کام کی جگہ مواصلات "file" سے منسلک ہونا لازمی طور پر روزگار کی ریکارڈ کے لئے عمل اور ساخت کے ساتھ ساتھ کاروباری خطوط کے لئے بنیادی شکل کی تعمیل کرنا ضروری ہے. فائل میمو کا مقصد اس طرح کے کاموں کو عملدرآمد کے طور پر عملے کی تبدیلیوں یا روزگار کے فیصلے کے طور پر پیش کرنا ہے. اس کے علاوہ، وہ انسانی وسائل کی سرگرمیوں اور کام کی جگہ کی تحقیقات سے متعلق حقائق اور حالات کو محفوظ رکھتی ہیں.
ایڈریس
اگرچہ آپ کے میمو فائل کو دستاویز کرنے کا ارادہ رکھتا ہے، اگرچہ اب بھی ایسے ایڈریسز ہوسکتے ہیں جو براہ راست مواصلات کی ایک نقل حاصل کریں. مثال کے طور پر، اگر آپ فروغ دینے کے بارے میں اپنے ملازم کی فائل کے بارے میں دستاویزی کررہے ہیں، آپ شاید اپنے موجودہ سپروائزر اور سپروائزر شامل کرنا چاہتے ہیں جن پر وہ نئے کردار میں رپورٹ کریں گے. اس کے علاوہ، میمو کی ایک نقل کے ساتھ ملازم کو فراہم کریں.
$config[code] not foundحساس معلومات
حساس معلومات کے بارے میں کام کرنے والے میمو کو صرف ان لوگوں کو جو جاننے کی ضرورت ہوتی ہے اور انہیں یاد رکھنا واضح طور پر نشان لگایا جاسکتا ہے "اگر انہیں ان معلومات پر مشتمل ہونا چاہیے جو انسانی حقوق اور ملازم کے سپروائزر کے درمیان متفق نہیں ہونا چاہئے. کچھ معاملات میں، حساس معاملات کے بارے میں فائل کرنے کے لئے میمو کسی ملازم کی فائل میں نہیں رکھنا چاہئے. مثال کے طور پر، کام جگہ جگہ کی تحقیقات کے معاملات میں، جنسی ہراساں کرنا، فائل کو ایک میمو تحقیقاتی فائل میں جاتا ہے اور ملازم کے عملے کی فائل نہیں ہے.تحقیقاتی مقاصد کے لئے فائل کرنے کے لئے میمو خفیہ ہے اور صرف اس کے عملے کو جاننے کی ضرورت ہے، جیسے انسانی حقوق کے عملے، کمپنی کے عملے اور مالکان، یا قانونی مشاورت.
میمو فہرست
جب تک یہ میمو جاری خطے کا حصہ نہیں ہے، آپ کو حالات کی وضاحت کرنے یا آپ کی دستاویزات کی وجہ کی وضاحت کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے. اگر یہ عملے کا معاملہ ہے - تحقیقات کے علاوہ - ملازم کے نام، محکمہ، حیثیت اور ملازمت کی لمبائی کے ساتھ میمو شروع کریں. مثال کے طور پر، اگر آپ منتقلی کے لئے ایک ملازم کی درخواست کا خلاصہ کررہے ہیں، تو آپ کا پہلا پیراگراف متعلقہ معلومات پر مشتمل ہونا چاہئے، جیسے ملازم کی حیثیت اور پوزیشن یا محکمہ جس میں اس نے منتقلی کی درخواست کی ہے. میمو میں بھی اس بارے میں تفصیلات بھی شامل ہو گی کہ اس کی منتقلی کی درخواست منظور کی گئی ہے، سمجھا یا انکار کردی گئی ہے.
تقسیم اور آرکائیو
اگر آپ کسی ملازم کی فائل میں لکھ رہے ہیں تو، میمو کی ایک نقل تقسیم کی فہرست کے حصے کے طور پر بشری عام جنرل مباحثہ کی فائل میں جانا چاہئے. اس کے علاوہ، ملازم ایک کاپی وصول کرتا ہے اور اسی طرح دیگر جماعتیں جو ملازم کی معلومات پر مبنی ہوسکتی ہیں، جب تک کہ میمو خفیہ کام کی جگہ کی تحقیقات کا حصہ نہیں ہے. اس صورت میں، تحقیقات پر کام کرنے والے صرف انسانی حقوق اور عملے کو میمو تک رسائی حاصل ہوگی. جب میمو پر مشتمل فائل آپ کے آرکائیوز کو بھیجا جاتا ہے تو، ایچ ڈی ڈیپارٹمنٹ ڈیپارٹمنٹ کے عمومی مباحثہ کی فائل میں واقع میمو کا ایک نقل رکھتا ہے.
