سیکریٹری کے فرائض عام طور پر اپنے باس اور / یا دیگر ملازمتوں کے سفر کے انتظامات میں شامل ہیں. چونکہ مصریوں مصروف عملے کے شیڈول کو برقرار رکھنے کے لئے عام طور پر ذمہ دار ہیں، وہ اپنے سفر کی منصوبہ بندی کا بھی خیال رکھتے ہیں اور اس بات کا یقین کرتے ہیں کہ ہوٹل کے تحفظات اور کار کرایہ بھی شامل ہیں.
سفر کی ترتیبات بنانے کی منصوبہ بندی
ایک سیکرٹری کے بعد یہ پتہ چلتا ہے کہ اس کا مالک کاروبار کے سفر کرنا پڑتا ہے، اسے متوقع سفر کی صحیح تاریخیں سیکھنا ضروری ہے. اگر آپ اپنے محکمہ یا دفتر میں سب کے لئے سفر کے انتظامات کے لۓ ذمہ دار ہیں، تو آپ کو اس بات کا تعین کرنا ہوگا کہ دوسرے اسٹاف کے اراکین کسی بھی وقت سفر کر رہے ہیں. اس کمپنی پر منحصر ہے جس کے لئے آپ کام کرتے ہیں، آپ کو سفر کے اخراجات کے بجٹ کا تعین کرنا پڑتا ہے یا اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ سے رابطہ کرنا پڑتا ہے کہ اگر پیسہ سفر کے لئے بجٹ میں ہے. آپ کو یہ معلوم ہونا چاہئے کہ اس علاقے میں کیا ہوٹل موجود ہیں جہاں آپ کے باس سفر کریں گے، اگر اس کی کوئی ترجیحات ہوتی ہیں، اور کمروں کی لاگت اور دستیابی حاصل ہوتی ہے.
$config[code] not foundسفر کا انتظام کرنا
اب اس نے آپ کو سفر کرنے والوں کے دن اور تعداد کی تصدیق کی ہے، آپ کو اصل سفر کے انتظامات کرنا ضروری ہے. سیکرٹری کے فرائض آن لائن جا رہے ہیں اور خود کو ریزرویشنز بنا سکتے ہیں یا ٹریول ایجنسی سے تمام تفصیلات کے ساتھ رابطہ کرسکتے ہیں. بڑی کمپنیاں ہو سکتا ہے کہ ایک سفر کے شعبے میں جہاں سیکرٹری صرف تجویز کردہ سفر کے پروگرام فراہم کرے اور سفر کے عملے کو اصل میں تمام انتظامات کرنے کی ذمہ داری ہے. آپ کی ذمہ داری میں انتظامات کی توثیق کا جائزہ لینے اور ان کو یقینی بنانے کا بھی جائزہ لیا جائے گا. آپ کو معلوم ہونا چاہئے کہ اگر آپ کے ہوائی جہاز کے ہوائی اڈے پر کوئی سیٹنگ کی ترجیحات موجود ہیں تو سامان کا کتنے ٹکڑے ٹکڑے کئے جائیں گے اور اگر کوئی جانچ پڑتال کی جائے گی. آپ کے باس میں شرکت یافتہ اجلاس یا کانفرنس اس کی نشست کو ذخیرہ کرنے کی ضرورت ہے اور آپ کو اس کی طرف سے RSVP بھیجنے کے لئے شاید آپ ذمہ دار ہوں گے.
ترتیبات مکمل کرنا
سفر کے انتظامات کا ایک اور حصہ بھی شامل ہے جب وہ دور رہتا ہے تو آپ کے مالک کے سفر کی ضروریات کا خیال رکھنا ہے. آپ کو معلوم ہونا چاہئے کہ اگر آپ کے ہوائی اڈے ہوائی اڈے پر نقل و حمل کی ضرورت ہے یا اگر اسے ہوائی اڈے پر اپنی گاڑی پارکنگ کی لاگت کے لئے رقم ادا کی جائے گی. آپ کو اپنے باس کے سفر کے ایک پرنٹ کاپی فراہم کرنا چاہئے جب وہ اپنی منزل پر پہنچے تو وہ اپنے روزانہ شیڈول کو معلوم کرے گا اور ہوٹل کے پتے اور میٹنگ یا کانفرنس کے مقام میں شامل ہو جائیں گے. آپ پہلے سے ہی ایک رینٹل کار کو محفوظ کرسکتے ہیں کہ اس کے آنے پر دستیاب ہو یا ہوٹل شٹل کے لۓ ہوٹل میں لے جائیں. سفر کے انتظامات میں جب سیکریٹری کے فرائض کو یقینی بنایا جاتا ہے کہ سفر کا ہر پہلو احاطہ کرتا ہے.
