کاروباری دنیا اجلاسوں کی محور پر اسپن لگتی ہے - لیکن سبھی میٹنگ پیدا نہیں ہوتی. پیداواری سیشن کی منصوبہ بندی کرنے میں سرمایہ کاری کا وقت یقینی بنانے کے لئے آپ کی ملاقاتوں کا کام ملا. محتاط سوچ کے لۓ آپ کو پورا کرنے کی ضرورت ہے اور کون شرکت کرنا چاہئے.
مقصد اور شناخت کا تعین کریں
میٹنگ کے لئے ایک مقصد مقرر کریں اور اسے مختصر اور واضح طور پر بیان کریں. مثال کے طور پر، مخصوص مقاصد کا بیان کرتے ہوئے گولی پوائنٹس کی ایک مختصر فہرست بنائیں. آپ کی ملاقات کا مقصد اہم معلومات کو بات چیت، فیصلے کرنے، مسائل کو حل کرنے یا کارروائیوں کو تفویض کرنے کا مقصد ہو سکتا ہے. ایک جامع اور نقطہ نظر کا مقصد میٹنگ آرگنائزر کو اس بات کا تعین کرتا ہے کہ اجلاس میں حصہ لینے والے کو کونسا حصہ لیا جانا چاہئے. ٹیم کے ممبروں کے ساتھ ہر مقصد کو سیدھا کرکے مدعووں کی ایک فہرست تیار کریں جن کی موجودگی کو یہ اصل میں مقصد سے ملنے کے لئے ممکن ہو گی.
$config[code] not foundایجنڈا مقرر کریں
مقصد میں ہر مقصد پر مبنی اجلاس کا ایجنڈا مقرر کریں. اگر ایک مقصد ایک منصوبے کے آغاز سے بات چیت کرنا ہے تو، ایک اجنبی شے مقرر کریں جو اس بات کی نشاندہی کرتا ہے کہ اس معلومات کو کس طرح پیش کرے گا اور کس طرح معلومات کا اشتراک کیا جائے گا، جیسے پاورپوائنٹ پریزنٹیشن. اگر مقصد کا کام تفویض کرنا ہے تو، ایک اجنبی شے کو مقرر کریں جو بیان کرتا ہے کہ کس طرح کا کام کیا جائے گا. ہر مقصد میں ایک یا زیادہ اجنبی چیزیں جو اس کے ساتھ براہ راست منسلک ہوتے ہیں.
دن کی ویڈیو
تمباکو نوشی کی طرف سے آپ کے ساتھ نمٹنے کی طرف سے آپ کو باندھاتاریخ اور وقت منتخب کریں
ملاقات کے رہنما اور سب سے اہم دعوت نامے کی دستیابی پر مبنی میٹنگ کی تاریخ اور وقت منتخب کریں. مدعو کی بڑی فہرست، مشکل یہ ایک دن اور وقت تلاش کرنا ہے جب سب دستیاب ہے. ایک ایسے وقت کو قبول کریں جو ممکن ہو سکے کے طور پر بہت سے شیڈولز. وقت مقرر کرنے سے پہلے، وقت کے زونوں کو سوچو. اگر کچھ دعوتیں فون یا انٹرنیٹ کے ذریعے شرکت کریں گے، تو ان کے کام کے گھنٹے اور آپ کے اپنے بارے میں غور کریں. 1 پی ایم. مشرقی معیاری وقت میں ملاقات سینٹرل سٹینڈرڈ وقت میں دوپہر کے کھانے کی میٹنگ ہے. یہی ملاقات 2 بجے ٹوکیو میں ہے.
جگہ کا انتخاب کریں
ایک کانفرنس کا کمرہ تلاش کریں جو تمام اجنبی اشیاء کو حاصل کرنے میں ممکن ہو. شرکت کرنے کے لئے متوقع لوگوں کی تعداد میں فٹ آرام دہ اور پرسکون ایک کمرہ کا انتخاب کریں. ایک کمرے جس نشستیں 40 نشستیں ہیں 10 افراد کے ساتھ ملاقات کے لئے ایک غریب انتخاب ہے. اسی طرح، آپ نہیں چاہتے کہ بھیڑ میں جھاڑو اتنا تنگ ہو، اسے اضافی کرسیاں میں لانا ضروری ہے.
مواد اور حادثات کے لئے ترتیب دیں
اگر پیشکش توقع کی جاتی ہے، اس بات کو یقینی بنائیں کہ کمرہ پروجیکٹر سے لیس ہے. اگر نہیں، تو آپ کے ساتھ ایک پروجیکٹر لانے کے لئے انتظامات کریں - اس بات کا یقین بھی کریں کہ آپ کو اس منصوبے پر کچھ چیز ہے، جیسے اسکرین یا سفید دیوار. دیگر واقعات کی دستیابی پر غور نہ کریں، جیسے سائٹ کے شرکاء کے لئے خشک مٹ مارکر، فلپ چارٹ اور سپیکر فون کے ساتھ سفید بورڈز. کثیر گھنٹے کے اجلاسوں کے لئے، کھانے اور مشروبات کا بندوبست کرتے ہیں لہذا شرکاء اپنے پیٹ سے بجائے موضوع پر توجہ مرکوز رکھے.
مدعو مطلع کریں
میٹنگ کے مقاصد، تاریخ، وقت اور مقام کے انعقاد کو مطلع کرنے کے بارے میں مطابقت پائیں تاکہ کافی عرصے تک کافی ہو سکے. زیادہ تر مقدمات میں، کم سے کم ایک ہفتے کا نوٹس بہتر ہے. تمام مدعووں میں میٹنگ کی تقرری بھیجنے کے لئے کام کی جگہ کے کیلنڈر سافٹ ویئر کا استعمال کریں. کئی پروگراموں کو میٹنگ سے چند منٹ یا چند دن مدعو کرے گا، یا آپ کی ضروریات کو انتباہ کو اپنی مرضی کے مطابق بنائے گی.
