کیا آپ کے کاروبار کو بلانے کی رقم ہے؟ یہاں یہ کیسے روکنا ہے

"ہمیں منصوبے کے بجٹ کے بارے میں بات کرنے کی ضرورت ہے …"

بجٹ پر تبادلہ خیال کرنے کے لئے کسی بھی جملے کو جونیئر اور سینئر مینجمنٹ کے ساتھ ہی خوفناک ای میل کی طرح خوف نہ ہوسکتا ہے.

اگر آپ پروجیکٹ مینیجر ہیں، تو آپ سب جانتے ہیں کہ یہ وقت پر اور بجٹ پر منصوبوں کو برقرار رکھنا مشکل ہے. پراجیکٹ کی گنجائش کو تبدیل کرنے کے درمیان، غیر حقیقی کلائنٹ کے مطالبات، اور غیر متوقع طور پر ناکامی، اس منصوبے کو منظم کرنے میں اکثر بلیوں کی بلیوں کی طرح محسوس ہوتا ہے.

اگر آپ اپنی ٹیم کو باقاعدگی سے بجٹ سے زیادہ چلاتے ہیں (اگرچہ ابتدائی بجٹ کو بالکپ کے اندر اندر مکمل طور پر محسوس ہوتا ہے)، آپ کی ٹیم، آپ کی قیادت، یا آپ کے کلائنٹ کے ساتھ مسئلہ جھوٹ نہیں ہوسکتی ہے، لیکن آپ اس کے اوزار کے ساتھ استعمال کرتے ہیں. جی ہاں، میں اس مہنگی (اور الجھن) پراجیکٹ مینجمنٹ پلیٹ فارم کے بارے میں بات کر رہا ہوں جو آپ استعمال کررہے ہیں.

غلط آن لائن پروجیکٹ مینجمنٹ کے آلے کا انتخاب آپ کے کاروبار کو ایک میزبان کے مسائل کے لۓ مقرر کر سکتا ہے. یہ سب سے زیادہ عام طریقوں میں سے ایک ہے جو کاروباری اداروں کو بھی اس کے بغیر کسی بھی سنگین نقد کو ضائع کر سکتا ہے. کیا آپ کو صحیح پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر لینے یا اس بات کا یقین نہیں ہے کہ اگر آپ کا موجودہ پلیٹ فارم آپ کی ٹیم کی ضروریات کے مطابق صحیح ہے؟

مندرجہ ذیل سرخ پرچم کے لئے دیکھیں:

ریڈ پرچم نمبر 1

پروجیکٹ کی منصوبہ بندی اور اشتھاراتی کام اسی پلیٹ فارم کا استعمال نہیں کرتے.

پروجیکٹ مینیجر ان وقت کے 90 فیصد بات چیت کرتے ہیں. کیا آپ کا پراجیکٹ مینجمنٹ سافٹ ویئر یہ عمل آسان نہیں ہے؟

پراجیکٹ مینجمنٹ سسٹم کا انتخاب کرتے وقت، ایک پلیٹ فارم کو منتخب کریں جو آپ کے منصوبوں کے تمام پہلوؤں کو ایک ہی نظام سے ٹریک کرنا آسان بناتا ہے. اس طرح جب اشتھاراتی کاموں کو پاپتا ہے، تو آپ ان کاموں کو اسی پروجیکٹ کے پلیٹ فارم میں شامل کرنے میں کامیاب ہوسکتے ہیں، جس میں ہر ٹیم کا رکن کے کام کا بوجھ اور دستیابی کو ٹریک کرنے میں آسان ہو.

آسانی سے شناخت کیا جارہا ہے کہ کونسل اپنے شیڈول میں زیادہ وقت رکھتا ہے اور کونسی طور پر کام کی بوجھ کو ترجیحات اور دستیابی کی تبدیلی کے طور پر تبدیل کرنے میں زیادہ عزم ہیں.

ریڈ پرچم نمبر 2

کوئی معیاری بورڈنگ نہیں ہے.

جب آپ مجازی ٹیم کو منظم کر رہے ہیں تو، کامیابی کے لئے پہلا قدم بورڈنگ کے عمل کو معیاری کرنا ہے.

ابتدا سے ہی اسی صفحے پر سبھی کو نیا پلیٹ فارم استعمال کرنے کے لئے کس طرح بنیادی طور پر سبق حاصل کریں. مواصلاتی گائیڈ بک اور رابطہ معلومات شیٹ کے ساتھ دستیابی کے لئے توقعات مرتب کریں.

بہترین پراجیکٹ مینجمنٹ پلیٹ فارم میں مجازی چیٹ کے اوزار اور اندرونی پیغام رسانی پروگرام شامل ہیں. اسی بات چیت کے آلے کا استعمال کرتے ہوئے جو پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے ساتھ شامل ہے اس کا مطلب ہے کہ آپ کو فوری طور پر کام کی تفویض کو بہتر بنانے، مختلف ملازمتوں میں نوٹ شامل کریں، یا پروگرام کو چھوڑنے کے بغیر ختم ہونے والے وقت کو منتقل کر سکتے ہیں.

ریڈ پرچم نمبر 3

آپ پراجیکٹ مینجمنٹ کے لئے ایک سروس کا استعمال کرتے ہیں اور بادل فائل کی شراکت کے لئے استعمال کرتے ہیں.

جی ہاں، ڈراپ باکس اور گوگل دستاویزات بہت اچھا ہیں، لیکن میں یہ سمجھتا ہوں کہ جب میں ایک اہم منصوبے کا انتظام کر رہا ہوں تو فہرستوں اور اسکریننگنگ / باہمی تعاون کے ساتھ ساتھ تمام فائلوں کو اسی جگہ میں رکھنے کے لئے بہت آسان ہے.

میں نے اپنی ٹیم میں ہر فائل کے نام میں ایک ورژن نمبر اور فائل میں کسی بھی ترمیم کو بنانے کے لئے آخری شخص کے آغاز میں شامل کیا ہے. اس طرح، اگر مواد کے بارے میں کوئی سوال ہے یا جو تبدیل ہو گیا ہے، میں فوری طور پر جانتا ہوں کہ کون سے رابطہ کرنا ہے. اس سے فائلوں کو ایک ای میل چینل میں دفن کیا جا سکتا ہے اور اس میں ترمیم کرنے میں ترمیم کرتا ہے.

فائل نامی کنونشن کا انتخاب کرتے ہیں جس کے مطابق آپ منتخب کرتے ہیں، فائلوں کو نظم و ضبط اور انعقاد کے لۓ ایک نظام میں جگہ ڈالیں اور ان سب کو ایک ہی جگہ میں رکھیں.

ریڈ پرچم نمبر 4

باہمی مباحثہ یا مجازی اجلاسوں کے لئے کوئی جگہ نہیں ہے.

صرف ٹریکنگ کے کاموں اور فائلوں کو ذخیرہ کرنے کے مقابلے میں مینجمنٹ سوفٹ ویئر کی منصوبہ بندی کرنا ہے.

جب آپ مجازی ٹیم چل رہے ہو، باقاعدگی سے ملاقاتیں ایک چیلنج ہوسکتی ہیں. اس نے کہا، واضح مواصلات کے بغیر، پورے منصوبے سے الگ ہوسکتی ہے. ایک دن اور وقت اٹھاؤ (جیسا کہ دوپہر 10 بجے اور دو بجے دوپہر میں دوپہر کے وقت) دوپہر پروجیکٹ کی حیثیت کی جانچ پڑتال کے لئے سیشن.

ٹیم کے ممبروں کے بارے میں غور کریں جو مختلف وقت کے زون میں رہتے ہیں؛ دوپہر کے اجلاسوں میں عام طور پر سب سے آسان "حاضری" ہونے کا امکان ہے. ایک مخصوص دن اور وقت میں مسلسل پیش قدمی ہونے کے بعد ہر ایک کو ایک ہی صفحے پر رکھتا ہے اور اس منصوبے کو آگے بڑھا رہا ہے.

ریڈ پرچم نمبر 5

گھنٹوں اور سیستوں میں سے بہت زیادہ، ابھی تک کافی بنیادی فعالیت نہیں ہے.

پراجیکٹ مینجمنٹ پلیٹ فارم کو منتخب کرتے وقت، یہ پریشان کن خصوصیات میں سے ایک کو لینے کے لئے پریشان ہے.

اس بات کو یقینی بنائیں کہ بنیادی فعالیت ان گھنٹوں اور سیستوں کو بیکار کرتی ہے. چاہے جی میل اور ڈراپ باکس کے ساتھ مکمل انضمام ہو، ای میل سے ای میل سے ایک کلک ٹرانسمیشن کام کرنے کے لئے، یا مشترکہ کاری ورکس کے اندر فوری پیغام رسانی کے لۓ، آپ کی مجازی ٹیم کے حقائق کو منتخب کریں.

رائکی، زہو پروجیکٹز، اور کلریزز تین مقبول ویب پر مبنی اختیارات ہیں جو پروجیکٹ تعاون کے لۓ اسی طرح کی خصوصیات پیش کرتے ہیں. ایک پلیٹ فارم پر ہونے سے پہلے، انہیں اپنی ضروریات کے لۓ بہتر بنانے کا تعین کرنے کے لئے ایک ٹیسٹ ڈرائیو کے لۓ لے لو.

نیچے کی سطر

مکمل منصوبوں کو زبردست طاقتور کے ذریعہ مطمئن نہیں کیا جاتا ہے. مہنگی پروجیکٹ مینجمنٹ پلیٹ فارم پر بہت زیادہ پیسہ خرچ کرتے ہیں جو کام نہیں کرتا ہے وہ آپ کی کمپنی کے نچلے حصے کو نہ صرف نقصان پہنچاتا ہے، بلکہ پیداوار میں کمی بھی لیتا ہے اور وقت سے باہر نکل جاتا ہے.

ایک پراجیکٹ مینجمنٹ پلیٹ فارم کے ساتھ ٹریک پر واپس جائیں جو کام، جائزہ، سٹور فائلوں کو ٹریک کرتا ہے، مکمل ٹیم کے رکن کا جائزہ پیش کرتا ہے، اور اسی جگہ سے آسان مجازی اجلاسوں / فوری پیغامات فراہم کرتا ہے.

شیٹ برک کے ذریعہ بینڈڈڈ زخم تصویر