1964 کے سول رائٹس ایکٹ کے مطابق کم از کم ایک سال کے لئے روزگار کی درخواستوں کو فائل پر رکھا جائے گا. اگر آپ جانتے ہیں کہ ایک درخواست دہندہ 40 سال سے زائد ہے تو، ان کی درخواست کو دو سال تک، روزگار کے ایکٹ میں عمر کی تبعیض کے مطابق ہونا چاہئے. ریاستی قوانین کو نوکری کے درخواست دہندگان کے ریکارڈ پر رکاوٹ کے لئے ایک طویل عرصہ تک ضرورت ہوسکتی ہے. ریاست اور وفاقی قواعد و ضوابط کی وجہ سے، نوکری کے درخواست دہندگان کے لئے ایک درست ریکارڈ رکھنے اور دائر کرنے کا نظام کاروبار کا ایک اہم حصہ ہے. آپ ان درخواست دہندگان کے ساتھ دوبارہ چیک کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے اگر ملازم آپ کو ملازمت سے کام نہ کرے.
$config[code] not foundملازمت کے ایپلی کیشنز تخلیق کرنے اور ذخیرہ کرنے کے لئے الیکٹرانک مینجمنٹ سافٹ ویئر کا استعمال کئی آن لائن پروگرامز صارفین کو نوکری ایپلی کیشنز کے طور پر الیکٹرانک فارم بنانے کے لئے اجازت دیتا ہے. یہ ملازمت کے فارم الیکٹرانک طور پر بھیجے جاتے ہیں اور کاغذات سے متعلق اسٹوریج کی اجازت دیتے ہیں. چونکہ سب سے زیادہ ایپلی کیشنز ای میل کے ذریعے آتے ہیں، اس فائلوں میں مواد ذخیرہ کرنے کا ایک آسان طریقہ ہے جو کوئی جسمانی جگہ نہیں لیتا ہے. آپ کی کمپنی کے دستاویز مینجمنٹ سسٹم میں ذخیرہ کردہ ایک الیکٹرانک ورک فلو کا استعمال سیکیورٹی کی ضرورت ہے، لہذا روزگار کی فائلیں ہیک یا غیر مجاز اہلکاروں کی طرف سے نہیں دیکھا جائے گا. اپنے کمپیوٹر کو خود بخود انتباہ بھیجنے کے لئے مقرر کریں جب آپ کو فائلوں کو خارج کردیئے جائیں یا جائزہ لیں.
کاغذ فولڈر میں نوکری کاری کے عملے کی فائلیں قائم کریں. دراز، شیلف یا فائل کابینہ میں رکھا رنگ کوڈت فائل فولڈر استعمال کرتے ہوئے ایک موثر فلنگ سسٹم کی منصوبہ بندی کریں. ای میل کے ذریعے موصول ہونے والے دوبارہ شروع اور نوکری کے ایپلی کیشنز کو پرنٹ کریں اور انہیں انفرادی طور پر بھرے گئے ایپلی کیشنز کے ساتھ فائل یا میل میں بھیجیے. نوکری کے ذریعہ مقرر کردہ حصوں میں نام یا سوشل سیکورٹی نمبر کے ذریعہ درخواست دہندگان کو درج کیا جاسکتا ہے. مثال کے طور پر، سیلز کی ملازمتوں "فروخت" کے نام سے ایک فولڈر میں درج کیا جائے گا اور درخواست دہندگان کو آخری نام یا نمبر کی طرف سے شناختی نمبروں کی طرف سے ترتیب دیا جائے گا. فائلوں کو ایک مقفل کابینہ یا کمرے میں محفوظ کریں.
اگر نوکری کے درخواست دہندگان نے امتیازی سلوک کی روک تھام کے لئے آپ کی مدد کی تو کم از کم چار سالوں کا ریکارڈ رکھیں. مساوات روزگار مواقع کمیشن عام طور پر آپ کو کم از کم ایک سال کے لئے رضامندی ایپلی کیشنز کو برقرار رکھنے کی ضرورت ہوتی ہے، لیکن اگر آپ قانونی کارروائی کا سامنا کر رہے ہیں تو، EEOC آپ کو کم از کم چار سالوں تک نوکری کی درخواستوں کو برقرار رکھنے کی سفارش کرتا ہے. اگر آپ اپنے ایپلی کیشنز کو مناسب طریقے سے ذخیرہ نہیں کرتے ہیں تو، EEOC آپ کو تبعیض نوکری کے طریقوں یا ریکارڈ رکھنے والے خلاف ورزیوں کے ساتھ چارج کر سکتا ہے.
قانونی مدت کے بعد نوکری کی درخواستوں کو ان کے ختم ہونے کے لۓ تباہ کردیں. ایسا کرنے کے لئے یاد دہانیوں کے ساتھ ایک نظام قائم کریں. آپ کے الیکٹرانک فائلوں کو مناسب طریقے سے ہٹانے اور کسی بھی کاغذ کے نوکری کی درخواستوں کو ختم کرنے کے لئے اپنے آئی ٹی ڈی سے رابطہ کریں. یہ ضروری ہے کیونکہ نوکری کی درخواست فائلوں میں ذاتی معلومات شامل ہیں جیسے سماجی سیکیورٹی نمبر اور ملازمت کے اعداد و شمار جس کو سختی سے خفیہ رکھا جانا چاہیے.
