کمپنیوں کی میٹنگ کے سرکاری دستاویز کے طور پر کارپوریٹ منٹ کام کرتے ہیں. مناسب طریقے سے منٹوں کو بورڈ اور کمیٹی کے عملے کا مقصد خلاصہ پیش کرتے ہیں، جبکہ ریگولیٹری اور فکری ذمہ داریوں کے تعمیل کے ثبوت فراہم کرتے ہیں.
بنیادی تفصیلات میں سب سے پہلے بھریں
پہلے پیراگراف میں ضروری ضروری حقائق. یاد رکھیں کہ جب اجلاس کیا ہوا، اور کتنی عرصہ تک جاری ہے، ساتھ ساتھ ایک quorum کی موجودگی یا غیر موجودگی. بورڈ کے اراکین اور ڈائریکٹر سے شروع ہونے والے تمام شرکاء کی شناخت کریں. اگر کوئی غیر حاضر ہیں تو اشارہ کریں. الگ الگ لائن پر عملے کے ممبروں یا مہمانوں کا نام یاد رکھیں. اس کے علاوہ، یہ بتائیں کہ آیا یہ واقعہ باقاعدہ یا خصوصی اجلاس تھا.
$config[code] not foundکلیدی اعمال کی شناخت کریں
آخری مشن کے منٹوں کی منظوری سے شروع ہونے والے ہر تحریک کے لئے ایک پیراگراف کو وقف کریں. اس بات کی شناخت کریں کہ تحریک نے کونسا نتیجہ، اور نتیجہ، لیکن ان لوگوں کو نامزد کرنے کے بارے میں فکر مت کرو جنہوں نے تحریک کی. اگر ووٹ ایک رول کال ہے تو، ہر شخص کے نام کی حیثیت سے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ لفظ کے لئے موشن الفاظ کا لفظ ریکارڈ کریں.
ٹپ
اگر آپ اس بات کا یقین نہیں کر رہے ہیں جو تحریک نے بنایا ہے، تو پوچھنا مت ڈرنا. تاہم، اگر آپ کسی خاص نقطہ نظر کو نہیں سمجھتے تو، آپ کے اسٹوڈ پیڈ پر یا آپ کے لیپ ٹاپ پر کسی نہ کسی طرح کے نوٹ پر روشنی ڈالیں - لہذا آپ بعد میں اس کے چیئرمین سے پوچھ سکتے ہیں.
ضروری پوائنٹس کا خلاصہ
کنسینس طویل بات چیت. بورڈ کے اراکین کس معاملے کا فیصلہ کرتے ہیں وہ اس پر اتفاق رائے تک پہنچنے کے طریقوں سے زیادہ متعلقہ ہیں. اگر ریگولیٹری یا فکری ذمہ داریوں کی ضرورت ہوتی ہے تو آپ مخصوص معلومات کو ریکارڈ کریں، صرف ایک ایسے عوامل کو ریکارڈ کریں جو خاص طور پر ووٹ ڈالتے ہیں، جیسے کہ تجویز کے عمل اور موا کے بارے میں بحث.
ٹپ
مطلوبہ الفاظ، جہاں بھی ممکن ہو استعمال کریں، آپ کو نوٹ ریکارڈ کرنے میں مدد کرنے کے لئے. مطلوبہ الفاظ میں لکھیں کہ آپ کے سٹینو پیڈ کے بائیں طرف، اگر آپ کسی کا استعمال کر رہے ہیں. دائیں طرف ہر مطلوبہ الفاظ کے بارے میں نوٹ بنائیں.
ریکارڈ کی تقسیم اور افادیت
اس طرح کے تنازعہ یا تحمل جیسے واقعات کی شناخت کریں جب بورڈ کے ممبران یا ڈائریکٹر ان ریکارڈ کو ریکارڈ کے لۓ بیان کرتے ہیں، یا طرز عمل کے قوانین کو اس کی ضرورت ہوتی ہے. مثال کے طور پر، کسی رکن کو دلچسپی کے حقیقی یا سمجھا جاتا ہے کی وجہ سے ایک مسئلہ پر ووٹ دینے کے قابل نہیں ہوسکتا ہے. اس صورت میں، آپ لکھ لیں گے، "بورڈ اینڈ ایکس ایکس موشن یو پر گفتگو یا ووٹنگ سے عذر کیا گیا تھا."
ٹپ
اگر بورڈ کسی کو فون کرتا ہے تو، ایگزیکٹو سیشن کے لئے تفصیلی نوٹ لینے سے بچیں. بس شرکاء کے ساتھ ساتھ تاریخ، وقت، مقام اور مدت کو نوٹ کریں.
اپنے کام کا جائزہ لیں
اپنے ڈرافٹ منٹ کو مستحکم اور درست کریںترجیحات میٹنگ کے بعد، اور پھر ان کا جائزہ لینے کے چیئرمین کو جمع کرائیں. اہم ترمیم کی حوصلہ افزائی نہ کریں کیونکہ یہ آپ کے کام کی درستگی کو سمجھا سکتا ہے. بورڈ کو منظور کرنے کے بعد اپنے منٹوں کو سائن ان کریں. کمیٹی برائے رپورٹوں، خطوط اور تحریری رپورٹس کے تمام اصل پر دستخط کردہ کاپیاں ان سے منسلک کریں. ادارے کی منٹ کی کتاب میں سرکاری نقل درج کریں.
ٹپ
ایک بار بورڈ کے ممبران اور ڈائریکٹر منٹ منٹ وصول کرتے وقت، منسلکات کو شامل کرنے کے لئے ضروری نہیں ہے. اس کے بجائے، انہیں اپنے منٹوں میں خلاصہ کریں.
انتباہ
اپنے منٹ میں جذباتی یا فیصلہ کن زبان کا استعمال کرنے سے انکار کرو. ایک غیر جانبدار مبصر کے طور پر اپنے موقف کو برقرار رکھو.
