انتظامی معاونوں کا کردار پیشہ ورانہ عملے کی حمایت کرنا ہے لہذا وہ مؤثر طریقے سے اپنے فرائض انجام دے سکتے ہیں. چاہے حکومتی، کاروباری یا غیر منافع بخش تنظیموں میں، اداروں کو ضروریات کی دیکھ بھال جیسے اخبارات اور کمپیوٹر ریکارڈز کے ذریعہ آفس کو کمزور رکھنا. وہ عام طور پر کچھ انتظامی فرائض انجام دیتے ہیں، لیکن مخصوص کاموں کا کام اور دفتر کی قسم کی سطح پر منحصر ہے.
$config[code] not foundدن کی ذمہ داریاں
انتظامی اسسٹنٹ جیسے کاموں کی میٹنگ، شیڈولنگ کی تقرری، دفتری کیلنڈر کو برقرار رکھنے، ٹیلی فون اور ترمیم کے خطوط کا جواب دیتے ہیں. وہ آفس کی فائلوں اور ڈیٹا بیسز کو برقرار رکھنے اور کمپیوٹر سپریڈ شیٹس اور پریزنٹیشنز تشکیل دیتے ہیں. اکثر ان کی ذمہ داریوں میں خریداری کی فراہمی اور سپلائی روم کا انتظام بھی شامل ہے.
ان کے کسٹمر سروس کے فرائض میں شامل ہونے والے آفس کے زائرین شامل ہیں اور انہیں دیکھتے ہوئے ان کی مدد ملتی ہے.
اضافی فرائض
انتظامی معاونوں کا دوسرا کام اکثر مخصوص صنعت پر منحصر ہے. قانونی دفاتر میں، منتظمین قانونی دستاویزات کی تیاری میں مدد کرتے ہیں، جبکہ طبی دفاتر میں وہ انشورنس کمپنیاں بلاتے ہیں. اسکول کے دفاتر میں، طالب علموں کو ریکارڈ رکھنے اور والدین کے ساتھ بات چیت کرنے والے اپنے فرائض میں شامل ہیں.
سطح اور نوکری کا عنوان اس بات کا تعین کرتا ہے کہ انتظامی اسسٹنٹ کی کتنی ذمہ داری ہوتی ہے. داخلہ سطح کے منتظمین کلراتی افعال اور بنیادی کمپیوٹر کے کاموں پر توجہ مرکوز کرتے ہیں، لیکن اعلی درجے کی کمپیوٹر کی مہارت کے ساتھ سینئر ایڈمنز عام طور پر انتظامی فرائض پر مشتمل ہیں، بشمول علمی عملے اور نگرانی کے نئے حائر شامل ہیں. منتظمین کے انتظامی معاونین نے تحقیق بھی کر سکتے ہیں، رپورٹ لکھ سکتے ہیں، اجلاسوں میں منٹ لیتے ہیں، دیگر ایڈمنوں کی نگرانی کرتے ہیں اور سفر کی ترتیبات بنا سکتے ہیں.
علم اور مہارت
تنظیمی صلاحیت ضروری ہے کیونکہ منتظم کا بنیادی کام دفتر کے ریکارڈ کو برقرار رکھنے اور اجلاسوں اور تقرریوں کا سراغ لگانا ہے. ادیموں کو زبانی طور پر انگریزی میں اچھی طرح سے بات چیت کرنے اور انٹرنیٹ پر تحقیق کرنے اور انجام دینے میں بھی قابل ہونا ضروری ہے. یہ کام دفتری سامان، کمپیوٹرز، فوٹوکوپیئرز، ٹیلی فون سسٹم، فکسس اور ویڈیو ٹرانسمیشن سامان سمیت مہارت کی ضرورت ہوتی ہے.
پوزیشن اور صنعت پر منحصر ہے، ایڈمنوں کو مختلف کمپیوٹر پروگراموں جیسے ای میل، اکاونٹنگ، ڈیٹا بیس، سپریڈ شیٹ اور لفظ پروسیسر سافٹ ویئر کے ساتھ مہارت کی ضرورت ہوتی ہے.
ملازمت کے لئے قابلیت
انتظامی معاونوں کو کم از کم ایک ہائی اسکول ڈپلومہ کی ضرورت ہے جس میں دفتری طریقوں اور کمپیوٹر سافٹ ویئر میں کلاس شامل ہیں. انگریزی اور کمپیوٹر کی مہارتوں میں اضافی تربیت مددگار ثابت ہے، اور بہت سے اداروں نے کچھ تکنیکی اسکول یا کالج کی کلاسز لی ہیں یا اس سے رابطہ کریں. ملازمتوں کو عام طور پر ان کے دفتری طرز عمل اور خصوصی کاروبار کے الفاظ میں نئے ہارس کی تربیت بھی شامل ہے - مثال کے طور پر، قانونی الفاظ.
اداروں انتظامی پیشہ ورانہ انٹرنیشنل ایسوسی ایشن سے رضاکارانہ سرٹیفیکیشن حاصل کرسکتے ہیں. انتظامیہ کی تعلیم پر منحصر ہے، سرٹیفیکیشن سے دو سے چار سال کے تجربے کی ضرورت ہوتی ہے، اور درخواست دہندگان کو بھی ایک امتحان پاس کرنا ہوگا.
