لائن مینیجر کو 30 سلائڈ پریزنٹیشن کا سامنا کرنا پڑتا ہے. لہذا اگر آپ اپنے ساتھیوں کو جاگنا چاہتے ہیں، تو روشنی کو برقرار رکھیں اور زبانی طور پر مشغول رہیں. یہ ہر کوئی جاگتا ہے اور بہاؤ کے خیالات رکھتا ہے.
پہلے منصوبہ
ملاقاتوں میں سب سے بڑا ٹائم ویسٹرنز میں سے ایک لوگوں کو منتقلی کے لۓ مشورے اور مسائل پیش کرنے کا منتظر ہے. خوفناک خاموشیوں کو کھونے اور ہر ایک کو جلدی سے کمرے سے باہر نکالنے کے لئے، اجلاس میں بھی شروع ہونے سے قبل تمام حاضرین کو میز پر آنے کے لۓ کم از کم ایک خیال یا بات کی نشاندہی کی حوصلہ افزائی.
پریس ریکارڈ
اگر آپ جلدی میٹنگ کے ذریعے حاصل کرنے کی کوشش کررہے ہیں تو، کچھ کارروائی کے پوائنٹس کے لئے ہم آہنگی سے محروم ہوجاتے ہیں. یہ اکثر آپ کے کمرے سے باہر نکلنے کی کوشش کررہے ہیں، جیسا کہ آپ کو اکثر سوالات کے جواب میں اضافہ ہوتا ہے، اور وقت پر ایک بڑا نالہ ہوسکتا ہے. اگر آپ سوالات کو گراؤنڈ کرنے کے خواہاں ہیں تو، آپ کے فون پر میٹنگ ریکارڈ کرنے کے قابل ہے اور آپ کو توڑنے کے بعد ہر حاضری میں آڈیو فائل بھیجنا ہے. اس طرح، سب کو معلوم ہے کہ وہ کیا کرنا چاہتے ہیں اور جب اس کی ضرورت ہوتی ہے.
پاپکارن اعتراف
اس بات کو یقینی بنانے کے لئے چاہتے ہیں کہ سب کو تعاون ملے گی؟ اسے ابتدائی اسکول میں لے لو اور اپنی ٹیم کو تھوڑا پاپکارن سوچ میں مشغول کرنے کے لۓ حاصل کریں. ایک حدیث شروع کریں، اس کے گرد ایک حلقہ میں لے لو اور ہر عملے کے رکن کو ان کے خیالات کو معلوم کرنے کے لۓ سزا ختم کردیں. نہ صرف یہ کہ لوگوں کو مشغول رکھنا پڑے گا، لیکن یہ کارکنوں کو باضابطہ طور پر شراکت کے لۓ باکس سے باہر سوچنے کے لئے مجبور کرے گا.
کھڑے ہو جاؤ
اگر آپ اکثر اپنی ٹیم کو بظاہر آسان گروہ فیصلے کرنے کی کوشش کرتے وقت گھنٹوں کو ضائع کرتے ہیں تو، ان کے پاؤں کو دور کرنے کی کوشش کریں اور لفظی طور پر فیصلے تک پہنچنے کے لئے ایک موقف لے. کمرے کے وسط نیچے ایک قطار ڈراؤ، اور ہر مزدور سے پوچھو کہ اس کی طرف سے ان کی رائے سے متعلق ہے. اس کے بعد، ہر ایک کو اپنی پسند کو منطق کرنے اور آگے بڑھانے کے لئے مجبور کرنے کے لئے تیزی سے اسپربورڈ کے طور پر استعمال کریں.
سب کو ایک ملازمت دیں
ہر میٹنگ میں چیزوں کو فوری طور پر حاصل کرنے کا ایک اور طریقہ ہر حاضری کو اس اجلاس میں انجام دینے کا کام دے رہا ہے. مثال کے طور پر، ایک فرد سے پوچھیں کہ نوٹ لینے کے لۓ، وقت رکھنے کے لئے اور ناشتا لانا. ہر فرد کو اپنا کام انجام دینے سے، اجلاس کو زیادہ آسانی سے چلانا چاہئے اور افراد کو زیادہ توجہ مرکوز ہو گی.
مجازی جاؤ
کیا آپ دفاتر اور مقامات کے درمیان سفر کرنے والے ٹیموں کے ساتھ سفر کرتے ہیں؟ اسکائپ، Google Hangouts یا FaceTime جیسے ٹولز کو جگہ سے چلنے اور ٹولز کا استعمال شروع کرنے سے روکیں. اس طرح، کارکنوں کو آپ کے بعد کیا ہو گا اور اس کے کام کے اسٹیشنوں کو چھوڑنے کے بغیر بھی کیا کرنا ہے.
بولنا بند کرو
اگر آپ محسوس کرتے ہیں کہ آپ کے بہت سے اجلاسوں کو بیکار موونولوج کرنے کے لئے تبدیل کر دیا جاتا ہے، تو شاید یہ ممکن ہو کہ آپ کے اجلاسوں میں بے شمار مہلک ہیں. کہہ دو کہ آپ کو کیا کہنا ہے، پھر اپنے آپ کو کاٹ اور ہر کسی سے پوچھیں کہ وہ کیا سوچتے ہیں. اس وقت جب آپ میٹنگ میں خرچ کررہے ہیں تو یہ صرف اس وقت ٹرم نہیں کرسکتا ہے، لیکن یہ دوسروں کو اپنے خیالات کو آواز دینے اور ٹی وی میں نیا خیالات لانے کے لئے بھی موقع دے گا.
مقدمے کی سماعت اور غلطی
دن کے اختتام پر، کوئی دو کمپنییں ایک ہی نہیں ہیں. آپ کے اجلاسوں کے لئے کیا کام دیگر کمپنیوں کے لئے کام نہیں کرسکتا ہے، اور اس لئے آپ کو آزمائشی اور غلطی کرنے کی ضرورت ہو گی کہ یہ معلوم کرنے کے لئے آپ کو اور آپ کی ٹیم کے لئے کتنی اچھی طرح سے ملاقاتیں ہوتی ہیں. صرف مریضوں کو یاد رکھیں اور اپنی ملاقاتوں کو تیز اور کم دردناک بنانے کے لئے بہترین طریقوں کی تلاش میں توجہ مرکوز کریں.
Shutterstock کے ذریعے تصویر اجلاس
1 تبصرہ ▼
