کسی ایسوسی ایشن یا تنظیم کے اجلاس سے منٹ گروپ کے حکومتی بورڈ کی طرف سے لے جانے والی کارروائی کا سرکاری ریکارڈ ہے، لیکن ان کا مطلب یہ ہے کہ ان میں شامل ہونے والے سبھی ٹرانزپٹ ہونے کا مطلب نہیں. بہت زیادہ تفصیل ایک میٹنگ کی تصویر پیش کر سکتی ہے جس میں ملاقات ہوئی اور غلط تشریح کی دعوت دیتی ہے. مناسب میٹنگ منٹ لکھنے کے لئے کلید اور درست ہونا ضروری ہے، اور معیاری طریقوں پر عمل کریں.
$config[code] not foundتنظیم کے نام کے ساتھ منٹ شروع کریں اور میٹنگ کی تاریخ اور اس کے مقام کو ریکارڈ کریں. منٹ میں حاضری میں تمام بورڈ کے ارکان کو نوٹ کرنا چاہئے، ایک کوروم کی موجودگی اور جس وقت میٹنگ کو حکم دیا گیا تھا. سیکریٹری کو اس وقت بھی ریکارڈ کرنا چاہئے جب بورڈ کے ارکان دیر سے پہنچ جائیں یا ابتدائی طور پر چھوڑ دیں کہ کسی بھی ووٹ لیا جائے جب اس کی موجودگی موجود تھی.
اشیاء کو چیک کرنے کے لئے ایجنڈا کی پیروی کریں جو پہلے آنے والے ہیں، جیسے پچھلے اجلاس کے منٹوں میں اصلاحات اور اضافہ، خزانچی کی رپورٹ کی منظوری یا کمیٹی کی رپورٹوں کی پیشکش کی ضرورت ہے جو مزید کارروائی کی ضرورت نہیں ہے. تحریری رپورٹس کے طور پر خزانچی سے اپ ڈیٹ کی حیثیت سے، صرف اس رپورٹ کو منٹس تک منسلک کرتا ہے. زبانی رپورٹوں کے لئے، مختصر طور پر خلاصہ.
بورڈ کو کیا عمل انجام دیتا ہے اس سلسلے کا ریکارڈ کریں، لیکن بورڈ کے ممبروں کے درمیان بات چیت کا چل رہا ہے. جب ایک تحریک بنایا جائے تو، جس نے ریکارڈ کو تحریک دی اور کون سی دوسری، اور ووٹ کا نتیجہ. اجلاس میں لے جانے والے دوسرے اقدامات نوٹ کریں جو ووٹ کے تابع نہیں ہیں، جیسے بورڈ کے صدر آئندہ ایسوسی ایشن ایونٹ کے لئے کام کرتے ہیں، بورڈ کے ارکان کمیٹی کی رکنیت کے لئے رضاکارانہ اور مستقبل کی سرگرمیوں کے بارے میں بات چیت کرتے ہیں. منٹوں میں کسی دوسرے بحث کے جامع خلاصہ شامل ہونا چاہئے.
"نیا بزنس." کے لئے اجنبی شے کے تحت اٹھائے گئے معاملات کو خلاصہ کریں. اگرچہ نئے کاروبار کچھ بھی ہوسکتا ہے، منٹ میں بنیادی طور پر اٹھائے جانے والے موضوع کی عکاسی کرتی ہے، جو اس نے اٹھایا ہے اور صدر یا بورڈ سے کسی مسئلے کو حل کرنے کے لئے ہدایات یا "نظر آتے ہیں. اس میں."
اگلے اجلاس کی تاریخ، وقت اور جگہ کے ساتھ منٹ ختم کریں. بورڈ کے صدر یا صدر کی طرف سے ہدایت کے طور پر منٹ منٹ فائل، جیسے آن لائن یا ایک نامزد فائل فائل میں.
