سب سے زیادہ کاروباری مالکان کے لئے سب سے زیادہ کشیدگی کا وقت یہ ہے جب نقد بہاؤ تنگ ہوجائیں کیونکہ گاہکوں سے ادائیگی نہیں آتی ہے. ضروری نہیں ہے کہ آپ کا کاروبار آسانی سے ساتھ نہیں چل رہا ہے، لیکن آپ کے گاہک بروقت طریقے سے ادائیگی نہیں کر رہے ہیں.
انوائسنگ کرنے اور ادا کرنے کے لئے اس گائیڈ میں، ہم آپ کے گاہکوں کو انوائس کرنے کے لئے آپ کے ساتھ کچھ بہترین طریقوں کا اشتراک کرنا چاہتے ہیں. اس کے علاوہ، ہم اس بات کا یقین کرنے کے طریقوں کا اشتراک کرنا چاہتے ہیں کہ آپ وقت پر (یا ممکن حد تک قریبی طور پر) ادائیگی کریں تاکہ آپ کو نقد بہاؤ کے بارے میں فکر نہ کرنا پڑے.
$config[code] not foundانوائسنگ سافٹ ویئر کا استعمال کریں
Hiveage کی طرح انوائسنگ سافٹ ویئر کا استعمال کرتے ہوئے آپ کے کاروبار کے لئے بہت سے فوائد ہیں. شروع کرنے کے لئے، یہ آپ کے گاہکوں کو ظاہر کرتا ہے کہ آپ کا اکاؤنٹنگ عمل پیشہ ورانہ اور منظم ہے. وہ یہ بھی جان لیں گے کہ وہ کریکوں کے ذریعہ پرچی نہیں کر سکیں گے اور ادائیگی کی کمی محسوس نہیں کریں گے.
آپ کے اختتام پر، آپ کو خاص گاہکوں کو پیش کردہ خاص پروموشنز کا سراغ لگانا، آسانی سے یا آہستہ آہستہ گاہکوں کو ادا کرنا ہے، جو انوائس ماضی کی وجہ سے ہے، اور بہت زیادہ ہیں.
گاہکوں کو انوائس بمقابلہ ادائیگی کی تاریخ میں دلچسپی رکھتے ہیں تو آپ تفصیلی تفصیلات چلائیں گے. آپ ان رپورٹس کو بھی چلا سکتے ہیں جب گاہکوں کو ان کی قیمتوں سے متعلق موصول ہونے والی مصنوعات یا خدمات کی مقدار میں احتجاج کرتے ہیں.
آغاز میں انوائسنگ تفصیلات پر تبادلہ خیال کریں
جب آپ نئے کسٹمر کے ساتھ کام شروع کرتے ہیں، تو انوائسنگ کی تفصیلات حاصل کرنے کے لئے بہت اچھا ہے جیسے ہی ممکن ہو سکے. کچھ گاہکوں کو ایک انوائس کی ادائیگی پر اسٹال کرے گا کیونکہ خریداری کی آرڈر نمبر جیسے ایک چیز، غائب ہے. انوائسنگ کے کامیاب مستقبل کو یقینی بنانے کے لئے آپ کو شروع سے صحیح طور پر قائم کرنے کی ضرورت ہے.
کیا آپ کا کسٹمر آپ کے W-9 کو ایک دوسرے کے ساتھ مل کر کام شروع کرنے کی ضرورت ہے؟ کیا آپ کا کسٹمر ہر انوائس پر مخصوص پروجیکٹ کا نام یا PO نمبر چاہتے ہیں؟ کیا آپ کے گاہک کو ایک سے زیادہ کاروباری پتے ہیں اور مناسب روٹنگ کے لئے انوائس پر ایک خاص ضرورت ہے؟ یہ چیزیں تلاش کریں تاکہ وہ ادائیگی میں تاخیر کرنے کے لئے جائز عذر نہیں ہے.
زیادہ سے زیادہ گاہکوں کو ای میل کے ذریعہ انوائس آن لائن ہونے کے ساتھ ٹھیک ہے. لیکن کچھ بھی اب بھی اس کی ہارڈ کاپی میل میں آنا چاہتا ہے. اپنے انوائس کے مطابق مطابق بھیجیں.
جب انوائس کرنے کے لئے آتا ہے تو مختلف گاہکوں کو مختلف قوانین ہیں. کچھ انوائس کمپنی کے مالک کو منظوری کے لئے جانا چاہیئے، اور اس کے بعد اکاؤنٹنگ کو چیلنج کرنا پڑے گا. دوسروں کو اس منصوبے مینیجر سے سی سی کے ساتھ اکاؤنٹنگ کرنا ہوگا جو آپ اس کے ساتھ کام کررہے ہیں وہ اکاؤنٹنگ کرنے کے لئے اپنی ٹھیکیاں بھیج سکتے ہیں.
کبھی کبھار، آپ کو ایک گاہک پڑے گا جہاں انوائس کو پی ڈی ایف کے طور پر ایک شخص کو منظور کرنے کے لئے بھیجا جانا چاہیے. اس کے بعد یہ کسی دوسرے شخص کو منظوری کے لئے بھیجی جائے. آخر میں، یہ بیرونی اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ کو الیکٹرانک طور پر بھیجا جانا چاہیے.
معلوم کریں کہ آپ کے گاہک کے لئے عمل کیا ہے اور اس کے مطابق اس کی پیروی کریں.
واضح طور پر اپنی شرائط کی وضاحت کریں
حیرت کی بات، کچھ لوگ ادائیگی کے شرائط کی وضاحت نہیں کرتے ہیں. وہ صرف انوائس پر رسید پر ڈیفالٹ چھوڑ دیتے ہیں. اگر آپ کی ادائیگی کے شرائط رسید پر نہیں ہیں تو، آپ کو ان کے مطابق انوائس پر تبدیل کرنا چاہئے. دوسری صورت میں، لوگ یہ فرض کریں گے کہ آپ نے پہلے سے طے شدہ ترتیب سے ادائیگی کے شرائط کو تبدیل نہیں کیا اور ان کی اپنی ادائیگی کی شرائط قائم نہیں کی.
ادائیگی کی شرائط کی بات کرتے ہوئے، آپ کو کام کرنے سے پہلے ادائیگی کرنے کا ایک طریقہ یہ یقینی بنانے کا ایک طریقہ ہے کہ پیشگی ادائیگی کے لئے رعایت پیش کریں. آپ کے گاہکوں کو تھوڑا سا بچانے کے لئے موقع سے محبت کرے گا، اور آپ حقیقت سے محبت کریں گے کہ آپ کو سختی کے بارے میں فکر کرنے کی فکر نہیں ہے.
واضح طور پر انوائسنگ کی توقع کی وضاحت کریں
آپ کے گاہکوں کو پیشگی طور پر جاننے دو کہ آپ عام طور پر ماہ کے اختتام پر، مہینے کے پہلے، ماہ کے مہینے، ہفتہ وار، دوائی، یا جب ایک منصوبے ختم ہو جائیں. اس طرح، وہ جانتے ہیں کہ جب وہ آپ کی انوائس وصول کرنے کی توقع کر سکتے ہیں اور امید ہے کہ اس کے لئے تلاش میں رہیں.
ادائیگی کرنے کے لئے ایک سے زیادہ سے زیادہ پیش کرتے ہیں
صرف اس وجہ سے کہ آپ کے گاہکوں میں سے 90 فیصد پے پال کا استعمال کرتے ہیں یا آن لائن ادا کرتے ہیں اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ 10 فیصد کا مطلب ہوگا. آپ کے گاہکوں کو کریڈٹ کارڈ یا چیک کی طرف سے ادائیگی کرنے کی اجازت دیتے ہوئے، آپ اپنے زیادہ سے زیادہ گاہکوں کے لئے زیادہ سے زیادہ ادائیگیوں کی رکاوٹوں کو دور کرنے میں کامیاب ہو جائیں گے.
اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ کے گاہکوں کو وہ چاہتے ہیں جس طرح سے وہ ادائیگی کرنا چاہتے ہیں، انوائس پر آپ کے میلنگ ایڈریس شامل کریں اور پے پال کے باہر آن لائن ادا کرنے کے لئے اضافی ادائیگی کے اختیارات کو فعال کریں.
پے پال کے لئے اچھے کریڈٹ کارڈ پروسیسنگ متبادل پٹی، برائنٹری، اور اختیار میں شامل ہیں. تمام تینوں کے مطابق قیمتوں کا تعین 2.9٪ + $ 0.30 فی ٹرانزیکشن ہے. اضافی فیس مندرجہ ذیل شامل ہیں.
- برائنٹری ٹرانزیکشن کی فیس چارج نہیں کرتا جس میں ان کے ذریعے عملدرآمد پہلے 50 کلو. وہ بین الاقوامی کرنسی ٹرانزیکشن کے لئے اضافی 1٪ چارج کرتے ہیں.
- برائنٹری اور سٹیپ نے $ 15 چارج بیک فیس چارج کی ہے.
- بین الاقوامی کرنسی کے ٹرانزیکشن کے لئے پٹی کا چارج اضافی 2٪.
- اختیار شدہ $ 49 سیٹ اپ فیس، $ 25 ماہانہ گیٹ وے کی فیس، بین الاقوامی لین دین کے لئے 1.5 فیصد تشخیص فیس، اور $ 25 چارج بیک فیس.
تو آپ کس طرح کا انتخاب کرتے ہیں؟ یہاں آپ کے کاروبار کے بارے میں پوچھنے کے لئے کچھ سوالات ہیں.
- کیا آپ کو فون کے ذریعہ یا آپ کے موبائل آلات پر فرد میں ادائیگی قبول کرنا ہے؟
- کیا آپ صرف معیاری کریڈٹ کارڈ کی ادائیگی (ویزا، ماسٹر کارڈ، ڈرائیو، AMEX، وغیرہ) کو قبول کرنا چاہتے ہیں یا کیا آپ ایپل پے، بکٹکائن، یا وینمو جیسے نئے ادائیگی کے طریقوں کو بھی قبول کرنا چاہتے ہیں؟
- کیا آپ کو رکنیت بلنگ کی ضرورت ہے؟ ادائیگی کے اختیارات کو تقسیم کرنا؟
- کیا آپ کے پاس دنیا بھر میں صارفین ہیں اور ان ممالک میں جو پے پال کا استعمال نہیں کرسکتے ہیں؟
ایک بار جب آپ ان سوالات کا جواب دیتے ہیں، تو آپ کو ادائیگی کے پروسیسر کی خصوصیات کو اپ ڈیٹ کرنے کے قابل ہونا چاہئے کہ آپ کی ضروریات کے مطابق آپ کے کاروبار کے لئے کون سا حق ہے.
اس کے علاوہ، نوٹ کریں کہ اگر آپ کے گاہک ہیں جو پے پال کے ذریعے ادائیگی نہیں کرتے ہیں کیونکہ وہ پے پال کے خلاف کچھ ہیں، تو وہ برائنٹری کو پسند نہیں کرسکتے ہیں کیونکہ پے پال کی طرف سے برائنٹری کو حاصل کیا گیا ہے.
تصدیق کریں کہ آپ نے انوائس بھیجی ہے
آپ جانتے ہیں کہ آپ اپنے انوائسنگ سافٹ ویئر پر منحصر ہوسکتے ہیں. لہذا آپ لازمی طور پر ایسا نہیں کر رہے ہیں کیونکہ آپ اپنے سافٹ ویئر پر یقین نہیں کرتے ہیں، لیکن اس سے پہلے اس یاد دہانی کے لے جانے کے لۓ، آپ نے اپنے انوائس کو بھیجا ہے.
آپ کو پہلی بار کسٹمر کے پاس انوائس بھیجنے کے بعد، اس شخص کو ای میل کریں جو انوائس اور کسی کو وصول کرنے والا ہے جو اس پر کاپی کرنے کی ضرورت ہے جسے آپ نے اپنے انوائس میں بھیجا ہے. یہ ایک آرام دہ اور پرسکون ذکر کے طور پر شامل کیا جا سکتا ہے جو آپ کے منصوبے کی تازہ کاری کے ساتھ جاتا ہے.
آپ عام طور پر صرف اس وقت پہلی بار گاہکوں یا گاہکوں کے ساتھ ایسا کرنے کی ضرورت ہے جو ادائیگی کے ساتھ باقاعدگی سے دیر سے ہو. پہلی بار گاہکوں کے ساتھ، یہ آپ کو اس بات کا یقین کرنے کی اجازت دیتا ہے کہ انوائسنگ تفصیلات درست ہیں.
نرم یاد دہانیوں کو بھیجیں
ہر ایک وقت 100٪ ادا نہیں کرے گا. کچھ لوگ قانونی طور پر بہت مصروف ہوں گے کہ وہ آپ کے انوائس کے بارے میں غیر جانبدار ہیں. ابتدا میں، آپ کو یہ فرض کرنا ہے کہ غلطی کی طرف سے آپ کی انوائس کو بھول گیا ہے اور اس کے مطابق آپ کے یاد دہانیوں کو فریم کریں.
جب انوائس کا قیام کرتے ہیں تو، انوائس کی یاد دہانی سے متعلق کچھ بہت اچھا طریقہ مندرجہ ذیل شامل ہیں، بشمول خصوصی حالات کے متعلق کچھ الفاظ بھی شامل ہیں.
- میں نے محسوس کیا ہے کہ آپ نے ابھی تک انوائس نہیں دیکھا ہے. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. میں علیحدہ ای میل میں پی ڈی ایف کے ذریعہ ایک کاپی بھی شامل کروں گا. آپ ان دنوں ای میل سپیم فلٹرز کے ساتھ کبھی نہیں جانتے ہیں.
- میں جانتا ہوں کہ آپ نے حال ہی میں نئی پراجیکٹ شروع کرنے سے مصروف ہے. اس صورت میں جب یہ آپ کے ان باکس میں دفن کیا گیا ہے، تو یہ گزشتہ مہینے کے کام کے لئے میرا انوائس ہے.
- مجھے امید ہے کہ آپ نے ایک اچھا سفر کیا تھا! میں جانتا ہوں کہ آپ کو ممکنہ طور پر کرنے کی بہتری ہوئی ہے، لہذا میں یہ کرنا چاہتا ہوں کہ یہ اس فہرست میں سب سے اوپر تھا کیونکہ یہ 30 دن ہے.
- یہ گزشتہ مہینے سے اپنے انوائس کے بارے میں صرف دوستانہ یاد دہانی ہے. وقت پرواز کرتا ہے، لیکن چونکہ یہ 30 دن رہا ہے، میں نے سوچا کہ میں تمہیں جانتا ہوں.
زیادہ تر حصے کے لئے، اس مسئلے کو حل کرنا چاہئے اور آپ کو ایک جواب اور ادائیگی ملنا چاہئے. اگر آپ کسی شخص سے جواب نہیں مل رہے ہیں، تو آپ ہمیشہ کسی اور کو ایک نرم یاد دہانی بھیج سکتے ہیں. اس شخص کو بتائیں کہ آپ نے اپنے انوائس کے بارے میں واپس نہیں سنا ہے اور آپ اس بات کا یقین کرنے کے لئے چاہتے ہیں کہ اسے ان پر بنا دیا جائے.
اگر آپ ذاتی نوع یاد دہانیوں کے لئے نہیں ہے تو یہ ٹھیک ہے. آپ بجائے خود کار طریقے سے یاد دہانیوں کو بھیجنے کا انتخاب کرسکتے ہیں!
نیچے اپنے پاؤں رکھو
اگر مندرجہ ذیل یاد دہانیوں کو ناپسندیدہ ہو جاتا ہے تو، آپ کو تھوڑا سا جارحانہ ہونا پڑے گا. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال رپورٹ نہیں کیا جا سکا. اس سڑک کو لینے سے پہلے کچھ چیزیں غور کرنے کے لئے موجود ہیں.
- کیا آپ چاہتے ہیں کہ یہ کمپنی ایک گاہک کے طور پر رہیں؟ اگر آپ کرتے ہیں تو، سست ادائیگی کے ساتھ ہمدردی ہونے کی وجہ سے آپ کو ان کی مستقبل کی وفاداریاں مل سکتی ہیں.
- کیا آپ بغیر ادائیگی کی ترسیل یا خدمات کو روک سکتے ہیں؟ ایک بار پھر، یہ انتخاب اس بات کو نیچے آسکتا ہے کہ آیا آپ اس کمپنی کو ایک گاہک بنانا چاہتے ہیں.
ذہن میں ان جوابات کے ساتھ، اس کے مطابق کام کریں. ڈیجیٹل اور میل دونوں کے ذریعہ اپنے انوائس کو دوبارہ شروع کرکے شروع کریں. اپنے کسٹمر کو کال کریں اور انہیں بتائیں کہ آپ سمجھتے ہیں کہ چیزوں کو مشکل ہوسکتا ہے، لیکن آپ نے خدمات پر متفقہ طور پر مکمل کیا ہے یا مصنوعات ڈیلیوریبلائٹس کو بھیجا ہے. اس طرح، موجودہ ادائیگی فوری طور پر پیش کی جاتی ہے.
جی ہاں، یہ ناقابل اعتماد ہوسکتا ہے. لیکن یہ کاروبار بھی ہے. آپ ممکنہ طور پر صرف وینڈر نہیں ہیں کہ آپ کے کسٹمر کو دیر سے ادائیگی کرنے کی ادائیگی ہو گی، لہذا آپ مسئلے کو نافذ کرنے والے واحد ہی نہیں ہوں گے. لیکن اگر آپ صرف ان ہی پر دباؤ ڈالتے ہیں، تو آپ کو سب سے پہلے ادائیگی ملے گی. یا کم سے کم ضروری افادیت، کرایہ، اور دیگر بلوں کے بعد پہلے ادا کیا جاتا ہے.
اس مسئلے کا سامنا کرنا آپ اور آپ کے گاہکوں کو مایوس کن ہوسکتا ہے، لیکن یہ ادا کرنے میں اہم ہوسکتی ہے. کچھ چھوٹا کاروباری مالکان نے ایک بل کی وجہ سے دو سال بعد دیر سے ادائیگی کی ہے. دیر سے کبھی بھی اچھا نہیں ہے، یہ کبھی بھی بہتر نہیں ہے.
شیٹ اسٹاک کے ذریعہ انوائس کی تصویر
مزید میں: مقبول مضامین 9 تبصرے ▼
