آفس انتظامیہ کے عملے نے دفتر کے کارکنوں کو مدد فراہم کی ہے. وہ ریکارڈ اور فائلوں کے نظام کو برقرار رکھتے ہیں اور اکثر ڈیٹا انٹری کے انچارج ہوتے ہیں.وہ گاہک یا انوینٹری کے ڈیٹا بیس کو برقرار رکھنے اور میلنگ کے لئے خطاط پیدا کر سکتے ہیں، اور وہ صحیح محکمہ کو پڑھنے اور آگے بھیج سکتے ہیں. کسی آفس ایڈمنسٹریٹر کا مجموعی مقصد یہ ہے کہ وہ اپنے سپروائزر کا کام آسان ہوجائے.
ڈیٹا بیس کے انتظام
دفتری انتظامیہ کا عملہ عموما ایک ڈیٹا بیس کی تعمیر کرنے کی توقع نہیں کرتا ہے لیکن تفصیلات درج کرنے کی ضرورت ہوگی اور اس ریکارڈ کو کال کرنے میں مدد ملے گی جو لمحات کے نوٹس میں مخصوص معیار کو پورا کرے. انہیں ڈیٹا بیس کی معلومات کے مطابق بھی رپورٹیں پیدا کرنا لازمی ہے. یہ رپورٹ عام طور پر سینئر اسٹاف کے ارکان کے ساتھ گزر چکے ہیں یا ایک کانفرنس میں پیش کی جاتی ہیں.
مطابقت کی تیاری
مطابقت ایک انفرادی خط یا تمام نیوز لیٹر تمام گاہکوں کے لئے ہو سکتا ہے. آفس انتظامیہ کے عملے کو میمو اور اعلانات تیار کرنا اور تمام عملے کو بھیج دینا ضروری ہے. آفس انتظامیہ کے عملے کو ای میل انکوائریوں سے نمٹنے کے لئے توقع ہے اور مناسب محکمہ پر ای میل پاس دو.
دن کی ویڈیو
تمباکو نوشی کی طرف سے آپ کے ساتھ نمٹنے کی طرف سے آپ کو باندھاشیڈول مینجمنٹ
بکنگ کی تقرریوں، منصوبہ سازوں کا منصوبہ بندی اور شیڈول کے عملے کو مطلع کرنا روایتی طور پر مرکزی ڈائری میں تمام تقرریوں کو لکھنے اور عملے کو ہفتہ وار یا روزانہ اپ ڈیٹ بھیجنے کا مطلب تھا. اب، سب سے زیادہ شیڈولنگ الیکٹرانک طور پر ڈیٹا مینجمنٹ کے پروگراموں جیسے Outlook، iCal یا Eudora کے ساتھ مکمل ہو چکا ہے. یہ ایک آفس انتظامیہ کے عملے کے رکن کو الیکٹرانک طور پر کئی کیلنڈروں کو اپ ڈیٹ اور شائع کرنے کی اجازت دیتا ہے. اس سے دوسرے اسٹاف کے ارکان کو ایک ہی وقت میں کیلنڈروں کی جانچ پڑتال کرنے کی اجازت دیتی ہے.
جواب ٹیلی فون
دفتری انتظامیہ کے اسٹاف جوابی فونز اور گاہک سے نمٹنے یا ان کے سوالات کا جواب دینے کے لئے ایک ڈیپارٹمنٹ کو بہتر بنانے کے لۓ منتقل کریں. کالر کے کسی بھی رابطے کی معلومات کے ساتھ ساتھ تفصیلی پیغامات ریکارڈ کرنے کے لئے یہ آفس انتظامیہ کے عملے کا بھی فرض ہے.
