دستاویز مینیجر کا کردار

ایک دستاویز مینیجر آئی ٹی عملے کا ایک رکن ہے جس کا مقصد کمپنی کے اندر دستاویزات کے مجموعی کام کے بہاؤ کو منظم، اپ ڈیٹ اور بہتر بنانے کے لئے ہے. کارپوریشنز دستاویزی مینیجرز کا سب سے بڑا آجر ہیں، اگرچہ بعض صنعتوں جیسے بڑی ریل اسٹیٹ فرموں، قانونی خدمات، فنانسنگ، صحت کی دیکھ بھال اور انشورنس - سائز کے بغیر ہاتھ پر دستاویز مینیجر ہونے کا امکان ہے. زیادہ سے زیادہ دستاویزی مینیجر کی پوزیشنوں میں سے کم سے کم ایک سے تین سال پہلے تجربے کی ضرورت ہوتی ہے؛ تاہم، حالیہ کالج کے گریجویٹز خصوصی تربیت کے ساتھ براہ راست پوزیشن میں منتقل کر سکتے ہیں. مخصوص سافٹ ویئر کے ساتھ مہارت، جیسے دستاویزی مینجمنٹ سسٹم اور / یا کسٹمر رشتہ مینجمنٹ پروگرامز، نوکری کے کام کے لئے ضروری ہے. دستاویزی مینیجرز پانچ اہم کام کی ذمے داری رکھتے ہیں: رسائی میں اضافہ، آرکائیو کرنے والی دستاویزات، معلومات کو اپ ڈیٹ کرنے، ٹریکس کو ریکارڈنگ اور بازیابی کے دستاویزات میں اضافہ.

$config[code] not found

رسائی میں اضافہ

ملازمتوں کو دستاویزات جیسے احاطہ خط، مارکیٹنگ کے مواد، سبق اور کلائنٹ کی معلومات تک رسائی حاصل کرنے کی ضرورت ہوتی ہے. روایتی طور پر، ملازمین نے ان فائلوں کو مستقبل میں رسائی کے لۓ اپنے ہارڈ ڈرائیوز پر محفوظ کیا ہے، لیکن فائلوں کو ختم ہو جائے گا کہ ایک ہی خطرناک خطرہ ہے. اس کے علاوہ، ملازمتوں کو ان کی ہارڈ ڈرائیوز کے ساتھ مل کر قیمتی وقت ضائع کر سکتا ہے جو دستاویزات کو کبھی نہیں ڈاؤن لوڈ کرسکتے ہیں. ایک دستاویز مینجمنٹ سسٹم ان تمام مسائل کو حل کرتی ہے. یہ ایک مرکزی نقطہ بناتا ہے جہاں تمام دستاویزات محفوظ ہیں. مزید برآں، ان دستاویزات کو ایک ویب سائٹ کے ذریعہ اسٹاف اور گاہکوں کے ساتھ اشتراک کیا جا سکتا ہے. زیادہ سے زیادہ دستاویز کے انتظام کے نظام آسانی سے ایک ویب سائٹ پر پیداوار کر سکتے ہیں؛ فائدہ یہ ہے کہ یہ انٹرنیٹ کنکشن کے ساتھ کسی کو بھی قابل رسائی ہے اور اضافی سافٹ ویئر یا تنصیبات کی ضرورت نہیں ہے (یہ ایک صارف نام اور پاسورڈ کی ضرورت ہوتی ہے، لیکن اس کی وضاحت کی جا سکتی ہے).

آرکیفائنگ دستاویزات

آئی آر ایس کو مالیاتی اداروں کی ضرورت ہوتی ہے تاکہ اکاؤنٹ کو بند کرنے کے پانچ سال بعد کلائنٹ سے متعلق دستاویزات کو برقرار رکھے. جسٹس محکمہ قانون کے دفاتر کے لئے ایک طویل وقت کے فریم کی ضرورت ہے، جس کا مطلب یہ ہے کہ ان تمام فائلوں کو کہیں جانے کی ضرورت ہے. دستاویزی مینیجرز عام طور پر محفوظ شدہ دستاویزات دستاویزات سے متعلق ہیں، اگرچہ کچھ حروف تہجی سے محفوظ رکھنے کے لئے معلومات کی مقدار پر منحصر ہے. اگر یہ کاغذی دفتر ہے، تو دستاویزات بیک اپ (دو علیحدہ جگہوں پر)، پھر سرور سے برباد کردیئے جائیں.

دن کی ویڈیو
تمباکو نوشی کی طرف سے آپ کے ساتھ نمٹنے کی طرف سے آپ کو باندھا
دستاویزات کو اپ ڈیٹ کرنا

تنظیم کے سائز پر منحصر ہے، تحریری مہارتوں کو ایک دستاویز مینیجر کے کردار کے لئے اہم عنصر ہو سکتا ہے. متعلقہ خطوط کے احاطہ کرنے والے خطوط، ٹیمپلیٹس، اور سبق مسلسل اپ ڈیٹس کی ضرورت ہوتی ہے. مزید برآں، رازداری کے بیانات، خالی معاہدے اور تکنیکی دستاویزات تقریبا سال میں تقریبا ایک بار معمولی مواقع حاصل کرتی ہیں. دستاویز مینیجر کو یہ تبدیلی ذاتی طور پر بناتی ہے، یہ اس کی ذمہ داری ہوگی کہ یہ یقینی بنایا جائے کہ سب سے زیادہ تازہ ترین ورژن استعمال ہو. ایسا کرنے کا سب سے آسان طریقہ دستاویز کے انتظام کا نظام استعمال کرتے ہوئے ہے.

ریکارڈ ریکارڈنگ

دستاویزات میں تبدیلی، اور دستاویز کے مینیجر کی ذمہ داری ہے کہ یہ جاننے کے لئے کہ کون سے تبدیل کیا ہے. سب سے زیادہ دستاویزی مینجمنٹ سوفٹ ویئر میں ٹرانسپیکرن ایک معیاری خصوصیت ہے. تاہم، دستاویز کا مینیجر ہر دستاویزی صرف پڑھنے کے ذریعہ سافٹ ویئر کے بغیر ٹیسیکیسیٹی کو ٹریک کرسکتا ہے، اور پھر درخواست دی گئی تبدیلیوں کو لاگ ان کرنے کے طور پر ان کو موصول ہوئی ہے.

دستاویزات کو دوبارہ حاصل کرنا

ایسے وقت ہو جائیں گے جب ایک دستاویز مینیجر کو ایسی چیزوں کو تلاش کرنے کی ضرورت ہے جو پہلے ہی آرکائیو ہو. زیادہ تر اکثر، یہ اکاؤنٹس، قوانین، اور قدرتی آفات کی وجہ سے ہے - جن میں سے سبھی گزشتہ واقعات کے مضحکہ خیز ریکارڈ کی ضرورت ہوتی ہے. اس وجہ سے، دستاویز کے مینیجرز کو منطقی طور پر اور درست طریقے سے ممکنہ طور پر آرکائیو کے سامان کی ضرورت ہے. اس طرح، کسی بھی دستاویز مینیجر کو ان ضروری ریکارڈ تک رسائی حاصل ہوسکتی ہے، قطع نظر ان کو اصل میں ذخیرہ کیا جا سکتا ہے. جب یہ قدرتی آفتوں کی تیاری کرنے کے لئے آتا ہے تو دفتر آفس کے باہر کسی جگہ دفتر کے باہر بیک اپ ذخیرہ کرتا ہے. اگر ممکن ہو تو، اسے مختلف علاقے میں جیسے سیٹلائٹ آفس کے طور پر محفوظ کریں.