ایک رسمی میمو لکھنا کمپنی کے اندر بات چیت کرنے کا ایک مؤثر طریقہ ہے. میمو کو ایک مستند آواز کے ساتھ لکھیں جو قاری کو دھمکی دینے کے بجائے مطلع کرنے کا ارادہ رکھتی ہے. میمو کے ساتھ شامل ضمیمہ معلومات ایک منسلک کے طور پر جانا جاتا ہے اور عام طور پر حروف کے ساتھ شامل ہیں. ایک رسمی میمو میں مخصوص حصوں شامل ہیں اور آخر میں مصنف اور اسسٹنٹ کی ابتدائی دونوں شامل ہیں. اگرچہ زیادہ تر میمو ایک صفحہ یا کم ہیں، یاد رکھیں کہ میمو کے اختتامی حصے میں ایک خلاصہ پیراگراف شامل کرنا اگر ایک صفحے سے کہیں زیادہ ہے.
$config[code] not foundمیمو کے لئے سرخی بنائیں، جس میں "کرنے کے لئے،" "سے" اور "مضمون" سیکشن شامل ہیں. فیصلہ کرتے ہیں جو میمو کی ایک نقل حاصل کرنے کی ضرورت ہے. اگر آپ کو منسلک بھی شامل ہے تو فیصلہ کریں کہ کون سی منسلکات حاصل کرنے کی ضرورت ہے، اور جو صرف میمو کی ایک نقل کی ضرورت ہے تاکہ وہ معلومات سے آگاہ ہو اور اس سے منسلک کیا جاسکتا ہے (مثال کے طور پر، مینیجر نے منسلک بنایا ہے اور لازمی طور پر ایک کاپی کی ضرورت نہیں ہوگی). عنوان کے "کرنے" کے حصے میں میمو حاصل کرنے کے لئے سب کے نام شامل کریں. میمو کے آخر میں میمو کے "سی سی" حصہ میں آپ کو کاپی کرنا چاہتے ہیں. ایسے افراد بھی ہوسکتے ہیں جن کو آپ میمو پر نجی طور پر مطلع کرنا چاہتے ہیں. یہ وصول کنندگان کو "اندھی کاپی کیا جائے گا." انہیں میمو کا ایک کاپی دیا جائے گا، لیکن عام طور پر "کرنے" یا "سی سی" حصوں میں درج نہیں کیا جائے گا.
میمو کے جسم کو صاف اور واضح طور پر لکھیں. براہ راست اور رسمی زبان کا استعمال کریں، لیکن ڈومو کو دھمکی دینے یا ناپسندیدہ آواز سے رکھیں. طویل میموس میں پیراگراف عنوانات شامل کرنا لازمی طور پر پڑھنا آسان بنانا چاہئے.
میمو ختم میمو کے جسم کے اختتام پر، مصنف کی ابتدائی طور پر "XX / YY" سلیش کے بعد اسسٹنٹ کی ابتدائیات کے ساتھ پیش ہونا چاہئے. مصنف کی ابتدائی سرمایہ دار ہیں؛ اسسٹنٹ کم کیس میں ہے. اس کے نیچے، دو خالی جگہیں، لفظ "منسلکات" (x) "ہونا چاہئے"، اگر ایک سے زیادہ ہے تو parenthesis میں مشتمل منسلک منسلکات کی تعداد کے ساتھ. اگلا، ان لوگوں کو فہرست کریں جو آپ کاربن کاپی چاہتے ہیں، یا "سی سی." یہ ایک فہرست کی شکل میں ہونا چاہئے. ان لوگوں کو جو کاپی اندھی ہے وہ اپنی نقل پر ہاتھ سے لکھنا چاہئے. "بی سی سی" کو شامل کرنے کے لئے اس بات کا یقین رکھو تاکہ وہ جانتے ہیں کہ ان کا نام نامزد کیا گیا ہے. یادداشت کے مصنف تقسیم ہونے سے پہلے اپنے نام سے ابتدائی عنوان سے "سیکشن" میں اپنے نام سے شروع کرنا چاہئے.
ٹپ
ایک فائل میں ایک اضافی کاپی یا دو میمو رکھو، اگر کسی اور کو ڈسٹریبیوٹر فہرست میں شامل کرنے کی ضرورت ہو تو اس میں منسلک ہوجائے.
چیکوزر کی یاد آتی ہے (ٹائپ / سے) کی نوعیت کی غلطیوں کے لئے میمو کا ثبوت.
زیادہ سے زیادہ لفظ پروسیسنگ سوفٹ ویئر میں ایک میمو ٹیمپلیٹ شامل ہے اگر آپ کی کمپنی نے استعمال کرنے کے لئے کسی کو متعین نہیں کیا ہے.
انتباہ
اس بات کو یقینی بنائیں کہ میمو کے "تک" سیکشن میں آپ کو تمام وصول کنندگان شامل ہیں.
میمو کو صرف اندرونی کمپنی مواصلات کے لئے استعمال کیا جانا چاہئے. وینڈر یا گاہکوں کے ساتھ مواصلات کو ایک خط کی شکل میں لکھا جانا چاہئے.
