چھوٹے کاروباری مالکان کے لئے، سوشل میڈیا کی پالیسی بنانا آپ کے ملازمین کے ساتھ بات چیت کرنے، اپنے مارکیٹنگ کے پیغامات کو واضح کرنے اور اپنی ساکھ آن لائن کی حفاظت کی مدد کرنے کا ایک مؤثر طریقہ ہے. آئیے سوشل میڈیا کی پالیسی کو کس طرح بنانا چاہتے ہیں.
سوشل میڈیا پالیسی کیا ہے؟
یہاں ایک تعریف ہے:
"سوشل میڈیا کی پالیسی ایک ہدایات ہے جو بیان کرتی ہے کہ کس طرح ملازمین آن لائن صارفین کے ساتھ بات چیت کرنا چاہتے ہیں."
عام طور پر، زیادہ تر پالیسیوں کے لئے ہدایات فراہم کرتی ہیں:
- کارپوریٹ بلاگز
- فیس بک
- ٹویٹر
- لنکڈینٹ
یاد رکھیں، آپ کو ہر سوشل میڈیا سائٹ کے لئے انفرادی پالیسیوں کو بنانے کی ضرورت نہیں ہے. اس کے بجائے آپ ماسٹر پالیسی دستاویز تشکیل دے سکتے ہیں اور ہر مخصوص سائٹ کیلئے مختصر باب تیار کرسکتے ہیں. یہ دستاویز کو منظم کرنے میں آسان بناتا ہے اور تبدیلیوں میں کنٹرول کے تحت رکھتا ہے.
ملازم ہینڈ بک اور سوشل میڈیا پالیسی
ایک زاویہ سے، آپ اپنے سوشل میڈیا کی پالیسی کو اپنے ملازم ہینڈ بک کے سب سے کم نصاب کے طور پر تیار کرسکتے ہیں. اس کا مطلب یہ ہے کہ جب کسی کمپنی میں شامل ہوجائے تو، آن لائن بات چیت کرنے کے لئے ہدایات ہینڈ بک میں اس باب کے تحت شامل ہیں.
یا، آپ ایک مستحکم دستاویز تشکیل دے سکتے ہیں اور ملازم ہینڈ بک کا حوالہ دیتے ہیں جہاں ضروری ہو. یہ الفاظ کی گنتی کو کم کر دیتا ہے، مثال کے طور پر، آپ اس دستاویز میں قانونی معلومات اور ایچ آر کی پالیسیوں کا حوالہ دیتے ہیں.
شروع ہوا چاہتا ہے
بہت سے چیزوں کی طرح، سب سے پہلے قدم سوشل میڈیا پالیسی کی ترقی کا سب سے بڑا حصہ ہے. تو تم کہاں شروع ہو ایک نقطہ نظر آپ کے سیکٹر میں کمپنیوں کو دیکھنے کے لئے ہے، ان کی پالیسیوں کی جانچ پڑتال (بہت سے عوام ہیں)، اور آپ کے دستاویزات کے لئے عمارت کے بلاکس کے طور پر ان کا استعمال.
جب آپ پالیسیوں کی جانچ کر رہے ہیں، تو ذیل میں غور کریں:
- سر کیا پالیسی کی رسمی ہے یا یہ زیادہ آرام دہ اور پرسکون بات چیت کی طرز کا استعمال کرتا ہے؟ آپ کو کونسا کام اچھا لگتا ہے؟ کچھ دستاویزات جیسے 'استعمال کنندہ …' جیسے جملے استعمال کرتے ہیں جو تھوڑی سخت آواز لگاتے ہیں. ایک سر کو پیشہ ورانہ، مددگار اور احترام اختیار کرنے کی کوشش کریں.
- لمبائی کچھ پالیسییں بہت مختصر ہیں، جبکہ دیگر گھنے ہیں اور قانونی دستاویزات کی طرح پڑھتے ہیں. دوبارہ دیکھیں، دیکھیں جو آپ کے لئے بہتر کام کرتا ہے. کوئی صحیح یا غلط نہیں ہے.
- معلومات کی سطح کچھ پالیسییں عام ہدایات فراہم کرتی ہیں جبکہ دوسروں کو مزید دانیر معلومات فراہم کرتی ہیں، مثال کے طور پر، کمپنی بلاگ پر ایک منفی تبصرہ کا جواب کس طرح بتاتا ہے.
- دائرہ کار کیا پالیسیوں کو انفرادی بنیاد پر سوشل میڈیا نیٹ ورکس کا احاطہ کرتا ہے یا کیا وہ وسیع پیمانے پر نقطہ نظر رکھتے ہیں؟ آپ کی کمپنی کے لئے کونسی نقطہ نظر بہترین کام کرے گی؟ کونسا انتظام کرنا آسان ہوگا؟
- استعمال کیا آپ اپنے عملے کو ان دستاویزات کا استعمال کر سکتے ہیں؟ اگر نہیں، کیوں؟ مثال کے طور پر دیکھو کہ آپ پڑھتے ہیں اور آپ محسوس کرتے ہیں کہ آپ کی ٹیم کے لئے اچھی طرح سے کام کریں گے.
ایک ڈرافٹ دستاویز تشکیل
اگر سوشل میڈیا کی پالیسی لکھنے کا خیال آپ کو خوف سے بھرتا ہے، تو دل لے لو. یہ مشکل نہیں ہے اور میں تمہیں دکھاتا ہوں کیوں. اسی طرح روم ایک دن میں تعمیر نہیں کیا گیا تھا، آپ کی پالیسی دستاویزات کو تھوڑی دیر لگے گی … لیکن آپ وہاں جائیں گے. چال اسے منظم انتظام کے کاموں میں ڈالنے کے لئے ہے - مثال کے طور پر فی ہفتہ ایک پالیسی.
مثال کے طور پر، ہم آپ کے فیس بک کے صفحے کے لئے ایک پالیسی کے ساتھ شروع کرتے ہیں:
- مقصد - ایک جملہ میں اس پالیسی کا مقصد بیان کریں. اسے توجہ مرکوز رکھو اور کسی بھی مساوات کو ہٹا دیں. مثبت ٹون میں لکھیں.
- مقاصد اس بات کا جائزہ لیں کہ یہ پالیسی کس طرح متفق ہوسکتی ہے (مثلا آپ کے ملازمین اور فیس بک کے پرستار).
- پالیسی - ایک مختصر پالیسی لکھیں جو آپ کی توقعات، پوزیشن اور کارروائیوں کی وضاحت کرتی ہے، اگر آپ ان ہدایات کی خلاف ورزی کرتے ہیں تو آپ لے سکتے ہیں.
- رابطے - قارئین کو واضح کرنے کی ضرورت ہوتی ہے تو - رابطے کی معلومات شامل کریں.
مدد یا ہنر؟
بہت سے لوگ کیوں محسوس کرتے ہیں کہ سوشل میڈیا کی پالیسیوں میں ایک بری چیز ہے؟ اہم وجہ پالیسیاں کام نہیں کرتے ہیں (یا بد نام کی حیثیت سے) یہ ہے کہ وہ ملازمتوں کو اپنے کام کرنے کے لۓ زیادہ مشکل بنائے. شاید یہ مکمل طور پر سچ نہیں ہے، لیکن بہت سے ملازمین کے لئے، یہ پالیسییں محسوس کرو ایک مداخلت کی طرح اور پیروی کرنے کے لئے ایک اور قاعدہ. آپ اس کے ارد گرد کیسے حاصل کر سکتے ہیں؟
مجھے لگتا ہے کہ یہ لفظ ہے پالیسی وہ لوگ اگر یہ معاملہ ہے تو، دستاویز کے سر کو منتقل کریں اور انہیں ہدایات، ہدایات اور مثال کے طور پر ملاحظہ کریں جب آپ آن لائن بات چیت کرتے وقت اپنے ملازمین کو مزید اعتماد دینے کے لۓ. اس کے بعد، آپ نے پالیسیوں کو بنانے کے بعد، غیر رسمی ورکشاپ رکھی اور دستاویز متعارف کرایا. یاد رکھو، زیادہ تر ملازمین کو اچھی طرح سے اپنی ملازمت کرنا چاہتے ہیں. لیکن جب کبھی وہ اپنا روزانہ کام انجام دیتے ہیں تو انہیں تبدیل کرنا پڑتا ہے. ورکشاپ کو ان کی پریشانی کو کم کرنا چاہئے اور انہیں ان کی سمت دینا چاہئے.
جب آپ سیشن شروع کرتے ہیں تو، مندرجہ ذیل اشیاء کے ذریعہ کام کریں:
- مفروضے - کسی بھی مفہوم یا غلط فہمی کو ہٹا دیں جو ان پالیسیوں کے بارے میں ہوسکتے ہیں.
- مثال - ان نمونوں کی پالیسیوں کے ذریعے چلیں تاکہ وہ سمجھیں کہ پالیسی ان کی کردار پر کیسے لاگو ہوتا ہے.
- مناظر - اس موقع پر عملی نظریات پر غور کر کے سیشن کو رکھیں جہاں پالیسیوں کو ان کی مدد ملے گی.
ورکشاپ کا منظر حصہ بہت اہم ہے. حقیقی دنیا کی مثالیں دکھائیں جہاں سماجی میڈیا مسائل پیدا کرسکتے ہیں، جیسے:
- حادثہ حادثے سے اسٹاف کو خفیہ معلومات کا اشتراک
- منفی تبصروں کا جواب دینے اور شعلہ جنگیں حاصل کرنے کے لۓ
- حریفوں کی ویب سائٹس پر تبصرہ چھوڑنا
پھر دکھائیں کہ کس طرح ان مسائل کو مؤثر طریقے سے منظم کریں. آپ کے ملازمین دستاویزات کی قدر دیکھیں گے اور انہیں استعمال کرنے کے لئے زیادہ مکلف ہو جائیں گے.
شائع کریں
ایک بار جب آپ نے پالیسی دستاویزات کو حتمی شکل دی ہے تو، تمام ملازمین کو پی ڈی ایف بھیجیں. انہیں احتیاط سے پڑھ کر ان سے پوچھیں اور جواب دیں کہ اگر انہوں نے کسی فرق، غلطیوں یا ٹائپس کو محسوس کیا ہے. پھر اپنی ویب سائٹ، بلاگ اور دیگر سوشل میڈیا چینلز پر پالیسی کو پوسٹ کریں. ایک تاریخ، ورژن نمبر اور دستاویز کے مالک کو شامل کرنے کے لئے یاد رکھیں تاکہ آپ دستاویز کی تبدیلیوں کو ٹریک کرسکیں.
مانیٹر
ترقی پذیری پالیسیوں کی ادائیگی کا عمل ہے. ہر چھ ماہ، دستاویزات کا جائزہ لیں اور جہاں ضروری ہو اسے اپ ڈیٹ کریں. مثال کے طور پر، اگر آپ نے ایک موبائل سائٹ شروع کیا ہے تو، آپ دستاویز میں اس کے لئے پالیسیوں کو شامل کرنا چاہتے ہیں. مزید اہم بات یہ ہے کہ آپ کی رائے سے آپ کو اپنی ٹیم سے مل کر دیکھو اور یہ کس طرح ٹیکسٹ کو بہتر بنانے کے لئے استعمال کیا جا سکتا ہے.
نتیجہ
آپ کی پہلی سوشل میڈیا کی پالیسی لکھنا آپ کو سوچنا آسان ہے. یہ ایک چھوٹی سی منصوبے کے طور پر دیکھیں کہ آپ اگلے چار ہفتوں سے نمٹنے کے لئے جا رہے ہیں. اچھی تحریری مہارت اور سوشل میڈیا کے علم کے ساتھ ایک ٹیم بنائیں، پھر ایک آخری وقت کی طرف کام کریں.
اگر آپ نے سوشل میڈیا پالیسیوں کو پہلے سے ہی لکھا ہے تو، آپ کے لئے عمل کا سب سے بڑا حصہ کیا ہے؟ ایک بار آپ نے پالیسیاں بنائی ہیں، آپ ان کو کیسے لاگو کرتے ہیں؟
ڈرک آرکین / شٹسٹر اسٹاک سے تصویر
14 تبصرے ▼
