آپ کیا سوچتے ہیں: کیا ہم سب ای میل کی اہمیت کو کم کر رہے ہیں؟ ہوسکتا ہے کہ یہ ٹویٹر، لنکڈین اور فیس بک میں اسپیم میں کھو گیا ہو یا متبادل چینلز کی وجہ سے ہو. ایک ہوشیار شخص نے مجھے حال ہی میں یاد کیا کہ ای میل سوشل میڈیا کا ریبون ہے.
اور امریکی ایکسپریس اوپن فورم میں کاروباری آداب پر ایک حالیہ پوسٹ میں، چھوٹے کاروباری ماہر اسٹیو سٹراس نے لکھا:
"اب ای میل کاروباری مواصلات کا اہم ذریعہ ہے اور اس طرح کے طور پر علاج کیا جاسکتا ہے. کچھ یونیفارم پالیسیوں کو ہر ایک کو ٹریک پر رہنے میں مدد ملتی ہے. "
$config[code] not found
میں کہتا ہوں کہ اس کے ساتھ "ای" کے ساتھ بھی، یہ اب بھی میل ہے. یہ آپ کا کاروباری مواصلات ہے. یہ صرف فروخت نہیں ہے. اور ہماری تیز رفتار اور بے حد ٹیکسٹ مواصلات میں منتقلی کا مطلب یہ نہیں ہے کہ ہمیں اپنے ای میلز پر توجہ نہیں دینا چاہئے. اور اگر آپ ایسا کرنے جا رہے ہیں - اور اس کا سامنا کرنا پڑتا ہے تو آپ ٹھیک ہیں. مجھے لگتا ہے کہ میری فہرست یہاں کچھ بھی نہیں ہے جو ہم پہلے ہی نہیں جانتے ہیں، لیکن ہمیں یاد دہانیوں کی ضرورت ہوسکتی ہے. مجھے امید ہے اس سے مدد ملے گی:
1. یہ مختصر رکھیں. ہم سب مصروف ہیں. ہم میں سے زیادہ تر ہمارے ای میلز سکیم کر رہے ہیں، کلیدی نکات کو تلاش کر رہے ہیں، اور تیزی سے ان میں سے باہر نکلنے کی کوشش کر رہے ہیں. میں نے کچھ بھی نہیں لکھا ہے جو زیادہ مفید نہیں تھا جب آدھا اس کی لمبائی میں کمی آئی تھی.
2. موضوع لائن ایک خلاصہ بنائیں. یہ ایک واضح لگتا ہے، لیکن اپنے اپنے ای میلز کو اسکین کرتا ہے اور آپ کو مل جائے گا کہ زیادہ سے زیادہ موضوع کی لائنز سب سے بہتر ہیں. ہمارے پاس اس سلسلے ہیں جو سنوبورڈ کی طرح اگلے پیغام کے موضوع سے منسلک ہوتے ہیں، جو اس موضوع کو بہت دیر سے بدل گیا ہے. ہمارے پاس مضامین جیسے عنوانات ہیں، اور مزید پڑھنے میں ہمیں چال چلانے کی کوشش کر رہے ہیں. اسپامر کی طرح آواز مت کرو. اپنے موضوع کی لائن میں اپنا پیغام بیان کریں.
3. "آپ" کے ساتھ شروع اور ختم یہ کاروباری خط لکھنا کے بنیادی اصولوں میں سے ایک ہے: اپنے قارئین کے اپنے مفاد کو بتائیں. "آپ" کے لفظ کے ساتھ اپنا پہلا پیراگراف شروع کریں اور "کچھ مجھ سے پوچھا …" یا "آپ چاہے …" یا "آپ نے ذکر کیا" یا "آپ کی ضرورت ہے". ریڈر آپ کو پوچھ رہا ہے جو کچھ کرنے سے باہر نکل جائے گا.
4. فی پیغام صرف ایک موضوع. جب آپ اپنے ای میلز کو ایک ہی پیغام میں ہر موضوع کے لۓ توڑتے ہیں تو آپ اپنے ای میلز کا راستہ چلتے ہیں. وہ اضافی پیغامات جنہیں آپ شامل کرنا چاہتے ہیں، کھو جانے کا امکان زیادہ ہیں. پیغامات کو توڑ دو
5. مناسب سر کا استعمال کریں. ہوشیار رہو اور سر کے ساتھ درست ہو. سرطان، پارلیمنٹ، اور پریشانی سرد مشکل سیاہ اور سفید متن میں ڈالنے کے لئے مشکل ہیں. ٹون بہت آسانی سے غلط سمجھا جاتا ہے. کبھی بھی ایک ای میل نہیں لکھنا جو سیاق و سباق سے باہر کسی کو غلط تشریح اور آگے بڑھایا جا سکتا ہے. کسی ای میل کو کبھی بھی لکھیں جو حوالہ دیا جائے گا شرمندہ ہو جائے گا.
6. اضافی کاپیاں نہیں بھیجیں. یہ ایک پیغام ہے، نہیں آرکائیو یا ایک واٹ. ہم سب ان کا احاطہ کرتے ہیں - آپ کے پسماندہ اضافی کاپیاں سبھی ای میل پر جا رہے ہیں جو کسی بھی شخص کو آپ کو کسی بھی چیز کو بھیجنے کے لۓ، یا کسی چیز کو سنبھالنے سے انکار نہیں کرسکتے، یا بعد میں. لوگوں کے لئے اپنا ای میل بھیجیں جس کا مقصد یہ ہے، اور کوئی اور نہیں.
7. ہجے اور گرامر کا احترام. کم سے کم ایک اسپیل چیککر کا استعمال کریں، لیکن آپ کے طور پر یہ تسلیم کرتے ہیں کہ سپیل چیککر بہت ساری غلط خرابیوں کو نہیں پکڑتے. مثال کے طور پر "ان" کے لئے "وہاں" کا استعمال کرتے ہوئے، یا رسولوں اور کثیروں کا عام عام الجھن، جیسا کہ ہر کثیر لفظ لفظ apostrophe کی ضرورت ہے. اس سائٹ پر گوگل کی تلاش کریں یا میری ذاتی پسندیدہ، 10 عام میل پر میل عام میل. یہ غلطیاں آپ کے مواصلات کو کرتی ہیں جو آپ کے دانتوں میں پکڑے گئے پالک کا ایک بڑا حصہ آپ کی مسکراہٹ کرتا ہے.
8. یاد رکھنا یہ نجی نہیں ہے. آپ کا کمپنی ای میل کمپنی سے تعلق رکھتا ہے، اور آپ کے ذاتی ای میل کو عدالت میں بلایا جا سکتا ہے. وہ لوگ جو چاہتے ہیں اور جانیں گے کہ کس طرح ای میل میں چھپا سکتا ہے. کسی بھی ای میل میں کبھی بھی لکھیں جسے آپ یا آپ کے وصول کنندہ، نامناسب، بڑے، غیر قانونی، یا بیوقوف سے شرمندہ ہو.
9. ای میل دلائل کے لئے نہیں ہے. ناراض الفاظ بائیوڈ گریڈ قابل نہیں ہیں. کبھی بھی ای میل میں بحث نہیں کرتے. ہال پر چلیں یا فون پر چلیں. میں نے خود کو یہ مشکل طریقے سے سیکھا ہے، سوچتے ہیں کہ انگریزی زبان کا بہت اچھا استعمال مجھے کسی طرح سے بہتر بنا سکتا ہے جو میں پرانے فیشن کے ساتھ کرسکتا تھا. یہ کبھی نہیں کرتا. ای میل تقریبا کسی بھی موقع جیتتا ہے یا کسی دلیل کو روکتا ہے. یہ تقریبا ہمیشہ چیزوں کو بدتر بنا دیتا ہے، بہتر نہیں.
10. ان موضوعات کو یاد رکھیں. ہمارے ای میل سافٹ ویئر میں سے زیادہ تر طویل ای میلز بناتے ہیں جیسے بچوں کو برف کی بالکنیوں کو برفانی طور پر پھیلانے کی تعمیر. ہر نئے ای میل کو دھاگے میں ذیل میں جمع کیا جاتا ہے. وہاں وہاں کوئی بھی شخص ہے جو کم از کم ایک بار دیر سے ناامیدی میں احساس ہوا ہے کہ آپ نے اتفاقی طور پر ایک لمبے دھاگے کو ای میل کیا ہے جس میں کسی بھی طرح کے بارے میں بہت زیادہ معلومات یا کچھ شرمناک تبصرہ بھی شامل ہے. جب ایسا ہوتا ہے تو تم اس سے نفرت نہیں کرتے ہو؟ اور پھر، اس مسئلہ سے الگ، بیکار کی معلومات کا بالکل واضح نمونہ ہے کیونکہ موضوع میں نئے ای میل کے تمام پچھلے ای میل بھی شامل ہیں. ہم پائپ لائن کے ذریعے بھیج رہے ہیں کہ کتنا پیچھا کرنے کے بارے میں سوچو. کیا ہر ایک کو ہر ای میل میں یاد رکھنا چاہئے جو سبھی ای میلز میں کہا گیا تھا.
