دفتر آسانی سے چلتا ہے اس بات کا یقین کرنے میں منظم رہنا بنیادی ہے. ایک ایگزیکٹو اسسٹنٹ کے طور پر، آپ اکثر آفس کو مؤثر طریقے سے رکھنے کی کوشش کر رہے ہیں اور اگر آپ تیار نہیں ہیں تو چیزیں ہیکر ہوسکتی ہیں. آپ روزانہ، ہفتہ وار اور ماہانہ بنیاد پر کاموں کو انجام دینے کے لئے کہا جا رہا ہے. ادارے کے بغیر، یہ ضروری ہے کہ آپ کو اہم ڈائم لائنز کو الجھن اور بھول جائیں.
علاقہ کرنا
ہر جگہ چپچپا نوٹ اور کاغذ ہونے کی بجائے آپ کے میز کا ایک حصہ "کرنے والے" علاقے کے طور پر مقرر کریں. اشیاء کو اپنے باکس پر باکس یا فولڈر میں رکھیں اور اسے پورے دن میں وقفے سے چیک کریں. جیسا کہ کام مکمل ہو جاتے ہیں، اشیاء کو ڈیسک سے "کئے گئے فولڈر" یا فائل کے لئے باکس میں ہٹا دیں. ہر دن کے آغاز میں، دن کے لئے کاموں کی مکمل فہرست بناؤ اور اسے "کرنے والے" کے فولڈر میں ڈال دیں. وہ مکمل طور پر کام کے طور پر سکریچ کریں. کاموں کو شامل کریں جیسا کہ وہ آپ کے پاس آتے ہیں اور دن کے اختتام پر اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ سب کچھ مکمل ہوجائے گا.
$config[code] not foundدن مقرر کریں
ہفتہ وار کاموں کے لئے نامزد دن. وکٹوریہ موران آفس پی آر میگزین کا کہنا ہے کہ "آپ اپنے ہفتہ کو بندوبست کرسکتے ہیں تاکہ آپ جان لیں گے کہ کچھ حد تک کسی بھی طرح، آپ کیا کریں گے." مثال کے طور پر، بدھ کو دن کے طور پر منتخب کریں اور کاغذات رکھنے کے لۓ اس وقت تک جب تک باکس میں شیڈنگ کی ضرورت ہو. یا، جمعہ کے روز بجائے چھوٹی رقم. یہ روزانہ کی سرگرمیوں کے ساتھ بھی کام کر سکتا ہے. مورن نے روزانہ بعض اوقات میں آواز اور ای میل واپس آنے کی تجویز کی ہے. (REF1) اس طرح آپ کو دن کے دوران اکثر آپ کیا کر رہے ہیں روکنے کی ضرورت نہیں پڑے گی.
دن کی ویڈیو
تمباکو نوشی کی طرف سے آپ کے ساتھ نمٹنے کی طرف سے آپ کو باندھارنگ کوڈنگ
رنگ کوڈنگ کا استعمال کرتے ہوئے آپ کی مدد کرنے میں کیا مدد کی جا سکتی ہے اور کب کی ضرورت ہوتی ہے. ایڈمن راز کے جوڈوت ایلن کا کہنا ہے کہ "ہمیشہ آپ کے کاموں کے بارے میں ہمیشہ سوچیں اور آپ کتنی دفعہ انجام دیں گے." (REF2) ہفتہ وار کام کرنے والی ایک رنگ سرخ کی طرح رنگ؛ روزانہ کام نیلے رنگ، ماہانہ کام پیلے رنگ اور اسی طرح دیں. کوڈ کے فولڈر میں کاموں کو جگہ دیں تو پھر اپنے کیلنڈر کو لے لو اور اس کے پیچھے رنگ کے مربع کے ساتھ کیا کام کرنے کی ضرورت ہے. الیکٹرانک کیلنڈروں پر، الفاظ کو رنگوں میں ٹائپ کریں اگر آپ باکس نہیں بنا سکتے ہیں.
ذمہ داری کا اشتراک کریں
منظم رہنے میں ذمہ داریوں کا حصول ایک لازمی حصہ ہے. یہ مشکل لگ سکتا ہے کیونکہ آپ اس شخص ہیں جو زیادہ تر کاموں کو پیش کیا جاتا ہے، لیکن یہ کیا جا سکتا ہے. بعض اوقات، آپ کے کام کی تیاری آپ کے نگرانیوں اور شریک کارکنوں کے اعمال پر منحصر ہے. اگر آپ بیلنس کتاب کے چارجز میں ہیں تو، اپنے شریک کارکنوں کو اپنے پٹھوں میں تبدیل کرنے کے لئے ایک آخری وقت دیں. اس کے ساتھ ساتھ وہ ان چیکوں پر دستخط کرتے ہیں جو وہ کتاب سے لے جاتے ہیں. اگر آپ ایک سفر پر جا رہے ہیں تو، کیا اسے لکھتے ہیں یا اس کی جانچ پڑتال کرنے کی ضرورت ہے. اس کے بعد اس فہرست کو ایک کاپی اس بات کا یقین کرنے کے لۓ کہ آپ دونوں ہی صفحے پر ہیں. اس کے علاوہ، شریک کارکنوں کو خصوصی فولڈروں کو ایک فولڈر میں تمام چھوٹی نقدی رسیدوں میں تبدیل کرنے کے لۓ. اس طرح آپ کو کسی بھی شخص کو شکار کرنے کی ضرورت نہیں ہوگی جب یہ دراج کو مٹانے کا وقت ہے.
