دائرہ دار نظام آفس کے طریقہ کار قائم کرتے ہیں جو مطمئن قواعد کے مطابق معلومات منظم کرتے ہیں جو معلومات کو تلاش کرنے میں آسان بناتے ہیں. دائر کرنے والی نظام دستاویزات کو منظم کرتی ہیں کہ دوسرے افراد اور تنظیموں کو کمپنی کو بھیجنے، کمپنی کی اندرونی سرگرمیوں کے ریکارڈ اور انفارمیشن کے ریکارڈوں کو جو کمپنی دوسری کمپنیوں اور افراد کو بھیجتی ہے.
ان باکس اور آؤٹ باکس
آؤٹ باکس انفرادی طور پر تقسیم ہونے سے قبل آؤٹ لک دستاویزات رکھتا ہے. باہر جانے والے دستاویزات تنظیم کے باہر اداروں کو ای میل میں سکین کرنے اور ای میل بھیجنے کے لئے آؤٹ لک میل، فیکس یا دستاویزات شامل ہیں. اندرونی طور پر درج شدہ یا تقسیم ہونے سے پہلے ان باکس میں آنے والی دستاویزات موجود ہیں. ان دستاویزات میں میمو شامل ہیں. دستاویزات جو ایک نئی پروجیکٹ، پہل یا کلائنٹ کی تفصیل پیش کرتے ہیں؛ اور دستاویزات جو میل میں آتے ہیں. کچھ ان باکس میں دو حصوں ہیں. ایک سیکشن ایسے دستاویزات رکھتا ہے جو موجودہ فائلیں ہیں اور دوسرا حصہ دستاویزات رکھتا ہے جو نئی فائل کی ضرورت ہے.
$config[code] not foundفائلیں اور زمرہ جات
فائلیں فولڈر ہیں جو ان معلومات کو رکھتے ہیں جو نام، تاریخ، موضوع، مقام، پراجیکٹ یا دوسرے ڈیٹا کے مطابق مل کر تعلق رکھتے ہیں. ایک سے زیادہ فائلوں کو زمرہ جات کی طرف سے گروپ کیا جاتا ہے. اکثر ان شعبوں کو رنگ اور رنگ کوڈت فولڈر یا اسٹیکرز کو تفویض کیا جاتا ہے، ان اقسام کے لئے آسان حوالہ دیتے ہیں. فائلوں کے نظام کو ایک قسم کے اندر اندر انفرادی فائلوں کی منطقانہ جگہ کا تعین. مثال کے طور پر، ڈاکٹر کے آفس ہو سکتا ہے کہ رنگ کوڈت والے طبقے ہو جو حروف تہجی کے ہر خط سے مریضوں کے لئے آخری نام کے مطابق ہو. دیگر فائلوں کا نظام، مضامین، عددی، جغرافیائی اور تاریخی زمرے اور عہدوں کی طرف سے فائلوں کا بندوبست.
دن کی ویڈیو
تمباکو نوشی کی طرف سے آپ کے ساتھ نمٹنے کی طرف سے آپ کو باندھامطابقت
آنے والے میل فائلوں میں ذخیرہ کردہ دستاویزات پر معلومات سے متعلق ہے. کمپنیوں کو اصل آنے والے دستاویزات کے طور پر ایک ہی فائل میں آنے والی میل پر ردعمل کی کاپیاں ڈالتی ہیں. کچھ کمپنیاں مکمل ردعمل کی فوٹوکوپیوں کو ان کے ردعملوں سے الگ کرنے کے لئے اسٹیمپ کرتی ہیں جو اب تک پہنچائے گئے نہیں ہیں. اسی طرح، باہر جانے والے دستاویزات کی فوٹو کاپی فائلوں میں ذخیرہ کیا جاتا ہے جو دستاویزات سے متعلق معلومات سے متعلق ہے اور اسی فائل میں جمع شدہ کسی بھی جواب کے طور پر ذخیرہ کرتا ہے جو کمپنی ان دستاویزات کو حاصل کرتی ہے.
اندرونی تقسیم
ان باکس میں دستاویزات ہیں جو انفرادی ملازمین، میمو اور دوسرے جسمانی دستاویزات کے لئے میل سمیت ایک تنظیم کے اندر تقسیم کیے جاتے ہیں جن میں انفرادی ملازمین وصول ہوتے ہیں. اندرونی ان باکس دستاویزات ملازمین کو ملازم ڈراپ خانوں میں دستاویزات ڈال کر تقسیم کیا جاتا ہے، اور کبھی کبھی ریموٹ ملازمتوں کو دستاویز سکیننگ یا فیکس کرکے.
دلہن کی چابی
اگر کوئی موجود فائل نہیں ہے جو منطقی طور سے ایک نیا دستاویز سے مطابقت رکھتا ہے تو اس کو ذخیرہ کرنے کیلئے ایک نئی فائل پیدا کی جاتی ہے. اسی طرح، ایک نئی دستاویز کے لئے ایک نیا زمرہ تیار کیا جاتا ہے، اگر کوئی موجودہ زمرہ موجود نہیں ہے جس میں دستاویز سے ملتا ہے. فائل کی چابیاں فائلوں کے لئے ایک انڈیکس فراہم کرتی ہیں. فائل کی چابیاں کی فہرست اور تمام قسم کے فائلوں کو فائلوں کے نظام میں ترمیم، اور یہ بتائیں کہ ہر زمرے میں کس طرح معلومات منظم کی جاتی ہے. کسی بھی وقت ایک نئی قسم کی تخلیق کی گئی ہے، فائل کی کلید کو اپ ڈیٹ کیا جاتا ہے اور باقی عملے کو تقسیم کیا جاتا ہے یا مرکزی حوالہ نقطہ پر ظاہر ہوتا ہے.
