ایک اجلاس میں منٹ لینے کے ایک کاروباری اجلاس کے دوران حل کرنے کے لئے اقدامات پوائنٹس، فیصلے اور سوالات کو حل کرنے کا ایک مؤثر اور مددگار طریقہ ہے جہاں لوگوں کو نوٹ لینے کے لۓ گفتگو میں ملوث ہوسکتا ہے. عام طور پر وہاں ایک نامزد منٹ ہے، جس کی ملازمت اسے میٹنگ کے دوران نوٹ لینے کے لۓ ہے، ان کو ایک مناسب شکل میں منظم کرنا اور میٹنگ کے اختتام کے بعد حاضریوں کو جاری رکھنا. رسمی اجلاسوں میں، پچھلے اجلاس کے منٹ پر اتفاق کیا جانا چاہئے اور شرکاء سے ملاقات کرکے موجودہ اجلاس کے منٹوں میں ترمیم کی جائے گی.
$config[code] not foundمنٹس قبول
یہ تعین کریں کہ کیا موجودہ اجلاس میں ایک کوروم موجود ہے یا نہیں. ایک quorum ایکشن کی منظوری کے لئے ضروری ارکان کی کم از کم تعداد کے طور پر بیان کیا جاتا ہے اور ایسوسی ایشن یا گروہ کے ذریعہ حتمی فیصلہ کرنے کے لئے ضروری ہے. ایک quorum کے بغیر، کوئی سرکاری اجلاس نہیں ہو سکتا.
پڑھنے، یا ایسوسی ایشن، بورڈ یا گروپ کے سیکریٹری کو پڑھنا، پچھلے اجلاس سے بہت سارے منٹ پڑھتے ہیں، ان حاضریوں اور ان تمام عملوں کو جو کہ منتقلی سے آگاہ کرتے ہیں.
گزشتہ اجلاس سے منٹ پر بات چیت کریں، منظوری سے پہلے کسی بھی اصلاحات کی بناء پر. بحث حقیقت پسندی اور دوستانہ ہونا چاہئے، پرانا بحث یا تنازعہ کھولنے نہیں.
منزل سے ایک تحریک کے لئے کال کریں. صدر یا بورڈ، گروپ یا میٹنگ کے چیئرمین نے گزشتہ اجلاس کے منٹ کو پڑھنے کے طور پر یا بات چیت کے طور پر بات چیت کے طور پر ذکر کے طور پر قبول کرنے کے لئے ایک تحریک کے لئے پوچھتا ہے. یہ تحریک کسی بھی ووٹنگ کے بورڈ کے رکن کی طرف سے بنایا جاسکتا ہے اور کسی اور کی طرف سے سیکنڈ کرنے کی ضرورت ہوگی. موجودہ اجلاس آگے بڑھنے سے پہلے پچھلے منٹ کو قبول کرنا لازمی ہے.
تمام حاضریوں سے پوچھو کہ منٹ کو قبول کرنے کے لۓ. یہ ہاتھوں کی ایک شو، آواز کی طرف سے یا ہر فرد کے انفرادی طور پر ان سے پوچھ گچھ کے ذریعہ کیا جاتا ہے. موجودہ میٹنگ کے منٹ میں ایک نوٹ بنائیں جو پچھلے ہی قبول کئے گئے ہیں.
منٹ لے جانا
اجلاس کے ایجنڈا کی ایک نقل حاصل کریں، اس بات کا تعین کرنے کے لئے کہ کیا بات چیت کی جائے. اس کے لے جانے والے منٹ کے بہاؤ کو خاکہ لگایا جائے گا. رابرٹ کے قواعد آرڈر کے تحت، اجنبی شے کے طور پر، میٹنگ شروع ہونے سے پہلے پچھلے میٹنگ منٹ کو پڑھ اور قبول کرنا ضروری ہے.
میٹنگ کی ترقی کے طور پر وضاحت کے لئے اجلاس کی صدارت کرنے والے شخص کے ساتھ بیٹھو. ایک ٹیپ ریکارڈر کا استعمال کرتے ہوئے کارروائیوں پر قبضہ کرنے اور میٹنگ ختم ہونے کے بعد نوٹوں کی تصدیق کریں.
منٹوں کا عنوان لکھیں، تاریخ، ریکارڈ اور میٹنگ کے مقام، ساتھ ساتھ ساتھ ہر حاضری کے نام پر ملاقات کریں.
ملاقات جاری رکھنے کے طور پر نوٹ لے لو، ہر اجنبی آئٹم پر غور کیا جارہا ہے. ان لوگوں کے ناموں کو ریکارڈ کریں جنہوں نے حرکتیں بھی کی ہیں، ساتھ ساتھ کہ وہ اپنایا یا رد کردیئے جاتے ہیں. لکھیں کہ یہ فیصلہ کس طرح کیا گیا ہے، چاہے ہاتھوں یا کسی دوسرے طریقہ کے ذریعہ.
میٹنگ کے اختتام کے بعد جلدی ممکن ہو سکے میٹنگ نوٹوں کو ٹرانسمیشن کریں، جبکہ بات چیت اب بھی تازہ ہیں.
پچھلے اجلاسوں سے ٹیمپلیٹ کا استعمال موجودہ منٹوں کو لکھنے کے لئے. اگر کوئی پچھلے منٹ نہیں ہیں تو، ایک ٹیمپلیٹ بنائیں، واضح طور پر اجلاس، تاریخ اور حاضریوں کے عنوان کو بتاتے ہیں.
کیا قرارداد ہے اس کی مکمل تفصیلات کے ساتھ، کسی بھی قراردادوں کو واضح طور پر دکھائیں.
میٹنگ کے دوران پیش کردہ کسی اضافی دستاویزات کو منسلک کریں جو ضمنی طور پر منٹ کے ساتھ شامل ہو.
ٹپ
بغیر کسی بات چیت کے صرف صحیح حقائق بیان کرتے ہوئے تعصب کے بغیر لکھیں.
منٹوں کی گردش سے پہلے مینی مینیجر کے ساتھ کسی بھی ناقابل یقین اشیاء کو واضح کریں.
