اگر آپ دوسرے چھوٹے کاروباری مالکان کی طرح ہیں، تو آپ نے حالیہ برسوں میں شاید آن لائن اجلاسوں میں بڑھتی ہوئی رقم کا وقت گزارا ہے. لیکن ان قسم کے اجلاسوں میں ملوث مشکل حالات موجود ہیں، کانفرنس ٹیبل کے ارد گرد یا ایک کلائنٹ کے دفتر میں موجود پرانے اسکول کی میٹنگ کے مقابلے میں، آپ کو یاد کرنا ہوگا. اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ سبھی میٹنگ شرکاء کے ساتھ خوش ہیں، یہاں 50 آن لائن کاروباری میٹنگ کی مثال کے لئے تجاویز ہیں.
$config[code] not foundآن لائن بزنس میٹنگ آداب تجاویز
صرف شیڈول ضروری ملاقاتیں
اجلاسوں کا پہلا اصول، یہاں تک کہ آن لائن بھی، یہ ایک خاص مقصد کی خدمت کرنا چاہئے. اگر یہ کچھ ہے تو آپ صرف ایک فوری ای میل میں بھیج سکتے ہیں یا ایک دوسرے میں حل کرسکتے ہیں، کم وقت لگنے والا راستہ، اپنی ٹیم کو پوری میٹنگ کے ذریعے اپنے وقت پر بیٹھے وقت نہ بنائیں.
ضروری لوگوں کو مدعو کریں
اسی طرح، آپ کی ملاقات صرف ان میں شامل ہوتی ہے جو اصل میں بات چیت کے لئے ضروری ہیں. اگر آپ کسی ایسے شخص کو مدعو کرتے ہیں جو معلومات واقعی متعلق نہیں ہے، تو آپ اپنا وقت ضائع کریں گے.
ناانصافی مہمانوں کو مدعو نہ کریں
آپ کو یہ بھی سبھی مہمانوں کی فہرست پر حاضر ہونے والے ہر شخص کو واضح کرنا چاہئے. میٹنگ شروع ہونے پر آپ کسی کو حیران نہیں کرنا چاہتے ہیں.
شیڈولنگ کے بارے میں لوگ پوچھیں
آن لائن اجلاسوں کے لئے، یہ لازمی شرکاء کو اس وقت شیڈول کرنے کے بجائے ان کے لئے کام کرتے ہیں اور پھر لوگوں کو مدعو کرنے کے بجائے ضروری شرکاء سے پوچھنا اچھا خیال بھی کرسکتا ہے.
سرکاری مدعو بھیجیں
ایک بار جب آپ نے ایک وقت اور تاریخ منتخب کیا ہے تو، آپ Google کیلنڈر کی طرح پروگرام پر ایک سرکاری دعوت نامہ بھیج سکتے ہیں تاکہ لوگوں کو اس مخصوص وقت کو محفوظ کرنے کا آسان طریقہ ہے.
ضرورت کی توثیق کریں
اگر آپ نے وقت کے ساتھ ساتھ میٹنگ کو اچھی طرح سے مقرر کیا ہے، تو آپ اس وقت بھی فوری طور پر اس بات کا یقین کر سکتے ہیں کہ آپ اس سے پہلے ایک دن کے ساتھ ملاقات کر رہے ہیں.
مخصوص ایجنڈا بھیجیں
میٹنگ سے پہلے، کم سے کم چند ہفتے پہلے ممکن ہو تو، تمام شرکاء کو اجنبی باہر بھیجیں جو اجلاس کا احاطہ کرے گی.
ایک سیٹ ٹائمبل پیش کرتے ہیں
آپ کو اپنے ایجنڈے پر بھی شامل ہونا چاہئے تاکہ حاضرین کو ان کے باقی دن کی منصوبہ بندی کرنے کی صلاحیت ملے گی.
لوگوں کو کیا معلوم ہے کہ کیا امید ہے
اگر آپ کو میٹنگ کے دوران کسی بھی دستاویزات یا دیگر مواد تک رسائی حاصل کرنے کے لئے لوگوں کی ضرورت ہوتی ہے، چاہے یہ ایک اہم دستاویز یا کچھ کلائنٹ رابطہ کی معلومات ہو، اس سے پہلے واضح ہو.
یقینی بنائیں کہ ہر ایک آن لائن کانفرنس روم تک رسائی حاصل کرسکتا ہے
اگر آپ مجازی میٹنگ منعقد کر رہے ہیں، تو اس سے قبل ہر کسی کو چیک کرنے کے لئے یہ ایک اچھا خیال ہے کہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے ان پروگرام تک رسائی حاصل ہو جو آپ استعمال کرنا چاہتے ہیں. اگر آپ کی میٹنگ میں شرکت کے لۓ انہیں اپلی کیشن ڈاؤن لوڈ کرنے کی ضرورت ہوتی ہے تو انہیں کافی عرصے سے پتہ چلتا ہے.
پہلے سے ہی ٹیسٹ کریں
آپ کے لئے یہ بھی اچھا خیال ہے کہ آپ اپنے میٹنگ ایپ یا پروگرام کی جانچ پڑتال کرنے سے قبل اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ میٹنگ آسانی سے ہو جائے گی.
ایک مناسب صارف کا نام اور تصویر ہے
اگر آپ میٹنگ کے لئے اسکائپ جیسے پروگرام کا استعمال کر رہے ہیں، تو یقینی بنائیں کہ آپ کا صارف نام اور تصویر پیشہ ورانہ اجلاسوں کے لئے مناسب ہے.
وقت زون کی توثیق کریں
مجازی اجلاسوں کے ساتھ، آپ کو شیڈولنگ کے وقت کے وقت کا وقت کے بارے میں بھی واضح ہونا ضروری ہے. اپنے وقت کے زون میں نئے رابطوں کو صرف خیال نہ کریں.
وقت پر دکھائیں
چاہے آپ میٹنگ چل رہے ہو یا صرف مہمان کے طور پر حاضر ہو، آپ کو وقت پر ظاہر کرنا ہوگا. حقیقی طور پر، آپ کو صرف محفوظ ہونا جلد ہی تھوڑا سا ہونا چاہئے.
کال کریں اگر آپ کو ایک تنازعہ ہے
اگر آپ کے پاس ایک ہنگامی یا تنازعہ ہے تو آپ کو میٹنگ کی کمی محسوس ہو گی یا دیر ہو جائے گی، آپ میزبان یا حاضری افراد کو جتنا جلدی ممکن ہو جانے کی ضرورت ہے. اگر آپ کا تنازعہ اجلاس کا دن ہوتا ہے تو، شاید اس کا مطلب ہے کہ آپ کو اس شخص کو فون کرنے کی ضرورت ہے لہذا آپ اس بات کا یقین کر سکتے ہیں کہ وہ پیغام حاصل کریں.
سب کے لئے پہنچنے کے لئے انتظار کریں
ایک بار جب آپ نے ڈیل کیا ہے یا آپ کے آن لائن کانفرنس روم میں داخل ہونے کے بعد، لوگوں کو خوش آمدید کہتے ہیں، لیکن آپ سب جانتے ہیں کہ جو کچھ آپ جانتے ہیں وہ واقعی میں ڈائیونگ سے پہلے شرکت کرتے ہیں.
ایک خاموش مقام منتخب کریں
اگرچہ آپ کو بنیادی طور پر کہیں بھی کہیں بھی آن لائن مباحثہ حاصل ہوسکتا ہے، اگرچہ کہیں بھی پریشانی یا شور نہیں ہوگی تو کہیں کہیں خاموشی کا انتخاب کرنا بہتر ہے.
صحیح طریقے سے حجم قائم کریں
جب ہر ایک آن لائن کانفرنس میں ظاہر ہوتا ہے، تو سب کو حجم کی جانچ کرنے کے لئے ہیلو کا کہنا ہے کہ آپ لازمی طور پر ایڈجسٹمنٹ کر سکتے ہیں.
مناسب طریقے سے کپڑے
اگر آپ ویڈیو کانفرنس میں حصہ لے رہے ہیں، تو آپ کو اپنی ظاہری شکل پر غور کرنے کی ضرورت ہے. ممکنہ طور پر یہ ممکن نہیں ہوسکتا ہے کہ وہ انفرادی ملاقاتوں کے لئے ہے. لیکن آپ کو پیشہ ورانہ دیکھنا بھی ضروری ہے.
تعارف بنائیں
اگر آپ نے ان لوگوں کو مدعو کیا ہے جو آن لائن میٹنگ میں ایک دوسرے کو نہیں جان سکیں گے، تو یقینی بنائیں کہ آپ ان کو ذاتی طور پر متعارف کرانے یا میٹنگ کے آغاز میں خود کو متعارف کرنے کا موقع دیتے ہیں.
نام یاد رکھیں
چاہے آپ پہلی مرتبہ یا ساتویں وقت کے ساتھ مل رہے ہو، نام کو یاد رکھنا اور اصل میں ان کا استعمال کرتے وقت لوگوں کو سلامتی کے دوران طویل عرصہ تک جا سکتے ہیں.
موضوع پر رہو
ملاقات کے دوران، آپ کو وقت سے بات چیت کے وقت سے وقت گزارنا ہوسکتا ہے. لیکن اس بات کا یقین کر لیں کہ آپ ہمیشہ گفتگو کو مرکزی مقصد پر واپس لے لیتے ہیں اور گھڑی پر نظر رکھنا چاہتے ہیں لہذا آپ ہر وقت کے احترام میں ہوسکتے ہیں.
زور سے بولو
جب آپ میٹنگ کے دوران بات کر رہے ہیں، تو یقینی بنائیں کہ آپ سب کو سننے کے لۓ اس بات کو یقینی بنانا اور بلند آواز سے بات کریں.
دوسروں کو مداخلت نہ کرو
اور جب دوسروں سے بات کررہے ہیں، تو ہمیشہ انہیں خود کے بارے میں سوچنے سے قبل ختم کرنے دیں.
صحیح طریقے سے بولنے سے بچیں
جب ایک سوال پورے گروہ سے ہوتا ہے، تو آپ بات کرنے کے لئے سیکنڈ میں انتظار کر کے عجیب رکاوٹوں سے بچ سکتے ہیں. اگر دوسروں کو اتنا ٹھیک ہے تو پھر اپنی باری کا انتظار کرو. اگر کوئی بات نہیں کرتا تو، آپ جانا چاہتے ہیں.
طویل خیالات کا اشتراک کرنے سے پہلے پوچھیں
اگر آپ کے پاس ایک طویل خیال یا خیال ہے تو، اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال رپورٹ نہیں کیا جا سکا. ایک یا زیادہ ایرر آ گئے ہیں. براہ مہربانی ایرر پیغام سے نشان زدہ فیلڈز کو ٹھیک کریں. آپ اسے بعد میں ایک ای میل میں کسی دوسرے میٹنگ میں حصہ سکتے ہیں.
خاموش ہو جب تم بول رہے ہو
دوسروں کے لئے تشویش بننے والی پس منظر کی شور سے بچنے کے لئے، جب آپ منصفانہ وقت کے بارے میں بات نہیں کر رہے ہیں، تو صرف اپنے آپ کو خاموش کریں.
غور سے سنو
اس کے علاوہ دوسروں کو بات چیت کرتے ہوئے، یقینی بنائیں کہ آپ اصل میں سنتے ہیں. آپ کچھ یاد نہیں کرنا چاہتے ہیں اور پھر بعد میں ایک سوال میں اسے لانا چاہتے ہیں.
دکھائیں کہ آپ سنتے ہیں
اگر آپ ایک ویڈیو کانفرنس میں ہیں تو آپ کو بھی اصل میں لوگوں کو یہ دکھانے دینا چاہئے کہ جب آپ بات کرتے ہیں تو آپ سن رہے ہیں. اپنے سروں کو اپنے نوٹوں میں دفن نہ کرو. ان کو دیکھو اور فعال سننے کا مشق کریں.
مزاح کے ساتھ دیکھ بھال کا استعمال کریں
اگر آپ کو میٹنگ کے دوران مزاح کے استعمال کی ضرورت محسوس ہوتی ہے تو، صرف اس بات کا یقین کر لیں کہ یہ آپ کے ناظرین کے لئے موزوں ہے. جب آپ صرف ٹیم کے ارکان کو بند کرنے کے لئے بات کر رہے ہیں تو یہ بہت آسان ہے. لیکن گاہکوں یا لوگوں کے ساتھ ملاقات کرتے وقت زیادہ احتیاط کا استعمال کریں جو آپ کو اچھی طرح سے معلوم نہیں ہے.
لازمی دستاویزات کی کاپیاں فراہم کریں
اگر آپ اپنی میٹنگ کے دوران کسی بھی اہم دستاویزات کا حوالہ دیتے ہیں، تو ان شرائط سے قبل اس سے پہلے یا اس کے دوران شرکاء سے ملنے کے لئے بھیجتے ہیں تو وہ ان کے حوالہ کے لۓ کرسکتے ہیں.
پیشگی مواد کے ساتھ تیار ہونا
اور اگر آپ کو ایک پریزنٹیشن بنانے کے لئے کسی بھی سامان کی ضرورت ہے، تو یقینی بنائیں کہ سب کچھ اچھا کام کرنے سے قبل پہلے ہی کام کرنا ہو تو آپ کام کرنے کے لۓ وقت ضائع نہیں کرتے.
آپ کی شناخت جانیں
جب آپ کی پیشکش یا دیگر اجنبی اشیاء کی تیاری کرتے ہیں، تو یہ ضروری ہے کہ آپ اپنے سامعین پر غور کریں اور خاص طور پر ان کے پیغامات کو پورا کریں. ایسے افراد کے ساتھ لوگوں کا وقت ضائع نہ کریں جو متعلقہ نہیں ہیں. اور کوئی سر یا موضوع کا استعمال نہ کریں جو آپ کے ساتھ مل کر صحیح لوگوں سے اپیل کرنے کا امکان نہیں ہے.
اپنا فون دور کرو
آپ کو بھی اپنے فون کو اجلاسوں کے دوران خاموش رکھنا چاہئے تاکہ اس میں مداخلت نہ ہو.
اعصابی احتیاط سے بچیں
کچھ شرائط میں قدرتی طور پر یہ ہے کہ شرکاء سے ملنے کے لئے پینس پر کلک کریں یا گم گم کرنے کی طرح اعصابی عادات پر عمل کریں. لیکن پیشہ ورانہ اجلاسوں کے دوران ان سے بچنے کے لئے ایک محتاط کوشش کریں.
بات چیت کرتے وقت کھانا کھائیں
آن لائن اجلاسوں کے دوران آپ کو کھانے سے بچنے سے بھی بچنا چاہئے. اس سے پہلے ایک سنیک ہے.اور اگر پانی کی ضرورت ہو تو اس کے علاوہ کسی اور کی باری ہوتی ہے.
سوالات کے لئے ایک مقررہ وقت ہے
اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. اس ویڈیو پر غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. براہ مہربانی دوبارہ کوشش کریں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. اور اگر آپ شرکت کر رہے ہیں، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اجنڈا پر اس موقع کا پتہ لگائیں تاکہ آپ کو معلوم ہو کہ جب کوئی پوائنٹس لانے کے لۓ.
سوالات سیکشن کو غلبہ نہ دیں
جب اس سوالات کا حصہ ارد گرد آتا ہے تو، آپ ایک یا دو سوالات پوچھ سکتے ہیں. لیکن گفتگو پر غلبہ نہ کریں. دوسروں کو بھی ایک موقع دیں.
خیالات کے لئے کریڈٹ پیش کرتے ہیں
اگر آپ میٹنگ کے دوران کسی بھی چیز کو لانے کے لۓ ہیں جو ابتدائی طور پر آپ کا خیال نہیں تھا، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کو ابتدائی طور پر کریڈٹ دینا ہے. اگر آپ نہیں کرتے تو، لوگ صرف یہ سوچیں گے کہ یہ تمہارا خیال تھا.
اجلاس کے بعد ذاتی معاملات پر گفتگو کریں
اگر کسی گروپ کے اجلاس کے دوران کسی چیز کا سامنا کرنا پڑتا ہے، تو یہ آپ کے اور ایک دوسرے سے صرف متعلقہ ہے، اس کے بعد ہر کسی کا وقت لینے کے بجائے بعد میں بات کرنے کا وقت بناؤ.
لوگوں کو کال نہ کرو
شاید آپ کبھی بھی اس صورت حال میں آسکیں گے جہاں آپ کی ٹیم کا ایک فرد غلطی کا باعث بنتا ہے جس سے آپ کی میٹنگ کو منفی اثر انداز ہوتا ہے. لیکن ان کو لیکچر کرنے کے لئے میٹنگ ٹائم استعمال نہ کریں. اگر ضروری ہو تو اس شخص کے ساتھ ایک نجی میٹنگ کو کال کریں.
آپ کی ٹھنڈا رکھیں
اور اس بات سے کوئی فرق نہیں پڑتا کہ آپ کون سے کام کر رہے ہیں، میٹنگ کے دوران اپنا مزاج نہیں کھوتے ہیں.
طویل ملاقاتوں کے لئے توڑ دو
اگر آپ کسی میٹنگ کی میزبانی کررہے ہیں جو چند گھنٹوں یا اس سے زیادہ ہو جائے تو، آپ کے اجنبی میں شیڈول ٹوٹ شامل ہیں تاکہ لوگوں کو کھانا پکانا، اپنے فون کو چیک کریں اور باتھ روم استعمال کریں.
وقت پر اختتام
اجلاس میں، گھڑی پر نظر رکھنا تاکہ آپ کو میٹنگ ختم کرنے کا یقین ہوسکتا ہے جب آپ نے کہا تھا.
لوگوں کو چھوڑنے کا موقع دیں
اگر، موقع کی طرف سے، آپ کو مختص کردہ ہر وقت آپ چاہتے تھے کہ ہر چیز پر بات چیت کرنے کا موقع نہیں مل سکا، آپ لوگوں سے پوچھ سکتے ہیں اگر وہ رہنا چاہتے ہیں اور میٹنگ ختم کردیں. لیکن لوگوں کو وقت پر چھوڑنے کا موقع دینا اگر وہ پہلے سے وعدے رکھتے ہیں.
شرکت کرنے کے لئے سب کا شکریہ
اگر آپ نے اجلاس کو بلایا تو، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ ان سب لوگوں کو بھی شکریہ جو کہ وہ چھوڑنے سے قبل شرکت کرتے تھے.
دیگر زبانیں اور ثقافتوں کے بارے میں جانبدار ہوں
کچھ معاملات میں، آپ اپنے آپ کو مختلف پس منظر اور ثقافتوں سے لوگوں کے ساتھ بھی ملاقات کر سکتے ہیں. لہذا میٹنگ سے پہلے اپنی زبان اور اپنی مرضی کے مطابق اپنی صلاحیتوں سے آگاہ کریں.
نوٹس کے ساتھ اپنائیں
آپ کے اجلاس کے بعد، ای میل کے ذریعہ لوگوں کے ساتھ کچھ نوٹ یا یاد دہانیوں کا اشتراک کرنے کا ایک اچھا خیال ہے. یا اگر آپ کو پیروی کرنے کے لئے کچھ خاص نہیں ہے تو، فوری جواب دینے والے نوٹ بھیجیں.
دوسروں کے ساتھ میٹنگ کی معلومات کا اشتراک کرنے سے بچیں
جب یہ ملاقاتیں ہوتی ہیں تو، اشیاء پر بات چیت کی شرائط کے گروپ کے اندر رہنا چاہئے، جب تک کہ آپ نے واضح طور پر دوسری صورت میں وضاحت نہیں کی ہے. لہذا حاضری میں نہیں تھے دوسروں کے ساتھ تفصیلات کا اشتراک نہیں کریں.
کسی بھی ایکشن اشیاء کو مکمل کریں
اور اگر آپ میٹنگ کے بعد کسی بھی کاموں کو مکمل کرنے کے رضاکارانہ طور پر، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ ان اشیاء پر فوری طور پر عمل کریں.
Shutterstock کے ذریعے ویڈیو کانفرنس تصویر
مزید میں: مقبول مضامین تبصرہ ▼
