نہ صرف کاغذاتمک کام کی جگہ کی مدد سے کاروباری اداروں کو پیسہ بچانے اور کم خرچ کرنے کے لئے نہ صرف، بلکہ یہ بھی زیادہ ماحول دوستی ہونے کے لئے سڑک پر رکھتا ہے. اگر آپ کاغذات کے نظام کے پہاڑوں کے ساتھ دفن ہونے والی فائل کابینہ کو تبدیل کرنے کے بارے میں سوچ رہے ہیں، لیکن اس بات کا یقین نہیں ہے کہ شروع کرنے کے لئے، مندرجہ ذیل 10 اقدامات پر کاغذ کے بغیر جانے کی صورت میں نظر آتے ہیں.
کام پر Paperless جا رہا ہے
ڈیجیٹل طور پر فائلوں کا اشتراک کریں
دستاویزات کے ہارس پرنٹ کرنے کے لئے پرنٹر پر انحصار کرنے کے بجائے، ڈیجیٹل طریقوں کے ذریعے فائلوں کو اپنے ساتھیوں کے ساتھ اشتراک کریں، جیسے Google Docs. مزید برآں، جیسا کہ Gmail کے ذریعہ اس مفت سروس کو بچاتا ہے، فوٹو فائلوں کے برعکس کبھی بھی کام کی فائلوں کو کبھی بھی ضائع نہیں ہوجائے گی.
$config[code] not foundپروسیڈی کے شریک بانی اور سی ای او نک کیننوٹو نے اخبارات میں کاروبار میں مدد ملتی ہے، کچھ کلیدی طریقوں کے چھوٹے کاروباری رجحانات کو بتایا. 'عمل کی بات کرتے ہوئے' اور ڈیجیٹائزیشن کو کس طرح کام کرنے کے طریقوں کو بہتر بناتا ہے،
"کوئی سوال نہیں ہے کہ ڈیجیٹل کو تعاون میں بہتری ہے. جب ہر کوئی لازمی دستاویزات تک رسائی حاصل کرسکتا ہے اور جب اس کی ضرورت ہوتی ہے تو صحیح طور پر درست معلومات جمع کرسکتا ہے، آپ اپنے انٹر کمپنی کمپنی کے انجن کے پہیوں کو چکن کر رہے ہیں. "
کلاؤڈ میں فائلیں اسٹور کریں
ہر سائز کے کاروبار کاغذی کام پر منحصر ہے، جس میں جلد ہی اسٹوریج کی ضروریات بننے کی ضرورت ہوتی ہے. کابینہ کو دبانے میں اہم کاغذی کام بھرنے کے بجائے، بادل پر مبنی نظام جیسے ڈروپ باکس کو آسانی سے محفوظ رکھتا ہے. یہ کاغذ بیکار ڈیجیٹل نظام آپ کو آفس میں ناقابل یقین مقدار کی جگہ بچائے گی، اس کا ذکر نہ کرنا اہم دستاویزات محفوظ رکھنے میں مدد ملے گی.
اسکین اور فیکس نمبر مزید نہیں
سکیننگ اور فیکس دستاویزات کاغذ کے استعمال کی ضرورت ہوتی ہے. دستاویزات کو اسکین کرنے کے لۓ اپنے فون پر سکینر اے پی کا استعمال کرتے ہوئے اپنے کاروباری کاروبار سے کاغذات کی صورت میں مدد کریں. اس کے بعد محفوظ شدہ دستاویزات پی ڈی ایف میں تبدیل کیے جا سکتے ہیں اور ای میل کے ذریعہ ساتھیوں کے ساتھ شریک ہوں گے.
ڈیجیٹل مواصلات کی حوصلہ افزائی کریں
اپنے ورک فورس کو ڈیجیٹل مواصلات کی ثقافت کو اپنانے کے لئے حوصلہ افزائی کریں، جس سے مواصلاتی سابق سابقہ مواصلات، جیسا کہ ای میل انوائس اور پیسیلپس کو ای میل کرتے ہیں، ای میلز اور فوری پیغامات جیسے ڈیجیٹل طریقوں سے تبدیل کردیئے جاتے ہیں.
کاغذ پر مبنی پیغامات کے بجائے ڈیجیٹل مواصلات پر چلنا، اپنے کاروباری وقت کو بچانے میں مدد ملے گی. کاغذ کار ورک کے بجائے ڈیجیٹل کا استعمال کرتے ہوئے کیننوٹو نوٹوں کو انتظام کرنے کی اجازت دیتا ہے کہ "اصل وقت میں آپ کے کاروبار اور کلیدی تعاون کی نگرانی کریں اور بوتلوں کو تجزیہ کرنے کے لۓ ان کو بہتر بنانے اور اس کے نتیجے میں بہتر بنانے کے لۓ نظر انداز کریں."
ڈیجیٹل آنس کے لئے اداس کاغذ بلز اور بیانات
چاہے توانائی کی بلیاں، بینک کے بیانات یا ٹھیکیدار انوائسز ہیں، تمام کاروبار بلوں اور بیانوں کو پیدا کرتے ہیں. اگر آپ کے بلوں کو اب بھی کاغذ کے فارم میں بنایا جا رہا ہے تو، صرف ڈیجیٹل طور پر بھیجنے کے لئے ان سے پوچھیں. عام طور پر، بینکوں اور دیگر اداروں کی پسندوں کو ڈیجیٹل بیانات اور میل بھیجنے کی ترجیح دیتے ہیں، کیونکہ یہ پرنٹنگ اور میلنگ کی قیمتوں پر بچاتا ہے.
ڈیجیٹل کاروباری کارڈ بنائیں
کاروباری کارڈ، جب ضروری ہے، درخت کے گزرنے کے کافی مقدار کی ضرورت ہوتی ہے. بزنس کارڈز کے موڈ کے ساتھ آپ کے بٹوے کو بلانے کے بجائے، اپنے کاروباری کارڈ کو ڈیجیٹل بنائیں. بہت سارے سافٹ ویئر اور ایپس دستیاب ہیں، جیسے پیرل سکن اور کیمرڈ، جو کاروباری کارڈ سکین کرتے ہیں اور انہیں ڈیجیٹل دستاویز میں بدلتے ہیں.
الیکٹرانک دستخط کا استعمال کریں
یہاں تک کہ ہمارے دستخط الیکٹرانک طور پر دستخط کئے جا سکتے ہیں. ایک دستاویز کو پرنٹ کرنے کے بجائے، جسمانی طور پر قلم کے ساتھ اس کا دستخط کرتے ہیں اور وصول کنندگان کو بھیجا جاتا ہے، دستخط الیکٹرانک طور پر دستخط کئے جا سکتے ہیں، مطلب یہ ہے کہ وقت کی سازش اور مہنگی کاغذی کام کی کوئی ضرورت نہیں ہے. ابوڈر ریڈر کسی بھی پرنٹ کے بغیر دستاویزات پر دستخط کرنے کے لئے استعمال کیا جا سکتا ہے.
اس طرح کے ڈیجیٹل طریقوں کو کاروباری سیکورٹی کو بہتر بنانے میں مدد مل سکتی ہے. Candito کا کہنا ہے کہ، "ڈیجیٹل شدہ عملوں کے ساتھ، گورنمنٹ اور رسائی کے کنٹرول کی شناخت صرف اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ صحیح لوگوں کو کچھ دستاویزات اور نظام تک رسائی حاصل ہوسکتی ہے."
موجودہ کاغذات کو ترتیب دیں اور ترتیب دیں
ایک کاغذ بیک آفس کو کامیابی سے تخلیق کرنے کے لۓ، آپ کو موجودہ کاغذی کاروائی میں سے کچھ 'پتلی باہر' کی ضرورت ہوگی جو پچھلے 20 یا اس سے بھی 30 سال تک دفتر میں بیٹھا ہے. پرانے کاغذی کام کے ذریعہ بڑھنے اور شیڈڈر کے ذریعے کیا کیا جا سکتا ہے کا تعین کرنے کے لئے ایک صبح، یا زیادہ بنو. آفس سے زبردست کاغذی کام ختم کرنے کے علاوہ مزید جگہ پیدا ہو گی اور ساتھ ہی ناقابل یقین حد تک تسلی بخش ہوگی.
ناگزیریاں بنائیں
اجلاسوں میں کاغذ ہینڈ آؤٹ دینے کے بجائے، پروجیکٹر اور ٹیکنالوجی کا استعمال کرتے ہیں جو آپ کو ایک بصری ذریعہ سے متعلق معلومات کی معلومات فراہم کرتی ہے.
ٹرین اسٹاف زیادہ ڈیجیٹل پریمی ہو
ایک کاغذی بزنس کاروبار کو کچھ ڈیجیٹل معلومات کی ضرورت ہوتی ہے. کاموں سے فائلوں کو ذخیرہ کرنے کے لئے ای میل کے ذریعہ دستاویزات کو بھیجنے کے لئے بادل پر مبنی نظام استعمال کرنے کے لئے، اگر آپ کا کارکن ان کی تربیت میں وقت اور پیسہ سرمایہ کاری کے لۓ، اگر آپ کا عملدرآمد نہیں ہے، تو یہ قابل ثواب اور قیمتی طویل مدتی سرمایہ کاری ثابت ہوسکتا ہے.
Candito کا کہنا ہے کہ، کاغذ سے آزاد ہونے میں کارکردگی اور کمپنی کی نچلے لائن کو بہتر بنانے میں مدد ملتی ہے، بیان کرتی ہے:
"بالآخر، آپ کاغذ کاغذ میں جانے کے لئے شوٹنگ کیا جا رہا ہے، ایک بہتر گاہک کا تجربہ ہے اور اس وجہ سے ایک بہتر نیچے کی لائن ہے.
Shutterstock کے ذریعے پھینک کاغذ کی تصویر
2 تبصرے ▼
