میں اپنے آخری کالم میں نئے ایمیزون جلانے ای بک ریڈر کے بارے میں لکھا اور کہا:
$config[code] not found"ہم سب پریشانی سے 'پیپرٹنڈ آفس' کے امتحانات کے انتظار میں انتظار کر رہے ہیں، لیکن یہ وعدہ ایسا لگتا ہے کہ اس سے کہیں زیادہ برتن ہے."
لیکن شاید کاغذی دفتر آف نظر ہے. جی ہاں، میں نے ان لوگوں کو سنا ہے جو یہ کہنا جاری رکھنا چاہتے ہیں کہ اخبارات کا دفتر اب بھی ایک خواب ہے. لیکن مجھے لگتا ہے کہ یہاں کلیدی مقصد ہے کہ مقصد کے لۓ، اور کام کیجئے، اپنے آپ کو کاغذ کے حوالے کرنے میں ترقی، حتمی مقصد حاصل کرنے میں کامل نہیں ہے. صحیح ڈیٹا مینجمنٹ سسٹم نئی معلومات اور ٹیکنالوجی کی رفتار کے ساتھ کاغذ کی عملیی کو یکجا کر سکتا ہے.
تاجروں اور چھوٹے کاروباری مالکانوں کے طور پر، ہم استعمال کرتے ہیں کہ کاغذ کی رقم کو ختم کرنا چاہتے ہیں کیونکہ اس سے پیدا کرنے، منظم کرنے اور دوبارہ دوبارہ کرنے کے لئے اس سے زیادہ وقت (اور پیسہ) کی ضرورت ہوتی ہے. ایسا کرنا آپ کی کمپنی کو بہت پیسہ بچا سکتا ہے، اور آپ کو بھی زیادہ پیسہ کمانے میں مدد ملے گی.
معلومات کی موجودہ تبلیغ کے ساتھ، ہمیں آج کی دنیا کی رفتار پر خود کو اور دوسروں کو معلومات دستیاب کرنے کی ضرورت ہے.
اپنے کاروبار پر دستخط کئے جانے والے کاغذ اور فائلوں پر نظر ڈالیں.
اگر آپ مجھے پسند کرتے ہیں تو، مجھے اتنا محاصرہ ہوگا کہ یہ مشورہ دیں کہ آپ جو کچھ ملے وہ آپ کو خوش نہیں کرے گا.
آپ دنیا میں سب سے منظم منظم دفتر ہوسکتے ہیں، لیکن اس وقت تک جب آپ آر ایس اینڈ ڈی اور مارکیٹنگ پر خرچ کیے جاسکتے ہیں تو یہ آپ کے ریکارڈ رکھنے کے نظام کو منظم کرنے اور تنظیم کے طریقہ کار کو برقرار رکھنے کے لۓ حقیقی ڈالروں پر لاگو کرتی ہے.
کیا آپ فائلوں کو 'ڈائل' کے نظام کو صاف کرتے ہیں، چیزوں کو صاف ھالوں میں رکھتے ہیں تاکہ آپ جانتے ہو کہ سب کچھ کہاں ہے؟ اس وجہ سے جسمانی معتبرات کے بارے میں سوچو اور اس جرم کے ساتھ جو آپ محسوس کرتے ہو کیونکہ آپ ہمیشہ ان ڈائل کے ذریعے جانے کی ضرورت محسوس کرتے ہیں - اس بات کا یقین کرنے کے لئے، کم از کم، آپ نے کچھ نہیں بھولیا.
اگر کاغذ فائلیں آپ کے دفتر کو دفن کر رہے ہیں تو، "کاغذات والی جا رہی" کا ایک اچھا اختیار ہوسکتا ہے. لیکن، بالکل، آپ کے کاروبار کے لئے کاغذات کا مطلب کیا جا رہا ہے؟ اس میں ایسا کرنے کا فیصلہ کرنا بھی شامل ہے اور واپس نہیں ہوتا. اس کا مطلب یہ ہے کہ ان تمام فائلوں کو کمپیوٹر میں اسکین کیا گیا ہے، اور تربیتی عملے کو ڈیجیٹل فائلوں کو استعمال کرنے کے لئے.
اب ان کاغذات جو کسی دوسرے سے یا آپ کے کاروبار سے کسی کلائنٹ یا نقطہ نظر کے کلائنٹ تک بھیجنے کے لئے استعمال ہوتے ہیں انہیں دیکھا جا سکتا ہے جہاں کہیں بھی انہیں ضرورت ہو گی. آپ کی کمپنی اکیلے پیداوری اور کارکردگی میں کئی گھنٹے اور لامتناہی ڈالر بچا سکتی ہے.
حقیقت یہ ہے کہ آپ کا دفتر ہمیشہ کاغذ استعمال کرے گا. اصطلاحات 'کاغذ کے بغیر' ایک معیاری تک پہنچنے کے لئے بہت زیادہ ہے. کچھ لوگ انہیں پڑھنے کے لئے چیزوں کو پرنٹ کرنے کی ضرورت ہے. آپ چیزوں کو اپنے ساتھ لے کر پرنٹ کریں گے اور دوسرے لوگوں کو دکھائیں گے. ہر پیشکش پاورپوائنٹ کے مطابق نہیں کیا جا سکتا. آپ ان پرنٹروں سے چھٹکارا نہیں لیں گے.
لیکن آپ فائلوں کی کابینہ، یا کم سے کم ان میں سے کچھ سے چھٹکارا حاصل کرینگے، جیسا کہ آپ فائلوں کو آپ کے کمپیوٹر میں اسکین کرتے ہیں اور کمپیوٹر پر نئی فائلیں تشکیل دیتے ہیں اور ان فائلوں کو مسلسل منظم کرنے کی ضرورت ہے.
کاغذlessless جانے پر غور کرنے کے لئے یہاں 4 چیزیں ہیں:
1. فائلوں کو سکیننگ کرتے وقت، ایک وقف شدہ دستاویز سکینر ضروری ہے.
2. فائلوں کو بچانے کے بعد، سب سے بہتر اور سب سے زیادہ عالمی طور پر قبول شدہ طریقہ پی ڈی ایف فارمیٹ میں ہے، یا پورٹیبل دستاویز کی شکل. یہ ایک مستحکم شکل ہے جو فائل دیکھتا ہے جیسا کہ یہ کاغذ دیکھ رہا تھا. یہ آن لائن پڑھ یا پرنٹ کیا جاسکتا ہے، تھوڑا سا جگہ لیتا ہے، اور ایڈوب سے دستیاب سافٹ ویئر کے ساتھ تخلیق کرنا آسان ہے.
3. اگر آپ اپنی فائلوں کو ہجرت کر رہے ہیں تو، آپ کو اپنی نئی "فائل کی کابینہ،" اور ایک اچھا ڈیٹا بیک اپ سسٹم رکھنے کے لئے وقف ایک مشکل ڈرائیو کی ضرورت ہو گی. تکنیکی ماہرین کو دو پورٹیبل ہارڈ ڈرائیوز رکھنے کی تجویز ہے. آپ ہر ہفتے ایک دوسرے کو واپس لوٹتے ہیں، اور بیک اپ لے کر آفسائٹ مقام جیسے بینک ڈومین باکس میں لے جائیں.
4. اگر آپ کے کمپیوٹر کو مقامی علاقائی نیٹ ورک (LAN) میں نہیں ہے تو، انہیں ہک جانا ہوگا تاکہ ہر کوئی فائلوں تک رسائی حاصل کرسکیں. ایک وائرلیس نیٹ ورک قائم کرنے کے بارے میں $ 25-50 فی کمپیوٹر، اور چار کمپیوٹروں کے لئے "ہب" یا مرکزی روٹر کے لئے $ 75-100 ڈالر کی لاگت.
زیادہ سے زیادہ لوگ ڈیجیٹل فائلوں کو دیکھنے اور انہیں برقرار رکھنے میں کوئی پریشانی نہیں رکھتے ہیں. آپ اور آپ کے ملازمین کو کس طرح مشکلات ہوسکتی ہے، وہ نیا ریکارڈ رکھنے اور معلومات کے انتظام کے نظام میں استعمال ہونے والا ہے. بورڈ پر سب کو حاصل کریں فائل پروٹوکول کے لحاظ سے. ڈائرکٹریوں کو لیبل کیا ہونا چاہئے؟ فائلوں کو کیسے نامزد کیا جانا چاہئے؟ یہ لازمی ہے کہ سب ایک ہی معیار کا استعمال کریں. فیصلہ کریں کہ وہ کیا کریں گے اور ہر ایک کے لئے کاپی پرنٹ کریں. ایک نیٹ ورک کمپنی کے نیٹ ورک پر دستیاب کریں.
کاغذات لے جانے کے لۓ انتخاب کا معاملہ ہے: یہ ایک شعور طرز زندگی اور کام کے انداز کا فیصلہ ہے. یہ ایک ایسا ہے، جب مکمل طور پر ارتکاب کیا جائے تو، آپ کی پیداواری، کارکردگی، اور مؤثریت کو بڑھا سکتے ہیں، اور ضائع ہونے والی مقدار کو کم کر سکتے ہیں تاکہ ہم میں سے ہر ایک پیدا ہوجائے.
کیا آپ نے کاغذ پر جانے کا فیصلہ کیا ہے؟
* * * * *
