ڈپلومیاتی کام کے ای میلز براہ راست اور دلکش ہیں، اور اس بات کو یقینی بنانے کی کوشش کریں کہ وصول کنندگان کو معلومات کو غلط سمجھنے یا غلط تشویش نہیں کرتے. جب سفارتی ای میل لکھنا، رسمی، عین مطابق زبان کا استعمال کریں اور جذباتی الفاظ سے بچیں. مقصد یہ ہے کہ حکمت عملی زبان کا استعمال کریں - الفاظ جو صاف پیغامات کو واضح طور پر ریلے ہیں - خراب احساسات کے بغیر.
سر مقرر کریں
اپنے خیالات، پیغامات یا ہدایات اپنے ملازمین کی مدد کرے گی کہ کس طرح توجہ مرکوز کرکے سر مقرر کریں. کسی بھی کام کے متعلق جدوجہد جن کو وہ سامنا کرنا پڑتا ہے، اس طرح تکنیکی مسائل یا رویوں کی طرح، اور مطالبہ کے بجائے مطالبہ کریں - جب آپ کچھ چاہتے ہیں یا ضرورت ہو. مثال کے طور پر، اگر آپ موجودہ منصوبے میں مزید عملے کو شامل کر رہے ہیں، تو لکھیں، "مجھے پتہ ہے کہ اس منصوبے نے آپ کی ٹیم پر اضافی دباؤ رکھی ہے، لہذا میں نے جین ڈے کو کاپی ترمیم میں مدد کرنے کے لئے کہا. ہفتے کے اختتام سے قبل کسی نہ کسی طرح کا مسودہ؟ " ڈپلومیسی زبان میں ایک پتلی سر ہے جس میں آسانی سے وصول کنندگان کو ڈالنے کی کوشش کی جاتی ہے.
$config[code] not foundیہ پیشہ ور رکھیں
ذاتی، رازداری یا سنجیدہ مضامین سے بچیں، جیسے کہ تنخواہ کی معلومات، اہلکاروں کے مسائل یا اندرونی تنازعہ، ایک سفارتی ای میل میں. صرف عوامی معاملات پر بحث کریں، انکارپوریٹڈ انکارپوریٹڈ میگزین. چہرے یا چہرے کے چہرے پر چہرے یا چہرے کو ذاتی طور پر سنبھالنے کے لۓ، یا فون کے ذریعے اگر کوئی چہرے کا سامنا ممکن نہ ہو. آپ کبھی بھی نہیں جانتے جب دفتر کے ارد گرد ایک ای میل منظور ہوسکتا ہے. پیشہ ورانہ سلامتی اور اختتامات کا استعمال کریں، لہذا وصول کنندگان کو معلوم ہے کہ خطوط کام سے متعلق ہے، ذاتی نوعیت میں نہیں.مثال کے طور پر، "ہیلو،" "مبارکباد" یا "گڈ صبح" کے ساتھ ای میل شروع کریں - نہیں "ارے،" "یہ" یا "میرے پیپس پر."
دن کی ویڈیو
تمباکو نوشی کی طرف سے آپ کے ساتھ نمٹنے کی طرف سے آپ کو باندھاآپ کے الفاظ کو عمدہ انتخاب کریں
"آپ" کے بیانات کے بجائے، "I" بیانات پر توجہ مرکوز کریں، خاص طور پر جب آپ ای میل میں غلطی، غلطیوں یا اصلاحات سے خطاب کر رہے ہیں. اپنے بیانات کی وضاحت کرتے ہیں، لہذا وصول کنندگان اپنے مقاصد اور ارادے کے بارے میں واضح سمجھتے ہیں. مثال کے طور پر، اگر آپ کو میٹنگ لائنوں کی میٹنگ کی اہمیت کے بارے میں ایک وسیع پیمانے پر ای میل بھیجنا چاہتے ہیں، تو لکھتے ہیں، "یہ ایک مضبوط کسٹمر سپورٹ بیس کو برقرار رکھنے کے لۓ آخری وقت سے ملنے کا مقصد ہے. لہذا اگر حالات پیدا ہوجائے تو مجھے اس سے رابطہ کریں.
براہ راست اور مخصوص ہو
ایماندار رہو اور اپنے خطوط کے ساتھ براہ راست رہو، لہذا آپ کے شریک کارکنوں کو لائنوں یا دوسرے کے درمیان پڑھنے کی ضرورت نہیں ہے جو اندازہ لگائیں کہ آپ کیا کہنا چاہتے ہیں. ڈپلومیاتی زبان تاکید، جامع اور نقطہ نظر ہے. اضافی الفاظ، خیالات یا خیالات کو ہٹا دیں جو آپ کے ملازمین کو الجھن یا اپنے ای میل کو پھینک دیں. مثال کے طور پر، اگر آپ ای میل میں اساتذہ کو ملازم ڈریس کوڈ کی خلاف ورزیوں سے خطاب کرنا چاہتے ہیں، تو لکھتے ہیں، "ملازمت کے دستخط میں لباس کوڈ کی ضروریات کا جائزہ لیں. اسکول کے گھنٹوں کے دوران کوئی شارٹٹس، ٹانک سب سے اوپر یا فلپ نہیں." ای میل کو "تمام ملازمین" سے خطاب کریں، لہذا کوئی بھی سنگل نہیں ہے.
