ای میل اہم ہو سکتا ہے، لیکن اگر آپ صحیح طریقے سے بات چیت نہیں کرتے ہیں، تو آپ اصل میں آپ کے کاروبار کو نقصان پہنچا سکتے ہیں.
کچھ کاروباری ای میل موجود ہیں آپ کے ای میل مواصلات ٹھوس ہے اس بات کو یقینی بنانے کے لئے قوانین اور رہنما اصولوں کی پیروی کریں. یہاں 50 تجاویز ہیں.
بزنس ای میل آداب تجاویز
پیشہ ورانہ ای میل ایڈریس کریں
آپ کو ای میل شروع کرنے سے پہلے، آپ کو اس بات کا یقین کرنے کی ضرورت ہے کہ آپ کا اصل ای میل پتہ مناسب ہے. مثالی طور پر، آپ کے پاس ایک سرکاری ای میل ایڈریس ہے جو آپ کی کمپنی کے URL کے ساتھ ختم ہو جاتی ہے. لیکن اگر آپ ذاتی جی میل اکاؤنٹ استعمال کرتے ہیں یا اسی طرح کچھ کرتے ہیں تو، صرف اس بات کا یقین کر لیں کہ پیارا یا مضحکہ خیز ہونے کی بجائے آپ کو آپ کے نام یا ابتداء کے ساتھ آسان رکھا جائے.
$config[code] not foundبراہ راست مضمون لائن شامل کریں
ہر ای میل میں، آپ کو ایک موضوع کی لائن شامل کرنا چاہئے جو درست ای میل کے مواد کو درست طریقے سے ظاہر کرتا ہے. صرف چند الفاظ کا خلاصہ وصول کنندہ کو آپ کے پیغام کو پڑھنے سے قبل اس سے پہلے کہ وہ کیا امید کرنے کا ایک خیال پیش کرے.
صرف ضروری ہے جب 'جواب دیں تمام' کا استعمال کریں
جب آپ ای میلز حاصل کرتے ہیں جس میں آپ کی تنظیم میں یا ہر چند افراد بھی شامل ہیں، آپ کو آپ کے جواب میں ہر کسی کو شامل کرنے کے لئے آزمائش کی جا سکتی ہے. لیکن اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال رپورٹ نہیں کیا جا سکا. ایک یا زیادہ ایرر آ گئے ہیں. براہ مہربانی ایرر پیغام سے نشان زدہ فیلڈز کو ٹھیک کریں. لہذا دیکھ بھال کا استعمال کریں اور صرف اس وقت جواب دیں جب یہ بالکل ضروری ہے.
ثبوت
آپ اس وقت ایک عظیم ای میل پیغام کو تیار کرنے کے لئے وقت نہیں لانا چاہتے ہیں کہ وہ اس کے ہجے اور گرامر کی غلطیوں کے ساتھ لٹکاو. تو کسی بھی ممکنہ غلطیوں کو پکڑ کر اس سے پہلے کہ کسی بھی ممکنہ غلطیوں کو پکڑ سکتے ہیں ثبوت دینے اور چیک کرنے کی جانچ پڑتال کرنے کے لئے ایک منٹ لگیں.
ٹون کے لئے دوبارہ پڑھائیں
لیکن آپ کو اصل میں آپ کے پیغام کے ذریعہ ذہن سے پڑھنا چاہئے کہ کس طرح آپ کے وصول کنندہ اسے پڑھ لیں گے. کبھی کبھی، ٹون ای میل میں کھو سکتا ہے. تو صرف اس بات کو یقینی بنانا کہ یہ آپ کو کس طرح کا ارادہ رکھتا ہے.
اپنے دانشوروں کو سمجھو
اور یقینا، آپ کو ہر پیغام میں براہ مہربانی اور آپ کا شکریہ ادا کرنا جیسے نیکیٹس شامل ہوں.
گاہکوں / سپروائرز کے لئے مزید رسمی رکھیں
یہ ای میل کے وقت آتا ہے جب فریق کی مختلف سطحیں موجود ہیں. لہذا اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اپنے آرام سے ہر شخص کے ساتھ اپنے تعلقات پر غور کریں. "آپ کے دوست" آپ کے دوستوں کے لئے مناسب سلامتی ہوسکتی ہے. لیکن جب گاہکوں سے نمٹنے کے لۓ، آپ شاید اسے تھوڑی زیادہ پیشہ ور رکھنا چاہتے ہیں.
نئے رابطوں کے لئے تقاضا کا استعمال کریں
اسی طرح، پہلی بار لوگوں کے ساتھ ای میل کرنے والے لوگوں کے ساتھ آپ کو بہت اچھی رسمی رکھنے کے لئے یہ ایک اچھا خیال ہے، جب تک آپ اسے تبدیل کرنے کے لئے کافی اچھی طرح جانیں.
قابل قبول سلامتی کا استعمال کریں
مزید خاص طور پر، آپ کو ہر شخص کے لئے مبارک باد پر غور کرنا ہوگا. عام طور پر، آپ کو "ارے …" رکھنے کے لئے لوگوں کو آپ کو اچھی طرح سے اچھی طرح معلوم ہے. "ہیلو" اور مکمل نام کلائنٹس یا پہلی بار کے رابطوں کے لئے زیادہ موزوں ہیں.
پوائنٹ پر رہو
آپ کے ای میل کے اصل جسم میں، آپ اسے کم از کم رکھنا چاہتے ہیں. وصول کرنے والے کو ناول پڑھنا نہ صرف اس بات کا پتہ لگانے کے لئے کہ آپ کا بنیادی نقطہ کیا ہے.
$config[code] not foundطویل پیغامات کو توڑ دو
اگر آپ کے پاس ایک سے زیادہ پوائنٹس حاصل ہیں تو، مختلف پیراگراف یا اس سے بھی زیادہ تعداد کے ساتھ متن کو توڑنا آسان بنانے کے لئے.
اپنے کال سے ایکشن کو صاف کریں
آپ کو یہ بھی خیال رکھنا چاہئے کہ آپ وصول کنندہ اپنے پیغام سے کیا کرنا چاہتے ہیں. اگر آپ معلومات کے مخصوص ٹکڑے کے ساتھ جواب دینے کے لئے ان کی تلاش کر رہے ہیں، تو انہیں بتائیں کہ آپ کا ای میل کے آخر میں.
معالج اور جرگون کے ساتھ دیکھ بھال کا استعمال کریں
اگر آپ نے اپنے ای میلز میں کسی قسم کی اکاؤنٹس یا انڈسٹری مخصوص جج شامل کی ہیں، تو وصول کنندہ کے علم پر غور کریں. اگر آپ مختلف صنعتوں میں گاہکوں کے ساتھ کام کر رہے ہیں، مثال کے طور پر، آپ کو اپنے شریک کارکنوں کے مقابلے میں تھوڑی زیادہ معلومات شامل کرنا چاہتے ہیں.
آپ کے اختتام پر غور کریں
اس کے بعد ہر ای میلز کے اختتام پر، آپ کو ایک مناسب اختتامی بیان لینے کے لئے چاہتے ہیں. کاروباری ای میلز کیلئے "شکریہ،" یا "بہترین" جیسے کچھ استعمال کریں.
دستخط بلاک شامل کریں
آپ ایک دستخط بلاک بھی شامل ہوسکتے ہیں جس میں آپ کے ای میلز کے نیچے کچھ معلومات شامل ہیں. اپنے نام اور کچھ رابطے کی معلومات شامل کریں.
کسی بھی منسلکات کا نوٹ بنائیں
اگر آپ کسی بھی ای میل پر کسی بھی دستاویز کو منسلک کر رہے ہیں، تو وصول کنندہ کو معلوم ہے کہ یہ کیا ہے تاکہ انہیں تلاش کرنے کے لئے اسے کھولنے کی ضرورت نہیں ہے.
منسلک کرنے کے لئے مت بھولنا
لوگوں کے لئے یہ عام طور پر بھی عام ہے کہ وہ کچھ منسلک ہوجائیں اور پھر اصل میں ایسا کرنا بھولیں. تو بھیجنے سے پہلے ڈبل چیک کریں.
فائل کا سائز چیک کریں
لیکن بڑے فائلوں کو منسلک کرتے وقت دیکھ بھال کا استعمال کریں. جب ضروری ہو تو صرف ایسا کرو. یا آپ تصاویر کو دوبارہ سائز کی کوشش کریں یا چھوٹے ٹکڑے ٹکڑے کو فائل کو توڑ سکتے ہیں تاکہ اسے زیادہ انتظام کرنے کے لۓ.
زپ بڑی فائلیں
جب آپ کو بڑے فائلوں کو منسلک کرنا ہوگا، تو اسے اپنے وصول کنندہ پر آسان بنانے کیلئے.zip فائل میں ڈالیں.
پہلے ان منسلکات کے بارے میں پوچھیں
اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال رپورٹ نہیں کیا جا سکا. ایک یا زیادہ ایرر آ گئے ہیں. براہ مہربانی ایرر پیغام سے نشان زدہ فیلڈز کو ٹھیک کریں. اور پھر پتہ چلا کہ جب آپ ایسی فائل بھیجنے کا بہترین وقت ہو گا.
فائل کی اقسام کے بارے میں پوچھیں
اس کے علاوہ، چیک کریں اور دیکھیں کہ آپ کے وصول کنندگان کو کونسی پروگرام تک رسائی حاصل ہے تاکہ آپ اس بات کا یقین کرسکتے ہیں کہ آپ بھیجنے والے منسلکات کو کھولنے کے قابل ہو جائیں گے.
پی ڈی ایف کو جب ممکن ہو
لیکن کسی بھی قسم کے آلہ پر دیکھنے کے لئے پی ڈی ایف فائلیں آسان ہیں. لہذا اگر ممکن ہو تو، فائلوں کے بدلے پی ڈی ایفز بھیجیں جو مخصوص پروگرام کی ضرورت ہوتی ہے.
آپ کو پتہ نہیں ہے ان لوگوں سے منسلک منسلک مت کرو
اس مساوات کی دوسری طرف، جب آپ ایک ای میل میں منسلک ہوتے ہیں تو آپ توقع نہیں کر رہے تھے، اسے کھولنے کے بارے میں محتاط رہیں. اگر آپ کسی چیز کے بارے میں یقین نہیں رکھتے تو، اصل میں اسے کھولنے سے قبل مرسل سے متعلق منسلک سے پوچھیں.
رازداری کی معلومات کا اشتراک نہ کریں
چونکہ ای میلز آگے بڑھانے اور اشتراک کرنے یا غلط طور پر غلط شخص کو بھیجنے کے لئے بہت آسان ہیں، اس سے کسی بھی حساس یا خفیہ معلومات کا اشتراک کرنے کیلئے صحیح شکل نہیں ہے.
مزاح کے ساتھ احتیاط کا استعمال کریں
آپ کو شاید آپ کے ای میلز میں تھوڑا مزہ یا مزاحیہ شامل کرنے کے لئے آزمائش کی جا سکتی ہے. لیکن چونکہ یہ ای میلز میں سر کا فیصلہ کرنا مشکل ہوسکتا ہے، اس بات کو یقینی بنانا کہ یہ بہت واضح ہے یا مذاق رکھنے والوں کے ساتھ رہیں.
خاموش فانٹ سے دور رہو
ای میل آپ کے ڈیزائن ڈیزائن عناصر کے ساتھ تخلیق کرنے کے لئے صحیح جگہ نہیں ہے. کلاسک اور فون کرنے کے لئے آسان آسان فونٹ کے ساتھ چسپاں.
سیاہ اور سفید کے ساتھ رہو
اسی طرح، منفرد فونٹ رنگ اور پس منظر پیٹرن سے دور رہیں. کلاسیکی سیاہ اور سفید پڑھنے کے لئے سب سے آسان ہے.
طول و عرض پوائنٹس کا استعمال محدود کریں
افتتاحی پوائنٹس آپ کو حوصلہ افزائی یا زور کے احساس کو پہنچانے میں مدد مل سکتی ہے. لیکن انہیں زیادہ سے زیادہ استعمال نہ کریں یا آپ کا پیغام پیشہ ورانہ طور پر نہیں لگے گا.
آل کیپس کے ساتھ احتیاط کا استعمال کریں
تمام ٹوپیاں کچھ زور بھی شامل کرسکتے ہیں. لیکن یہ بھی چل رہا ہے جیسے چل رہا ہے. لہذا جب تک یہ اصل میں ضروری نہیں ہے، اس کے بجائے اطالوی یا اس کے بجائے کسی چیز کا استعمال کریں.
صرف چند لوگوں کے ساتھ اموٹوکینٹس استعمال کریں
جب یہ مسکراہٹ اور جذباتیوں کے ساتھ آتا ہے، تو وہ دوست کے ساتھ بات چیت اور قریبی شریک کارکنوں کو رکھیں جو آپ جانتے ہیں کہ ان کی غلط تشخیص نہیں کریں گے یا انہیں غیر منافعانہ طور پر دیکھتے ہیں.
مختلف ثقافتوں اور زبانوں پر غور کریں
شاید آپ کبھی بھی مختلف ثقافتوں یا پس منظر کے لوگوں سے مل سکتے ہیں. لہذا اس بات پر یقین رکھو کہ جب آپ کے جوابات تیار کئے جائیں تو آپ کسی کو بدبختی یا الجھن نہیں دیتے.
جذباتی پیغامات بھیجنے سے پہلے مرحلہ وار
اگر آپ اپنے آپ کو ایسی صورت حال میں ڈھونڈتے ہیں جہاں آپ کو ناراض یا دوسری صورت میں جذباتی ای میل بھیجنا پڑے تو، اپنے پیغام کو تیار کریں تو اپنے سر کو صاف کرنے کے لئے تھوڑی عرصے سے دور قدم رہیں. اس کے بعد بعد میں پیغام کو دوبارہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے اس بات کو یقینی بنانا کہ یہ اصل میں آپ کیا کہنا چاہتے ہیں.
حادثاتی پیغامات کا جواب دیں
ایسی حالتوں میں جہاں آپ کو ایک ای میل ملتا ہے جو آپ کے لئے نہیں تھا، بھیجنے والے کو جواب دینے کے لئے جلد ہی انہیں بتانا.
پیغامات کے لئے رسید کی توثیق کریں آپ صحیح طریقے سے حاصل نہیں کرسکتے ہیں
اور اگر آپ کو ایک ای میل ملتا ہے جو آپ کے لئے تھا، لیکن ایسی چیز نہیں ہے جو آپ مکمل طور پر صحیح طریقے سے جواب دے سکتے ہیں، صرف بھیجنے والا ہے کہ آپ اسے وصول کریں اور جب آپ اسے حاصل کر سکیں گے.
نئے مضامین کے لئے نیا ای میل سلسلہ شروع کریں
جب آپ کسی ایسے شخص کو ای میل کرتے ہیں جو آپ اکثر سے مطابقت رکھتا ہے، تو یہ مسلسل ایک ہی سلسلہ جاری رکھنے کے لئے پریشان ہوسکتا ہے. لیکن یہ آپ کی بات چیت منظم رکھنے کے لئے یہ مشکل بنا سکتا ہے. لہذا ہر نیا موضوع کیلئے ایک نیا سلسلہ شروع کریں.
صرف فارورڈ پیغام ضروری ہے جب
فارورڈنگ ای میل کے صارفین کیلئے ایک مفید خصوصیت ہوسکتی ہے. لیکن یہ بھی زیادہ استعمال کیا جا سکتا ہے. لہذا آپ کسی بھی پیغام کو آگے بڑھانے سے پہلے، اس بات کو یقینی بنائیں کہ وہ اصل میں ضروری ہیں لہذا آپ لوگوں کو ای میلز کے ساتھ بمباری نہیں کر رہے ہیں.
فروغ دینے پر ایک ذاتی پیغام شامل کریں
جب آپ ای میلز کو فارغ کرنے کے لئے اسے ڈھونڈتے ہیں تو، ذاتی طور پر آگے بڑھانے کے بجائے ایک ذاتی پیغام شامل کریں اور وصول کنندگان کو پورے ای میل کے ذریعہ پڑھنے کے بغیر پڑھنے کے بجائے وضاحت کریں.
فارورڈنگ سے پہلے مواد چیک کریں
اور اگر آپ کسی خبر کی کہانی یا کسی بھی قسم کے معلومات کو آگے بڑھانا چاہتے ہیں کہ آپ ذاتی طور پر باطل نہیں کرسکتے ہیں، توثیق کی توثیق کرنے کے لئے کچھ فوری تحقیق کریں تاکہ آپ کسی بھی وقت ان معلومات کو ضائع نہ کریں جو صحیح نہیں ہے.
فہرستوں کو ای میل کرنے کے لئے لوگوں کو شامل نہ کریں
اگر آپ کے پاس کسی گروہ ای میل زنجیروں یا فہرستیں موجود ہیں تو آپ باقاعدگی سے ای میلز بھیجتے ہیں، صرف لوگوں کو ان فہرست میں شامل کریں اگر آپ نے ان کی اجازت دی ہے.
سیاسی طور پر فہرستوں کو لے جانے کے لئے پوچھنا آپ نے سائن اپ نہیں کیا
اور اگر آپ کسی بھی فہرست میں شامل ہو گئے ہیں کہ آپ نے سائن اپ نہیں کیا تو، مرسل سے رابطہ کرنے سے ڈرتے ہیں اور سیاسی طور پر لے جانے سے پوچھتے ہیں.
یاد دہانیوں کو بھیجنے سے پہلے جواب دینے کا بہت وقت دیتے ہیں
اگر آپ نے ایک ای میل بھیجا ہے اور جواب نہیں ملا ہے تو آپ شاید فوری یاد دہانی بھیجنا چاہتے ہیں. بس اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ نے شخص کو دو یا دو جواب دینے کے لئے دیا ہے، اس پر منحصر ہے کہ عام طور پر ایسا کرنے کے لۓ وہ کب تک لے جاتے ہیں.
اپنے سپیم فولڈر کو چیک کریں
یاد رکھنے والے ای میلز کو لوگوں کو بھیجنے سے پہلے اپنے جرک یا سپیم فولڈر کو چیک کرنے کے لئے یہ بھی اچھا خیال ہے - جیسے ہی وہ پہلے سے ہی بھیجا.
جب خالی جگہ پر پیغامات کا استعمال کریں
جب آپ کسی یا دو سے زیادہ سے زیادہ عرصے سے چھٹی یا دفتر سے باہر جاتے ہیں، تو خود کار طریقے سے جواب دیں یا دور پیغام قائم کریں، لہذا جب لوگ آپ کو ای میل کریں تو لوگ فوری جواب دیں گے.
لوگ بتائیں جب آپ جواب دیں گے
اس پیغام میں، وہ تاریخ شامل ہو گی جس میں آپ دفتر میں واپس آ جائیں گے اور جب آپ ای میلز کو واپس کرنے کے قابل ہو تو وہ جواب دیں گے جب وہ جواب دیں گے.
انہیں فوری معاملات کے لئے ایک اور رابطہ دیں
اور اس صورت میں اگر کسی بھی تحقیقات خاص طور پر فوری طور پر فوری طور پر ہیں، آپ کے کاروبار کے اندر ایک اور رابطے شامل ہیں کہ وہ رابطے میں حاصل کرسکتے ہیں.
ای میل ایڈریس آخری شامل کریں
اگر آپ کسی نئے برانڈ ای میل کو مسودہ کر رہے ہیں، تو وصول کنندہ کے ای میل پتے کو شامل کرنے سے پہلے موضوع اور مواد کے ساتھ شروع کریں. یہ آپ کو اتنی ابتدائی طور پر اس سے پہلے ہی بھیجنے سے بچائے گا.
وصول کنندگان کو چیک کریں
آپ یہ بھی یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ آپ صحیح شخص کو بھیج رہے ہیں. لہذا آپ ہمیشہ بھیجتے ہیں کہ اس سے پہلے کہ آپ بھیجیں.
ٹرپل چیک نام کے نام وصف
اور واپس جاؤ اور ایک اور بار چیک کریں کہ آپ نے اپنے ای میل میں شخص کا نام صحیح طریقے سے ہٹا دیا. آپ اس مثال میں بہت محتاط نہیں ہوسکتے.
یقینی بنائیں کہ آپ کا نام صحیح طریقے سے دکھاتا ہے
آپ کو بھی اس بات کو یقینی بنانا چاہئے کہ آپ کا نام آپ کے دستخط اور بھیجنے والے فیلڈ میں درست طریقے سے دکھاتا ہے.
اگر ضروری ہو تو جلدی سے حذف کریں
کچھ ای میل کلائنٹس جی جی جی ایسی خصوصیت ہے جو آپ کو ای میلز حذف کرنے کی اجازت دے گی اگر آپ ایسا کرتے ہیں تو. لہذا اگر آپ کسی چیز کی جانچ پڑتال کرنے کے لئے بھول گئے تو، اصل میں وصول کرنے والے سے پہلے ہی ای میل کو خارج کردیں.
شیٹ اسٹاک کے ذریعہ ای میل تصویر
مزید میں: مقبول مضامین 9 تبصرے ▼
