حکومت کے مختلف سطحوں میں کام کرنے والے عملے کے ارکان کی ذمہ داریوں میں سے ایک پالیسی سازوں کے لئے بریفنگ میمو لکھ رہا ہے، جو میمو کو اپنے آپ کو مسائل کے بارے میں تعلیم دینے اور پروٹوکول، طریقہ کار اور قوانین بنانے میں رہنمائی کرنے کے لئے استعمال کرتے ہیں. ایک بریفنگ میمو ایک مسئلہ یا کیس کا ایک جامع خلاصہ ہے جو قاری کو کارروائی کے لئے کال پیش کرتا ہے. ایک کامیاب میمو قارئین شناخت فراہم کرنے کی طرف سے عمل کرنے کے لئے قارئین کی حوصلہ افزائی کرتا ہے جو سمجھنے اور تشخیص کرنا آسان ہے.
$config[code] not foundمیمو شروع کریں "تک:" اور "سے:" کالون کے بعد بھیجنے والا اور وصول کنندہ کا نام درج کریں. اگلے لائن پر، تاریخ کو لکھیں جس نے آپ نے میمو لکھا تھا. "مضمون:" لکھ کر اس سیکشن کو ختم کر کے اس موضوع کے مطابق میمو حوالہ جات.
اس کارروائی کی وضاحت کریں جو آپ لازمی طور پر میمو کی پہلی سزا یا پیراگراف میں لے جا سکتے ہیں.
قارئین کی توجہ کو برقرار رکھنے کے ذریعہ مختصر اور مختصر پیراگراف استعمال کرتے ہیں جو 5 سے زائد عرصے تک طویل نہیں ہیں. کارروائی کرنے کے لئے وجوہات بیان کرتے وقت، الگ الگ پیراگراف میں ہر وجہ کی فہرست.
مجوزہ کورس کی کارروائی کی ضرورت کے قارئین کو قائل کرنے کے لئے تجرباتی ثبوت استعمال کریں. مثال کے طور پر، دیئے گئے زونگنگ پالیسی میں تبدیلی کی تلاش کرتے وقت، کم آمدنی کے رہائشی اعداد و شمار کا حوالہ دیتے ہیں. عموما سے بچیں کہ آپ حقائق کے ساتھ تعاون نہیں کرسکتے ہیں.
اعمال یا پالیسیوں کے متبادل کورس کی وضاحت، ہر ایک کے فوائد اور نقصانات کی وضاحت.
غیر ضروری لفظی یا رسمی اظہارات سے بچیں، مثال کے طور پر "ہماری بحث کے مطابق،" اور تکنیکی ججسن جب آپ حقائق اور اعداد و شمار کا حوالہ دیتے ہیں. سادہ، براہ راست زبان کا استعمال کریں جو کسی بھی ریڈر کو سمجھ سکے.
کارروائی کی حوصلہ افزائی کیلئے میمو بھر میں، فعال آواز کا استعمال کریں. اگر آپ کو میمو اچھی طرح سے وصول کنندہ جاننا ہے تو، پہلے شخص کے ضمیروں جیسے "I" اور "ہم" کا استعمال کریں کیونکہ لوگوں کو ان لوگوں کے لئے کچھ کرنے کا امکان ہے جو انہیں ذاتی طور پر جانتا ہے. اس طرح کے ذاتی کنکشن پر قابو پانے کا استعمال کرتے ہوئے آگے بڑھیں، جیسے "میں ہوں".
میمو کے اختتام پر کارروائی کے لئے ضرورت کو دوبارہ بحال کریں. اس بات کا یقین کرنے کے لئے اس بات کا یقین رکھو کہ کارروائی کے لئے ایک آخری وقت ہے جو پورا ہونا ضروری ہے.
انتباہ
ایک بریفنگ میمو جو لمبائی میں دو صفحات سے زائد ہے اس کی رپورٹ بن جاتی ہے، جس کا قارئین صحیح نہیں پڑتا ہے.
