انتظامی معاونت کے دنوں میں شیڈولنگ، ای میل بھیجنے اور منصوبوں کا انتظام کرنے سمیت کئی کاموں سے بھرا ہوا ہے. اس کے علاوہ، جب کبھی دستیاب نہیں ہے تو آپ کے باس کے لئے ایک پیغام لینے کے لئے کبھی کبھی ضروری ہوتا ہے. ایک غیر واضح، خراب لکھا ہوا پیغام آپ کے باس سے محروم ہوسکتا ہے. اگر آپ اسے متاثر کرنا چاہتے ہیں تو، کال کی نوعیت اور درخواست شدہ جواب کا خلاصہ بیان کرنے والے تفصیلی پیغام فراہم کریں. یہاں تک کہ اگر آپ انتظامی اسسٹنٹ نہیں ہیں تو، آپ کبھی کبھار ایک باس کے لئے پیغامات لے جا سکتے ہیں جو دستیاب نہیں ہے.
$config[code] not foundفون پر
کالر سے پوچھیں اگر وہ ایک پیغام چھوڑنا چاہیں. اگر جواب "نہیں" ہے، تو پیغام کو فروغ دینے کے لئے ایک لمحہ لگائیں. اس سے کہو کہ تمہارا مالک پورے دن اجلاسوں میں رہیں گے، لہذا واپس بلا کر بہترین اختیار نہ ہو.
کالر سے تفصیلی پیغام دینے کے لئے پوچھیں. کچھ کالر اس کے ساتھ جواب دیں گے، "اس نے مجھے واپس بلایا ہے." بدقسمتی سے، آپ کے باس شاید اس طرح کے غیر واضح پیغام سے مطمئن نہیں ہوسکتے. اس معاملے میں، جواب دیں، "ضرور بات. میں اس سے کیا کہہ سکتا ہوں کہ اس کے بارے میں کیا ہے؟"
کالر سے مکمل نام کی درخواست کریں. سب سے پہلے نام آپ کے باس کے لئے الجھن کا سبب بن سکتا ہے. بس پوچھیں، "کیا میں تمہارا پورا نام کر سکتا ہوں؟" جب پیغام اتارنا.
کالر کے فون نمبر سے پوچھیں. اگرچہ یہ ظاہر ہوسکتا ہے، اگرچہ کال کے دوسرے پہلوؤں پر توجہ مرکوز کرتے وقت اس نمبر کو بھولنا آسان ہے. اگر کالر ای میل کے ذریعے رابطہ کرنے کا ارادہ رکھتا ہے تو اس کے ساتھ ساتھ لکھیں.
اس سوال کے تمام سکریپ کاغذ پر لکھیں جب آپ سوالات پوچھیں. کال کے ساتھ ساتھ تاریخ کی تاریخ لکھیں.
پیغام ریلے
کاغذ کے ایک چھوٹے پرچی پر کال کے لۓ اپنے نوٹ کو منظم کریں. ہر پیغام کو کاغذ کا صرف ایک ٹکڑا بھرنا چاہئے. ہر پرچی سے ایک سے زیادہ پیغام لکھنے سے بچیں.
کال کے سب سے اوپر اور آخری نام کے بعد کال کی تاریخ اور وقت لکھیں. اگر اس نے آپ کے مالک کے ساتھ اپنی حیثیت یا رشتہ بھی دی ہے، جیسے اکاؤنٹنٹ یا سپلائر، یہاں بھی لکھ لیں.
ایک مختصر سزا میں کال کا مقصد خلاصہ کریں. کالر کے نام کے نیچے اسے لکھیں. مختصر اور مخصوص رہیں تاکہ آپ کے مالک کو یہ اندازہ نہیں ہونا چاہئے کہ یہ کیا ہے.
پیغام کے نچلے حصے میں کالر کا فون نمبر لکھیں.
نوٹ کے سب سے اوپر دائیں کونے پر دارالحکومت میں "غیر معمولی" لکھیں اگر فون بہت اہم تھا. زیادہ تر فون پیغامات اس زمرے میں نہیں گرے گی. فوری پیغامات خاندان کے ہنگامی حالات یا کاروباری مسائل کا حوالہ دیتے ہیں جو کمپنی پر بڑے منفی اثرات مرتب کرسکتے ہیں.
جیسے ہی وہ دستیاب ہے آپ کے مالک کو پیغام بھیجیں. جیسا کہ آپ اسے ہر پیغام کو ہاتھ سے لے کر پڑھتے ہیں. اس طرح اس کا کوئی موقع نہیں ہے کہ وہ ایک اہم پیغام یاد کرے.
ٹپ
جاننا جب بات اگر ایک پیغام واقعی ایک ہنگامی صورت حال ہے، خاص طور پر باس کے خاندان کے ساتھ، اس میں رکاوٹ اور اسے فوری طور پر کالر کے بارے میں بتائیں. زندگی میں کچھ چیزیں کاروباری اجلاس سے زیادہ اہم ہیں.
