بہت سے لوگوں کے لئے، اجلاس میں بلایا جا رہا ہے، خوش آمدید واقعہ نہیں ہے. بہت سارے کاموں میں، کارکنوں کو میٹنگوں میں وقت گزارے وقت خرچ کرتے ہیں کہ اکثر بھی اکثر مؤثر طریقے سے کچھ بھی نہیں کرتے. میٹنگ کی اجازت دینے کے بجائے آپ باقی بے مثال افراد کے ساتھ مرکب کرنے کے لئے چلتے ہیں اور شاید تکلیف دہ ہوسکتے ہیں کہ حاضریوں کے پہلے اجلاس میں تجزیہ ہوسکتی ہے.
$config[code] not foundاہداف مقرر کریں. تمام اجلاسوں کو ایک مقصد ہونا چاہئے. آپ کے میٹنگ سے پہلے، اس بات پر فیصلہ کریں کہ آپ اس بیٹھ میں کیا کام کرنا چاہتے ہیں. جب آپ کا مقصد تحریر کرتے ہیں تو، ایک جامع اور آسانی سے قابل ذکر بیان لکھتے ہیں، "چوتھا سہ ماہی کے لئے اشتہاری مہم کا انتخاب کریں."
ایک ایجنڈا تیار کریں. ان سبھی موضوعات کو فہرست میں شامل کریں جو آپ اس میٹنگ میں گفتگو کرنا چاہتے ہیں جس میں آپ ان پر بحث کرنا چاہتے ہیں. اپنے اجنڈے کو مزید وضاحت میں شامل کرنے کے لۓ ہر چیز کے آگے متوقع رقم رکھنے کے لۓ، آپ کو اس بات کا یقین کرنے میں مدد ملتی ہے کہ آپ نے بہت سے اشیاء شامل نہیں کیے ہیں.
ای میل کے ذریعہ میٹنگ سے قبل اپنا مقصد اور ایجنڈا کا اشتراک کریں. اجلاس کے اختتام اور ان دونوں افراد کے ساتھ اجنبی کے مقصد کا اشتراک کرکے ان کی آمد سے پہلے میں شرکت کریں گے، آپ انہیں میٹنگ کے لئے ذہنی طور پر تیار کرنے کی اجازت دیتے ہیں اور منصوبہ بندی کے لئے کاغذی کام یا دیگر مواد کے ساتھ تیار ہونے کا موقع دیتے ہیں. موضوع.
کردار قائم کریں. سیکرٹری کے طور پر خدمت کرنے کے لئے ایک فرد کو منتخب کریں اور اس شخص کو نوٹ کریں کہ میٹنگ کی ترقی کے طور پر نوٹ لے جائیں. دوسرے ساتھی حاضری کو مقرر کرنے کے لئے وقت کیپر کے طور پر کام کرنے کے لئے مقرر کریں. یہ فرد گھڑی پر نظر رکھتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ آپ ہر ایجنڈا کے شے کے لئے اپنے منصوبہ بندی کے وقت مختص کی پیروی کریں. بروقت اور موثر انداز میں اپنے آپ کو میٹنگ مڈیٹٹر کا اعلان کریں اور اجنبی پر بروقت اور موثر انداز میں اشیاء کے ذریعہ منتقل کریں.
اگر آپ کی سمجھ سے باہر نکل جاتی ہے تو میٹنگ کا کنٹرول دوبارہ لیں. خاص طور پر اگر آپ کے اجلاس میں شرکت کرنے والے مہمانوں کو گمراہ کرنے کا رجحان ہے، تو یہ ضروری ہے کہ آپ میٹنگ کے رہنما کے طور پر اپنی طاقت کا استعمال کریں اور اس وقت کورس کو رکھیں. اس مؤثر طریقے سے، سیاسی طور پر ان شخص کو یاد دلانے کی کوشش کرتا ہے جو میٹنگ کی وجہ سے میٹنگ کو ہٹانے کی کوشش کررہا ہے اور اس سے پوچھیں کہ اس کے بعد بعد میں بحث کے بارے میں خدشات کو بچانے کے لئے.
کاموں کو تفویض کریں جیسا کہ آپ اپنی بحث کے ذریعے منتقل کرتے ہیں اور جو چیزیں کرنے کی ضرورت ہوتی ہیں پر فیصلہ کرتے ہیں، ان کاموں کو جگہ پر تفویض کرتے ہیں. ہر کام کی تکمیل کے لئے ایک مناسب تاریخ مقرر کریں، امکانات کو بہتر بنانے کے جو کام اصل میں کئے جاتے ہیں. ان کاموں کو تفویض لکھنے کے لۓ انفرادی مشن منٹ سے پوچھیں.
وقت پر اجلاس کا اختتام کریں. اگر آپ میٹنگ کو اپنے شیڈول کے اختتامی نقطہ پر ماضی میں جانے کی اجازت دیتے ہیں تو، آپ کو ممکنہ طور پر پتہ چل جائے گا کہ بہت سے حاضر افراد ذہنی طور پر بیٹھ کر باہر کی جانچ پڑتال کرتے ہیں. اگر آپ اپنے مختص شدہ وقت کے اختتام پر پہنچ جاتے ہیں اور آپ کے پاس ابھی بھی بات چیت کرنے کے لئے اشیاء موجود ہیں، تو بعد میں انہیں ان لوگوں کے احترام کے لۓ ٹیبل کریں جنہوں نے میٹنگ میں شرکت کی.
منٹ کی میٹنگ کا اشتراک کریں. اجلاس کے منٹ کو ای میل کے اختتام کے 24 گھنٹوں کے ساتھ حاضریوں کے ساتھ ان کے تعاون اور وقفے کے لئے شکریہ کے ساتھ ای میل کریں. اگر آپ میٹنگ کے دوران بہت سے کاموں کو تفویض کرتے ہیں تو، حاضر ہونے والے اشیاء کے ساتھ حاضریوں کو پیروی کرنے کے لئے ایک سنجیدہ یاد دہانی شامل ہیں.
