ایک پرانے فولڈر کی تلاش میں کابینہ کو دبانے کے ذریعے رائفل پر مجبور کیا جا رہا ہے کہ آپ کو ایک کسٹمر انکوائری کو حل کرنے کی ضرورت ہے.
ٹھیک ہے، کسی درج شدہ کاغذ کا دستاویز کے اندر منعقد ہونے والی ایسی معلومات کو تلاش کر سکتا ہے، ٹیکس لگانے، ناراض ہوسکتا ہے، اور آپ کو کوئی شک نہیں. تاہم، جب آپ اپنے پرانے دستاویزات کو اسکین کرتے ہیں اور انہیں ایک الیکٹرانک ڈیٹا بیس میں ذخیرہ کرتے ہیں، تو یہ آپ کے کاروبار کے لئے دستاویزی مینجمنٹ بہت آسان اور زیادہ مؤثر بنا سکتا ہے.
$config[code] not foundدستاویز سکیننگ کیا ہے؟
دستاویز اسکیننگ، جو دستاویز امیجنگ کے طور پر بھی جانا جاتا ہے، صرف ایک کاغذ کے دستاویز کی ایک ڈیجیٹل تصویر (یا مائیکرو فیم) پر قبضہ کرنے کے عمل کے طور پر بیان کیا جاتا ہے.
ای میل کے جواب میں چھوٹے بزنس رجحانات کو برطانیہ کے مقصود دستاویز مینجمنٹ اور سکیننگ سروس کےفروفون کے ساتھ ایک دستاویز امیجنگ ماہر نیل نیلکور نے کہا کہ "یہ ہے کہ آپ کا کاغذ دستاویزات کو الیکٹرانک تلاش کی تصاویر میں تبدیل کر دیا گیا ہے، جو آپ کے کاروباری عمل میں بہت مدد کرسکتا ہے."
ڈیجیٹل شکل میں جسمانی دستاویزات کو تبدیل کرنے کی پوری عمل میں بھی آپٹیکل کریکٹر شناختیشن (او سی آر) سوفٹ ویئر کا استعمال کرتے ہوئے اسکریننگ اور تصویر پر قبضہ بھی شامل ہے. او سی آر نے ذہنی طور پر ڈیجیٹل تصاویر کو تسلیم کیا اور مطلوبہ الفاظ دستاویز میں تلاش کرنے کی اجازت دینے کے لئے انہیں ٹیکسٹ دستاویزات میں بدل دیتا ہے.
McKeever نے مزید کہا، "جب درست طریقے سے ہو تو، دستاویز کا سکیننگ بہتر طریقے سے آپ کے کاروبار کو بہتر بنانے کے لۓ تبدیل کر سکتا ہے اور آپ دونوں کو وقت اور پیسہ بچانے کے لۓ تبدیل کر سکتا ہے."
سکیننگ دستاویزات کے بزنس فوائد
McKverver کے مطابق، جن کے بیان کردہ کام چھوٹے اور کارپوریٹ گاہکوں کو اپنے مؤثر اور بروقت طریقے سے بروقت طریقوں میں انفارمیشن مینجمنٹ سسٹم کو نافذ اور برقرار رکھنے میں مدد ملتی ہے، اس کے نتیجے میں دستاویزات اسکیننگ (یا امیجنگ) آپ کے کاروبار کیلئے قابل قدر ہوسکتے ہیں.
وہ کاروبار کے لئے دستاویز سکیننگ کے چھ اہم فوائد بتاتے ہیں:
1. دستاویز سکیننگ آپ وقت اور منی بچاتا ہے
آپ کے تمام فائلوں اور دستاویزات کے بٹن پر کلک کرنے کے لئے آسان رسائی کے ساتھ، آپ یا آپ کے عملے کو آپ کے مطلوبہ دستاویز کو تلاش کرنے کی کوشش میں بکس اور فائلوں کے ذریعہ تلاش کرنے کا وقت ضائع کرنا پڑے گا. آپ اس کام کے لۓ عملہ ادا نہیں کریں گے جو سیکنڈ کے معاملات میں گھنٹے تک مکمل ہوجائے گی.
2. دستاویز سکیننگ آپ کی کسٹمر سروس کو بہتر بناتا ہے
دستاویز امیجنگ کے ساتھ، آپ ایک فائل کے ہر حصے کو ڈیجیٹلائز کرسکتے ہیں اور یہ میٹیٹاٹا کی ایک حد کے ساتھ انڈیکس کرسکتے ہیں. اس کا مطلب یہ ہے کہ اگر آپ کو معلومات کا ایک مخصوص ٹکڑا ہونا چاہئے - جیسے انوائس نمبر - آپ اسے فوری طور پر تلاش کرسکتے ہیں. یہ خاص طور پر مفید ہے اگر آپ اپنے گاہکوں کی ضروریات کو جتنی جلد ممکن ہو پورا کریں.
3. دستاویز سکیننگ سٹوریج خلائی کو کم کرتی ہے
آپ کے جسمانی دستاویزات کو ڈیجیٹل فائلوں میں تبدیل کر کے، آپ کو ان کو ذخیرہ کرنے کی ضرورت نہیں پڑے گی جہاں وہ ہاتھ قریب ہو. وہ باکس باکس اپ اور محفوظ، وقف کردہ سائٹس کو بھیج سکتے ہیں، آپ کے آفس میں زیادہ اہم چیزوں کے لۓ جگہ کو مفت اور کاغذ فائل سٹوریج سے منسلک اخراجات کو کم کرنا.
4. دستاویز سکیننگ کو سیکورٹی کو بہتر بناتا ہے
جب آپ سائٹ پر ان فائلوں کی فائلوں کی ضرورت نہیں ہوگی تو آپ انہیں وقف اسٹوریج کی سہولیات میں رکھ سکتے ہیں جو بقایا سیکورٹی پروٹوکولز ہیں. آپ کو اپنے دفتر میں سلامتی کے بارے میں فکر کرنے کی ضرورت نہیں ہوگی، کیونکہ تمام ڈیجیٹل فائلوں اور بیک اپ انتہائی دور سرورز پر دور دراز ذخیرہ کیے جا سکتے ہیں.
5. دستاویز سکیننگ آپ کو اشتراک کرنے اور تعاون کرنے کی اجازت دیتا ہے
کاغذات پر ڈیجیٹل فائلوں کا ایک اور بڑا فائدہ دستاویز کا اشتراک ہے. اگر ضرورت ہو تو ایک سے زیادہ ساتھی ایک ہی دستاویز تک رسائی حاصل کرسکتے ہیں، ایک بار پھر ضائع شدہ وقت کو کم کرنا جہاں ایک ڈیپارٹمنٹ سے ایک دوسرے سے کاغذ فائلوں کو منظور کیا جاسکتا ہے.
6. دستاویز سکیننگ آپ کو تعمیل کے قوانین سے ملنے میں مدد ملتی ہے
آخر میں، آپ کو یہ معلوم ہوسکتا ہے کہ آپ کی صنعت میں تعمیل کے طریقوں کو ڈیجیٹل طور پر، جسمانی طور پر کچھ دستاویزات رکھنے کی ضرورت ہوتی ہے. محفوظ اور موثر دستاویزی امیجنگ حل ڈالنے کے لۓ اب آپ کو وقت اور کوشش کو لائن کو بچانے میں مدد مل سکتی ہے.
Shutterstock کے ذریعے تصویر سکیننگ
3 تبصرے ▼
